4- توزيع الأنشطة على المسئولين

حتى لا يكون الأمر هلامياً وبدون تحديد، فإنه يتم تخصيص (أو) توزيع كل نشاط من أنشطة خطة إعادة الهيكلة على مسئول معين، وذلك لكي يتحمل أعباء الأمر ولكي يمكن حسابه لاحقاً عما أنجزه. ويوضح شكل (8 ـ2) مثالاً لتوزيع الأنشطة على المسئولين.

5- تكوين فرق العمل 

قد يحتاج كل نشاط من أنشطة خطة إعادة الهيكلة إلى تشكيل فرق عمل تقوم بإنجاز النشاط، وذلك على اعتبار أن المسئول لا يستطيع وحده إنجاز الأمر. خذ على سبيل المثال في الشكل السابق يقوم حسين علي بتنفيذ دراسة أثر زيادة الأجر على الرضا عن العمل، ويحتاج ذلك إلى فريق العمل الذى يقوم بأنشطة فرعية كثيرة من ضمنها: البحث عن مقياس للرضا، والتحقق من صدقه وثباته، وتحديد المستجيبين على المقياس وتوزيع المقياس، وجمع البيانات، وتحليلها إحصائياً ، وكتابة التقرير، وعرضه شفوياً على المسئولين في الإدارة العليا.

ويحتاج تكوين فرق العمل إلى أن تكون متجانسة في شخصيات أعضائها، ومتكاملة في المهارات، وذات عدد مناسب، ولديها الصلاحيات، وأن يتم تدريب أعضائها على القيام بالعمل.

وفيما يلي مجموعة من النصائح السريعة بشأن تكوين فرق عمل ناجحة . 

وبالإضافة إلى فرق العمل يتم تكوين اللجان، وكل ما يمسها من أنظمة اجتماعات وتصويت، وغيرها من الأنظمة.

* حدد أهداف واضحة لفريق العمل.

* حدد الأعمال اللازمة لتحقيق الأهداف من حيث النوعية والكمية.

* حدد طريقة العمل والإجراءات التي يتبعها فريق العمل.

* كون فريق العمل من أعضاء متناغمين في المهارات والعلاقات الشخصية.

* حدد دوراً لكل فرد داخل فريق العمل.

* درب أعضاء الفريق على أداء العمل وأرشدهم لذلك.

* تدخل لفض النزاعات والخلافات بين أعضاء الفريق.

* وضح لهم نظام الاجتماعات بين أفراد الفريق.

* حدد طريقة عقد الجلسات والمشاركة والتصويت.

* قيّم أداء فريق العمل وأفراده بشكل مستمر.

* تابع أداء فريق العمل وادفعه إلى الأمام.

6- وضع جداول وخرائط زمنية للتنفيذ

يلتزم المنفذون بالخطط حينما توضع لهم حدود ومعايير للتنفيذ، ومن أهم هذه الحدود الزمن والتكاليف. أما بالنسبة للتكاليف أو الميزانية فسيتم تناولها في البند (7) . وبالنسبة للزمن فهي تعني شيئين: الجداول الزمنية، والخرائط الزمنية.

أ- الجداول الزمنية للتنفيذ : وهي تعبر عن خطوات تنفيذ خطة التطوير التنظيمي أو جزء منها، مع إضافة أي أبعاد أخرى للتنفيذ في شكل جدول زمني يحدد تاريخ البداية والنهاية. ويوضح شكل (8 - 4) شكلا شائعاً لجداول التنفيذ.

هذا ويمكن أخذ خطوة واحدة من خطوات الجدول، وبناء جدول زمني تفصيلي لها. فعلى سبيل المثال الخطوة (3) يمكن أن تتكون من خطوات تفصيلية، كما أشرنا سلفاً، ويعد لهذه الخطوات التفصيلية جدول زمني خاص بها.

ب- الخرائط الزمنية للتنفيذ : يمكن لكثير من الجداول الزمنية المطروحة عالية أن تترجم إلى خرائط زمنية لتنفيذ برامج وخطط إعادة الهيكلة وتمتاز هذه الخرائط أنها توضح ما يلي: 

* الأنشطة أو خطوات التنفيذ.

* زمن البداية والنهاية في شكل مصور وبياني.

* يمكن إضافة بنود أخرى كالشخص المسئول أو التكلفة (كأعمدة أخرى).

وفيما يلي مثال لخريطة زمنية لتدريب القائمين على دراسة إحدى خطوات برنامج زيادة الأجور، وهذه الخطوة هي (دراسة أثر زيادة الأجور على الرضا عن العمل)، ويظهر ذلك في شكل (8 - 5).

7- تحديد ميزانية التنفيذ

لمزيد من التحديد والدقة والتخطيط للموارد المالية المستخدمة في تنفيذ برامج التطوير التنظيمي. ويمكن للميزانية أن تكون لبرنامج فرعي من هذه البرامج. خذ على سبيل المثال ( دراسة أثر زيادة الأجور على الرضا عن العمل) والسابق الإشارة إليها ، يمكن بيان تكاليفها في الميزانية الواردة في شكل (8-6).