أن عملية الاتصال التي تكون نتيجتها تحديد موعد المقابلة هي عملية هامة للغاية وعليها يتوقف إتمام اللقاء من عدمه، وحيث لا حديث بدون مقابلة على أي نوع من أنواعها أو شكل من أشكالها، لذلك لا بد من الاهتمام بمضمون الاتصال نفسه من النواحي التالية؛

* بالنسبة للاتصال الهاتفي بصفته أبرز أنواع الاتصال وأكثرها شيوعاً ، لابد من ملاحظة ما يلي:

- كلما كانت المكالمة الهاتفية طويلة كلما أخذت فرصة أكبر في إقامة جسر اتصال متكامل، على أن ألا تطول تلك المكالمة عن الحد المعقول، فتصبح مقابلة في حد ذاتها، والحد المعقول هنا حوالي 5- 6 دقائق ويمكن أن تصل إلى 7 دقائق على الأكثر.

- استخدام أكبر قدر من اللباقة والذكاء والاحترام خلال هذه الدقائق حتى يقتنع بك المتحدث.

- ينبغي أن يتحدث المحرر في لغة واضحة ومفهومة وبدون تتردد أو تشتت للأفكار، كما ينبغي أن يكون حديثه مهذباً وأن يتحلى بالأدب الجم وطيب اللسان لأنه لا يعرف على وجه التحديد من الذي يقوم بالرد عليه وما هي صفته، ومنزلته، فالهاتف جهاز اتصال غير مرئي، لا يرى من خلاله من المتحدث، ولذلك وفي جميع الظروف والأوقات ينبغي أن يكون المحرر أدب اللسان وحلو التعبير هما ضرورتان للصحفي كائناً من كان، ومع أي شخص يتحدث.

- بعد كلمات التحية والتعارف العادية يتحدث المحرر عن المقابلة والهدف منها ويحدد الهدف بوضوح تام.

- يمكن للمحرر في كلمات قليلة أن يحدد المصدر الذي استقى منه الخبر الذي ينوي تحويله إلى حديث صحفي، أو الفكرة أو الموضوع أو القضية، مع ملاحظة أن يبدأ الجزء العملي من المكالمة بالسؤال عن صحة هذا الخبر او الفكرة، أو عن رايه في اختيار للموضوع أو القضية للتحول إلى حديث صحفي.

- على المحرر أن يوضح للشخصية أن الخبر يحتاج إلى المزيد من المعلومات والشرح والتفسير، وأن الصحيفة قد اختارته هو بالذات لقدرته على إعطاء ذلك كله ولأنه الرجل المناسب والذي يتمتع بثقة الصحيفة والقراء معاً وأن هؤلاء ينتظرون منه أن يضيف جديداً، وأن يقول شيئاً وأن يفسر ويوضح.

- أن يحاول المحرر أن يشعر الشخصية قدر الإمكان أنه متحمس لموضوع الحديث، دارس له.. بدون أن يبالغ في إظهار المعرفة في هذا المجال.

- عند الموافقة وتحديد الموعد لا بد من الاستماع إليه جيدا وتسجيله بدقة وأن يطلب منه- بلباقة - أن يسجله وأن يعرف به مدير مكتبه أو سكرتيره أو وكيل الدعاية له حتى يذكروه في الموعد إذا أنسته مشاغله.

- بعد تحديد الموعد وتسجيله يمكن للمحرر استئذان الشخصية في تسجيل الحديث. كله أو بعضه.. إذا كان ينوي استخدام جهاز التسجيل، كما يمحنه أيضاً استئذانه في اصطحاب المصور معه.

- ينبغي التأكد التام من مكان إجراء المقابلة، وعلى المحرر أن يحاول: قدر الجهد- أن يعرف شيئاً عن بعض الذين ينتظر حضورهم هذا الحديث، ويحاول أن يعرف مدى أهمية ذلك عند المتحدث.

- إذا كان المحرر يقوم بحديث شخصية أو بحديث شامل ويريد من المتحدث أن ينتقل إلى أكثر من مكان، وأن يستضيف بعض أصدقائه القدامى فعليه أن يبلغه بذلك وعليه في هذه الحالة أن يحسم موضوع وسيلة الانتقال إلى هذه الأماكن وإلى هؤلاء الأصدقاء، أما بواسطة سيارته الخاصة أو سيارة المؤسسة الصحفية أو أي وسيلة أخرى إذا رأت هي ذلك.

- على المحرر أن يحاول أن يعرف الوقت الذي يمكن أن يخصصه المتحدث لإجراء المقابلة وأن يطلب المزيد إذا أمكنه ذلك.

إذا كان الحديث من النوع النقدي أو الهجومي، فلا يفصح المحرر عن ذلك في صراحة بل ينتظر حتى تتم المقابلة نفسها.

- إذا كان المحرر يريد من المتحدث الفنان أو الأديب- مثلا أن يعد له بعضاً من إنتاجه فعليه أن يعلمه بذلك حتى يقوم بهذا الإعداد، ويتهيأ لذلك تماماً، وكذلك الحال إذا كان يريد احد بحوث العالم أو كتب المؤلف - اما إذا طلب منه المتحدث أن يختار بنفسه الموعد المناسب وأخبره بقوله أنه مستعد في كل وقت، فهذا يعني استعداده للتعاون وعلى المحرر أن يكون عند حسن ظنه، وأن يظهر له أنه صاحب الحق في ذلك، وأن عليه أن يختار هو الوقت الذي يراه مناسباً، وإذا أصر على أن يحدد المحرر الموعد فينبغي ألا يحدده في نفس اليوم أو بعد ساعة مثلا، إلا إذا كان الحديث حاليا ومطلوباً على وجه السرعة وكان المحرر مستعداً تماماً لهذا اللقاء، وفي ذهنه صورة واضحة لكل ما يريد طرحه من موضوعات المناقشة، وإذا كان يعرف أيضاً أن المتحدث مستعد فعلا، وعن جدارة، فلا يكفي قوله أنه مستعد، وإنما يجب أن يعطيه الفرصة الكاملة للاستعداد الذي تكون نتيجته في صالح الحديث نفسه، وأن يستعد هو أيضاً.

- قد يفاجأ محرر الحديث الصحفي بالاعتذار عن عدم التمكن من إجراء الحديث، في هذه الحالة عليه معرفة السبب ومناقشة المتحدث فيه بهدوء ولين، وأن يحاول- بقدر المستطاع- طمأنته وأن يجعله يوافق في النهاية، دون ضغط أو تهديد أو ابتزاز أيضاً.

- قد يطلب البعض- من المتحدثين- قائمة بالأسئلة من المحرر. ليرد عليها في أي وقت يشاء هو، أو يشاءه المحرر، ويعلل ذلك بشواغله وارتباطاته، في هذه الحالة على المحرر أن يحاول أن يثنيه عن عزمه وأن يوضح له أهمية اللقاء وحيويته، فإذا لم يقتنع وكان لا بد من لقائه هو بالذات فعليه الانتظار وتكرار المحاولة بعد ذلك، وإلا فعليه الموافقة إذا كان لابد منها.

* ومثل ذلك ينبغي أن يتم باستخدام وسائل الاتصال الأخرى لتحقيق الأهداف المطلوب تحقيقها من وراء بناء مثل هذا الجسر، وهي باختصار: الحصول على موعد محدد لإجراء المقابلة مع الشخص المناسب وتعريفه بموضوعها والهدف منها ومحاولة التعرف على المناخ الذي ينتظر أن يسودها، وينبغي مراعاة تحقيق هذه الأهداف النهائية في حالة إذا كان الاتصال بريدياً أو شخصياً ، أو عن طريق الأصدقاء، حيث ينبغي التأكيد على:

- في حالة استخدام الاتصال التلغرافي أو ذلك الذي يتم بواسطة التيلكس فمن الأهمية أن تتضمن البرقية: اسم الشخص المطلوب مقابلته، ومنصبه- اسم المحرر الذي ينوي الحضور لإجراء المقابلة- اسم الصحيفة أو المجلة أو وكالة الأنباء- موضوع المقابلة- طلب الرد بالموافقة- إذا كان المحرر يرى ضرورة ذلك- طلب الإشارة في الرد إلى مكان المقابلة وطريقة الوصول إليها.

- في حالة استخدام الاتصال بواسطة البريد، والبريد الإلكتروني، فإنه يضاف إلى هذه النقاط تحديد الهدف من إجراء المقابلة، ومعلومات عن المحرر ووسيلة النشر والوقت الذي ينتظر نشر الحديث به بالإضافة إلى بعض الأشخاص الذين يريد المحرر أن يجمع بين الشخصية وبينهم أو بعض الأماكن التي يريد زيارتها بمصاحبة المتحدث... الخ.

- في حالة الاتصال عن طريق المعارف والأصدقاء وترتيب عمل المقابلات بواسطتهم، ينبغي التدقيق والاحتراز في اختيارهم وأن يكونوا أهلاً لثقة المحرر والمتحدث معاً، كما ينبغي أن يشرح لهم المحرر الدف من الحديث، ومن اختيار هذا الشخص بالذات وأن يقدم لهم فكرة مبدئية واضحة عن مضمونه، وكلما كان الشخص صديقاً قديماً وعزيزاً وشخصيته محترمة كلما كان ذلك أكثر فائدة للتعرف عن طريقه بالشخصية المحدثة أو التي نريدها،

- في حالة الاتصال عن طريق مديري المكاتب الخاصة أو مديري أو وكلاء الدعاية أو السكرتارية الخاصة، فإنه ينبغي التأكيد على وضوح الهدف والعمل على أن تكون المكالمة أو الاتصال قصيراً بقدر الإمكان مع إعطاء شعور لهذا الشخص- مدير المكتب او السكرتير- بأهميته، ويأن الحديث سوف يتم على الوجه الأكمل بفضل إعداده وتعاونه، وهكذا فإن بعض هؤلاء يحبون الإشادة بهم وبدورهم، مهما كان هذا الدور ضئيلاً ومن ثم فالمحرر الذكي يعلم تماماً أن تجاهلهم قد يشكل بعض المعوقات في تنفيذ المقابلة كلها.

بل ان بعض هؤلاء يصحون له- فعلا دوره الكبير في حكم الشخصية أو المتحدث على المحرر، ومن ثم فإنه يتأثر بهذا الحكم ابلغ تأثير، حما يمكن للسكرتير الخاص، أو مدير المكتب أن يقدم النصح للشخصية، أو المتحدث، وهذا النصح قد يرفع بالحديث أو يهبط به.