أصدر قسم الشعائر والمواكب والهيئات الحسينية في العراق والعالم الإسلامي التابع للأمانتين العامتين للعتبتين المقدستين الحسينية والعباسية والمسؤول عن تنظيم الشعائر والمواكب والهيئات الحسينية ومن ضمنها إعداد جداول مسيرها في زيارة الأربعينية، أصدر (تعليماتٍ تضمن تحقيق هذه المواكب أهدافها في نشر الفكر المحمدي الذي تم الحفاظ على وجوده بتضحيات الإمام الحسين عليه السلام وأهل بيته وأصحابه عليهم السلام).
ذا ما صرح به لموقع (الكفيل) رئيس القسم المذكور الحاج رياض نعمة السلمان، وأضاف (إن التعليمات الخاصة بزيارة الأربعين لسنة 1430هـ والتي تم توزيع نسخ منها إلى كافة المواكب والهيئات في العراق وتلك التي قدمت من العالم الإسلامي، كانت - باختصار - كما يلي:... ) اضغط على الرابط التالي في موقع الكفيل /http://www.alkafeel.net/fourty) )
وحول جداول التنظيم قال رئيس القسم (لضخامة مواكب العزاء وباقي الشعائر والتي تدخل العتبتين المقدستين وما بينهما، ولتزايدها عاما بعد عام، ولأهمية تنظيم سير وأداء تلك المواكب وإظهارها للعالم بأبهى صورة فقد سعى القسم المذكور إلى إصدار جدول ينظمها كل عام، وفي الرابط التالي منهج توقيتات انطلاق مواكب عزاء الزنجيل بمناسبة أربعينية الإمام الحسين عليه السلام لصفر من سنة 1430هـ ومنهج توقيتات انطلاق مواكب عزاء اللطم في يومي الأحد والأثنين) وقد رجى الحاج رياض نعمة السلمان (كافة المواكب في العراق والعالم الالتزام بالتوقيتات الواردة فيه وعدم مخالفة هذه الانسيابية المبينة في تعليماتنا خدمة للإمام الحسين عليه السلام وزواره الكرام، علماً إن هذه التوقيتات هي ساعة الانطلاق من المنصة الموجودة قرب عارضة شارع قبلة حرم الإمام الحسين عليه السلام ثم الدخول للعتبة الحسينية المقدسة منه، ومن ثم التوجه إلى العتبة العباسية المقدسة لانتهاء مسير المواكب بالخروج منها) مضيفاً (وسيكون النزول لمرة واحدة لكل موكب وكلٌ ضمن محافظته). اضغط على الرابط التالي لرؤية المنهج لأيام العزاء الأربعة: /http://www.alkafeel.net/fourty) )
وأضاف الحاج رئيس القسم المذكور إن (القسم تابع للأمانتين العامتين للعتبتين المقدستين الحسينية والعباسية اللتين تتمتعان بالاستقلالية عن أي جهة وترعاهما إدارة مصادق على شرعيتها من قبل المرجعية الدينية العليا، حيث ترتبط بكل شعبة من شعب القسم التي تسمى باسم محافظة عراقية وحدات تسمى بأسماء المدن التابعة للمحافظة التي تدير شؤون مواكبها تلك الشعبة، حيث تدير كل وحدة مواكب وهيئات مدينتها، وهناك وحدات بعدد مدن المحافظات التي تديرها الشـُعب التابعة لمحافظات كربلاء المقدسة، النجف الأشرف، بابل، البصرة، ذي قار، واسط، ميسان، السماوة، الديوانية، وطبعاً تشمل هذه المدن أقضية ونواحي المحافظة بضمنها قضاء مركزها).
 مبيناً إن محافظات (كركوك، نينوى، ديالى، صلاح الدين، بغداد توجد فيها وحدات تابعة للقسم تدير مواكب وهيئات بعض مدنها دون غيرها).
وأوضح الحاج رياض نعمة السلمان ( أن مسؤولي تلك الشعب والوحدات التابعة لها يعملون بشكل طوعي مجانا، إذ يتم انتخابهم من أبناء تلك المدن ليكونوا همزة الوصل بين مواكبها ومقر القسم في العتبة، حيث تتم عملية الإنتخاب لهؤلاء من قبل كفلاء المواكب والهيئات الذين حصلوا على بطاقة تعريف من قبل القسم حصراً، ويحق لأي مؤمن تتوفر فيه القدرة الإدارية والخبرة في تنظيم المواكب والهيئات الحسينية أن يُرشح نفسه، كما تشترط تعليمات القسم أن تتم الانتخابات في أجواء تضمن نزاهتها وشفافيتها وذلك من خلال اشتراط حضور ممثلين عن كلٍ من الجهات التالية ووجود تأييدات خطية تثبت صحة هذا الانتخاب حيث يترشح من كلٍ من هذه الانتخابات مسؤول وحدة تابع لشعبة المحافظة التي تتبع لها تلك الوحدة:
 1- وحدة تنظيم المواكب والهيئات الحسينية في تلك المدينة (وكانت تعوض عنها سابقاً قبل الهيكلية الجديدة، الرابطة أو عدد من الروابط - في بعض المحافظات- المعتمدة والموثقة لدى القسم والتي جاءت إداراتها بالانتخاب أصلاً من مواكب المدينة التي تنتمي لها الرابطة)، وبالنسبة لقضاء مركز المحافظة فتتم نفس إجراءات الانتخاب في باقي مدنها، لكن هنا تتعدد بتعدد الوحدات البلدية للقضاء (لكبر مساحته) فتجرى الانتخابات في كل منطقة لها مجلس بلدي خاص بها، ويترشح منها مسؤول وحدة لينضم لباقي وحدات شعبة المحافظة المعنية، وبالتالي فإن هناك وحدات بعدد أقضية ونواحي المحافظة تضاف لها عدة وحدات تمثل قضاء المركز.
2- أعلى سلطة تشريعية في الوحدة الإدارية التي تجرى فيها الانتخابات (مجلس المحافظة أو أو مجلس القضاء أو مجلس الناحية أو المجلس البلدي للمنطقة).
3- وزارة العدل
4- وزارة الداخلية
5- شعبة المحافظة التي تضم تلك الوحدة الإدارية، وقد تضمنت الانتخابات الأولية التي تشكلت فيها هذه الهيكلية الجديدة إشراف الرابطة أو مجموعة الروابط - بدل الشعبة حالياً - والتي كانت تمثل القسم في المحافظة عندما كان لجنة.
6- أعلى سلطة تنفيذية في الوحدة الإدارية التي تجرى فيها الانتخابات.
 وبعد تشكيل هذه الإدارات في كل من مدن المحافظة بالطريقة أعلاه، يتكون مجلس لشعبة المحافظة من مسؤولي وحدات مدنها، يجري المجلس انتخابات داخلية لاختيار مسؤول شعبة المحافظة من بين.