الفصل السادس:

المستندات والوثائق والسجلات 

مقدمة

تتولى الوزارة تصميم المستندات والسجلات المالية للدوائر وطباعتها وتزويد الدوائر بها على انه يجوز الدائرة مسك سجلات فرعية إضافية تتلائم مع نشاطها لغايات إحصائية وتحليلية.

تقوم الدائرة بمسك سجلات وبطاقات الموجودات الثابتة والمشاريع تتضمن البيانات التي يحددها الوزير.

تعتبر وسائل التخزين في الحاسوب ونواتجه بعد تدقيقها وتوقيعها من الموظف المختص بمثابة سجلات أصولية معتمدة وفق الشروط التي يحددها الوزير وذلك للغايات المقصودة من هذا النظام.

على الدائرة أن تحتفظ بالسجلات التي تبين حسابات المراقبة الإجمالية التالية وان تزود الوزارة بتقارير دورية عنها : 

1) السلف.

ب) الأمانات.

ج المساعدات.

المستندات والوثائق والسجلات المحاسبية :

تتولى وزارة المالية تصميم وطباعة مجموعات المستندات والدفاتر والسجلات والوثائق وتوزيعها على الدوائر لمسكها واستخدامها في إثبات العمليات المالية الخاصة بها وهذه المجموعات هي:

أ. مجموعة مستندات القيود الرئيسية :

وهي المستندات الأساسية في إثبات العمليات المالية في دفاتر الدائرة وتتكون هذه المجموعة من :

1 ـ مستندات المقبوضات وتشمل:

أ. وصول المقبوضات الرئيسي.

ب. وصول المقبوضات الفرعي.

2 ـ مستندات المدفوعات وتشمل:

أ. مستند صرف النفقات.

ب مستند صرف الرواتب.

ج. مستند صرف أجور العمال.

د. مستند صرف المدفوعات الأخرى.

3 ـ مستند القيد

4 ـ مستند التسوية. 

ب . مجموعة الوثائق المعززة لمستندات القيود الرئيسية :

1. أمر القبض (مستند القبض).

2 .أمر الدفع.

3 . طلب المشتري المحلي.

4 . مستند الادخالات.

5 . مستند الاخراجات.

6 . مستند الإلتزام.

ج  . مجموعة الدفاتر المحاسبية في الدائرة :

تتولى الدائرة مسك الدفاتر المحاسبية التالية :

1. دفتر اليومية العامة (دفتر يومية الصندوق).

2 . دفتر الأستاذ العام.

3 . دفتر أستاذ الإيرادات المساعد (جداول تصنيف الإيرادات).

4 . دفتر أستاذ النفقات المساعد (جداول تصنيف النفقات).

5 . دفاتر الأستاذ المساعدة للحسابات الوسيطة.

كما يتوجب على الدائرة مسك السجلات الرقابية والإحصائية التالية :

1. سجل مراقبة المخصصات (سجل التأدية).

2 . سجل الشيكات المرتجعة

3 .سجل الحساب الإجمالي.

4. سجل رواتب الموظفين.

5 . سجل الرخص والوصولات والقسائم ذات القيمة المالية.

6 . سجل الموجودات الثابتة.

7. سجل المشاريع.

8. سجل ميزان المراجعة.

9. أي سجلات أخرى معتمدة من وزارة المالية.