3/1/3 الخطوة الثالثة : توثيق آليات الخطط السابقة :

وبعد الانتهاء من استيفاء بيانات الجدول السابق لابد من توثيق تلك الآليات في وثائق تفصيلية لضمان نجاح تطبيق تلك الخطط. ونود ان نلفت الانتباه لأهمية توثيق مكونات تلك الخطة بوثائق ومستندات ، لأنه في غيبة هذه الوثائق ، كأن العمل في هذا المجال يتم بدون تخطيط او جعل تنفيذ هذه الخطة صعب ومن ثم فقد المزايا التي تتحقق عن التخطيط الجيد.

ومن اهم تلك الوثائق ما يلي:

(1) وثيقة الاهداف المطلوب تحقيقها. ويجب عند إعداد تلك الوثيقة مراعاة الشروط التالية:

(1/1) صياغة الاهداف بأسلوب وعبارات وجمل واضحة تماما حتى يمكن استيعابها من جميع العاملين الذين يقومون بمهام إدارة الموارد البشرية.

(1/2) صياغة الاهداف بشكل محدد وقابل للقياس بقدر الإمكان حتى لا يكون هناك مجال للاختلاف والتبرير او المعارضة.

(1/3) صياغة الاهداف بشكل يساعد على الرغبة في الالتزام بها (الجاذبية في العرض).

(1/4) مراعاة ربط الاهداف بالنتائج المتوقعة حتى يمكن متابعة تحقيقها.

(1/5) مراعاة تحديد الوقت المتوقع لتحقيق الاهداف كلما أمكن ذلك.

(1/6) يجب ان تكون الاهداف مرتبطة ببعضها البعض حتى يمكن تجنب تعارضها وتحقيق التكامل فيما بينها لتحقيق الاهداف المطلوبة.

(1/7) مراعاة السهولة والبساطة عند عرض تلك الاهداف المطلوبة.

(2) وثيقة بأهم الاعمال (المشروعات) المطلوبة لتحقيق الاهداف : سواء على مستوى الإدارة او الاقسام الإدارية المسئولة عن إدارة الموارد البشرية مثال ذلك :

(2/1) قائمة بأهم المشروعات المؤسسية (رئيسية) مثل : تصميم الهياكل التنظيمية والوظيفية ، إعداد هيكل الاجور والمرتبات ، وضع منظومة إدارة الأداء.

(2/2) قائمة بأهم المشروعات التشغيلية. مثل : تحديد الدراسات المتعلقة بإعداد الهيكل التنظيمي والوظيفي.

* تجميع الانشطة في تقسيمات إدارية وفقا لمجموعة من الأسس الملائمة.

* توصيف لاختصاصات كل تقسيم تنظيمي.

* إعداد نظام لتوصيف الوظائف وتطبيقها على مسارات وظيفية.

* دراسة هيكل الاجور للمؤسسات المنافسة.

* تحديد الوزن النسبي لكل وظيفة.

2/3 قائمة بأهم متطلبات التنفيذ بشكل مشروع.

(3) وثيقة الموازنات المالية والتي تعتبر بمثابة ترجمة للمشروعات المختلفة في شكل قيم مالية (قوائم تفصيلية بالتكاليف لكل مشروع).

(4) وثيقة السياسات والإجراءات (اللائحة الداخلية) وتضم هذه اللائحة ما يلي:

(4/1) السياسات الوظيفية على مستوى كل محور من محاور منظومة إدارة الموارد البشرية.

(4/2) الإجراءات (الخطوات التفصيلية التنفيذية لكل عمل خاص بالموارد البشرية).

هذا ويجب ان تخضع هذه اللائحة للمراجعة المستمرة للتأكد من ملائمة السياسات والإجراءات للظروف والأوضاع السائدة.

(5) وثيقة البرامج وجداول العمل : والتي تمثل خطط فرعية تفصيلية تتعلق بجزئيات العمل المختلفة.

هذا وتؤدي البرامج وجداول العمل إلى تحقيق الاهداف التالية :

(5/1) إتمام انجاز العمل في الوقت المحدد.

(5/2) زيادة مخرجات العمل.

(5/3) تقليل أوقات تعطل الاجهزة او الافراد.

(5/4) تقليل زمن انتظار الاجهزة والمستندات المطلوبة لتقديم الخدمات.

(5/5) تخفيض التكلفة.

(5/6) المواءمة بين عبء العمل وسيره بطريقة منتظمة.

(5/7) المواءمة بين استخدام الاجهزة (الحاسب الآلي مثلا).

(5/8) التزويد بالمعلومات اللازمة للوفاء بالالتزامات.

ويوضح الجدول التالي بعض النماذج لجداول العمل :

وقد يتضمن نموذج جدول العمل بيانات اكثر تفصيلا مثل القائمين بالعمل والفترات الزمنية بالتفصيل .

ويوضح الشكل التالي نموذج اكثر تفصيلا لجداول العمل :