مقومات نظام الرقابة الداخلية

الخطة التنظيمية:

يجب أن تكون الخطة مرنة وبسيطة وواضحة وتحدد خطوط السلطة والمسؤوليات وان يكون لها المقدرة على تحقيق الاستقلال الوظيفي بين الادارات المختلفة.

النظام المحاسبي:

ضرورة وجود نظام محاسبي سليم لتحقيق الرقابة على سجلات التشغيل وتنفيذ العمليات وتبويب البيانات ووضع دليل مبوب للحسابات.

مستويات الاداء:

يجب أن تمدنا مستويات الاداء بالوسائل التي تضمن دقة اتخاذ القرارات والتسجيل, ويتم ذلك عموماً بتقسيم الواجبات والمسؤوليات.

مجموعة الافراد

يجب ان يتوافر مجموعة من الأفراد الاكفياء لهذا الغرض.

الرقابة الداخلية والمدقق الخارجي يجب على المدقق الخارجي ان يأخذ في اعتباره الفحص الذي يقوم به المدقق الداخلي بحيث يكون هذا الفحص مكملاً لعمله وليس بديلاً له واول ما يهتم به المدقق الخارجي هو الرقابة المحاسبية التي من الضروري أن يقيمها.

واذا ظهر المدقق الخارجي عدم فاعلية نظام الرقابة الداخلية القائم فيجب أن يقوم بتقديم الاقتراحات التي يراها مناسبة وأن فحص الرقابة الداخلية في المنشأة يعتبر واجباً على المدقق الخارجي ان يقوم به.

تقييم الرقابة الداخلية: الطريقة التقليدية:

اي الاستقصاء بالاسئلة عن طريق اعداد قائمة نموذجية باسئلة واقعية عن الاجراءات المتبعة بالنسبة لوظائف المنشأة وعملياتها المختلفة وتقييم الرقابة الداخلية بالاستقصاء يتم في بدء قيام المدقق بعمله إذا كانت مستمرة من بداية العام حيث ان العادة ان تقدم الاسئلة للمدير المالي الذي يتولى الاجابة عليها ويعيدها للمدقق.

وهنا أؤكد على مراعاة التفرقة بين اسباب القصور البسيطة وبين الجسيمة وان تكون الاسئلة محتوية على وصف تفصيلي، وأن تظهر مصادر المعلومات المستخدمة.

التقرير الوصفي للرقابة الداخلية:

هنا ناخذ مثالا على تحصيل النقدية فان المدقق يقوم بالعمل بالصورة التالية:

ــ فتح وتوزيع البريد.

ــ اعداد سجل خاص لتسجيل النقدية الواردة.

ــ من يقوم بالتسجيل بالدفاتر.

ــ سرعة تسجيل النقدية الواردة.

ــ استخدام دفاتر إيصالات متسلسلة.

ــ الرقابة على المبيعات النقدية كافة.

ــ المتحصلات من العملاء.

ــ امكانية توصل امين الصندوق لدفاتر الاستاذ.

مما سبق فان النظام الضعيف يتمثل في عدم وجود تقسيم كاف للعمل اما الرقابة الداخلية القوية فتتطلب أن يعهد بالعمل الى ادارات منفصلة.

الملخص التذكيري:

يشتمل هذا الملخص على بيان تفصيلي بالاجراءات والوسائل التي يتميز بها اي نظام سليم للرقابة الداخلية, ومما يعيب ذلك أن هذه الطريقة لا ينتج عنها تسجيل كتابي لنتائج الفحص, كما أنها لا تحقق التنسيق والتوحيد.

الآثار المترتبة على نتيجة تقييم الرقابة الداخلية:

ان دراسة وتقييم الرقابة الداخلية تمكن المدقق من اتخاذ القرارات عن مدي امكانية الاعتماد عليها او توسيع نطاق الاختبارات ومن المستحسن أن يقوم المدقق باختبار الرقابة الداخلية على فترات دورية.

ان قيام المدقق باختبار عينات في فحصه تستند على:

1- كبر وضخامة المنشأة وتكرارها اليومي.

2- أن مسؤولية دقة السجلات والبيانات تقع على مسؤولية الادارة.

3 ـ اختبار عينات ممثلة للمجموع.

ولكن هناك مشكلات للمراجعة الاختبارية منها كيفية تحديد حجم العينات،  كيفية اختيار المفردات في العينة ، اضافة لذلك تحديد حجم العينة واخيراً كيفية تقييم نتائج العينة.

ولحل هذه المشاكل يجب على المدقق أن يحدد نوعية الرقابة الداخلية المطبقة والظروف التي اكتنفتها اثناء قيامه بالتدقيق ويحدد طبيعة العمليات ونوع الموظفين وهناك مدخلين في تحديد العينة وحجمها وتقييم نتائجها همــا مـدخل الحكم الشخص ومدخل العينات الاحصائية.

فمدخل الحكم الشخصي يتم باحدى الطرق التالية:

1- فحص 10% من العمليات مثلاً.

2- فحص وحدة كاملة.

3- فحص كل مبلغ يزيد عن حد معين.

اما مدخل العينات الاحصائية فهو يعتمد على جداول احصائية في اختيار العينة وفي سبيل ذلك على المدقق ان يحدد مقدما ما يلي :

1- تعريف الهدف وطبيعة الاختبار.

2 ـ تحديد طريقة اختبار العينة.

3- احتساب حجم العينة.

4- تقييم نتائج العينة.

المدقق الداخلي والمدقق الخارجي:

الغرض المشترك:

ـ العمل على وجود نظام فعال للضبط لمنع أي خطأ او تلاعب.

ـ العمل على وجود نظام محاسبي فعال يمد بالمعلومات الضرورية.

الاختلافات:

نطاق العمل : التدقيق الداخلي تحدده الادارة اما التدقيق الخارجي فتحدده المسؤولية الملقاة عليه.

طريقة العمل:

يقوم المدقق الداخلي بالتاكد من أن النظام المحاسبي كفؤ اما المدقق الخارجي فيتاكد من الحسابات التي تقدم للمساهمين.

المسؤولية: أن مسؤولية المدقق الداخلي تكون امام الادارة اما مسؤولية المدقق الخارجي فتكون امام المساهمين او اصحاب رأس المال.

الاتفاق في طريقة العمل:

يتفق كل من المدقق الداخلي والمدقق الخارجي في ان الاثنان يقومان بفحص نظام الضبط الداخلي فحص وتدقيق السجلات المحاسبية والتقارير المالية والتحقق من الاصول والالتزامات وكذلك في الملاحظة والاستفسار

امثلة على التعاون بين المدقق الداخلي والمدقق الخارجي:
1- يعتمد المدقق الخارجي الى حد كبير على قرار المدقق الداخلي.

2- يساعد المدقق الداخلي, المدقق الخارجي في كثير من اعمال الجرد المفاجئ.

3- يساعد المدقق الداخلي, المدقق الخارجي في اعداد الأدلة التي يتطلبها في مراجعته

ولكن اعتماد المدقق الخارجي على المراجعة الداخلية تحدده اعتبارات عديدة منها مدى خبرة ومؤهلات رئيس التدقيق الداخلي وموظفيه ومدى كفاية التدقيق الداخلي, وكذلك المسؤولية الموكولة لرئيس التدقيق الداخلي .