العاملون في مجال المستودعات:

تختلف مسميات العاملين في إدارة المستودعات بحسب حجم المستودعات التي تملكها الشركة أو المؤسسة وأهمية المواد المخزنة وطبيعة عمل المنظمة، وفيما يلي أسماء ووصف وظائف العاملين في مجال إدارة المستودعات.

رئيس قسم المستودعات :

تحدد الواجبات والمسؤوليات التي يقوم رئيس قسم المستودعات بما يلي :  

ـ الإشراف على تخطيط وتنظيم وتوزيع العمل في القسم ومتابعة تنفيذه.

ـ إعداد المقترحات والأنظمة التي تهدف إلى تبسيط العمل والوصول إلى نتائج أفضل.

ـ إعداد التقارير عن العمل وعن الموظفين وتقدير إنتاجيتهم وتحديد الاحتياجات التدريبية الملائمة لهم.

ـ مراجعة احتياجات الجهات والوحدات الإدارية الطالبة ومدى توفرها في  المستودعات من عدمه.

ـ متابعة عمليات تأمين الأصناف للإدارات والأقسام الطالبة.

• الإشراف على عمليات استلام الأصناف والتأكد من مطابقتها للمواصفات المطلوبة.

• الرقابة على مستويات المخزون وضمان عدم زيادتها أو نقصها عن الحدود  المسموح بها.

• تنظيم عمليات الاستلام والتسليم والتعبئة والشحن وتهيئة وسائل النقل والمناولة المناسبة.

• الإشراف على تسجيل وحفظ البطاقات والنماذج المستودعية وضبط حركة الأصناف.

• المشاركة في عمليات الجرد الكلي والجزئي والدوري.

• الإشراف على العاملين والتأكد من قيامهم بالمهام المناطة بهم بكفاءة وفاعلية. 

• التنسيق مع مراقبة المخزون بشأن تسجيل الإحصاءات والبيانات اللازمة عن الأصناف الراكدة والمكدسة ورفعها للرئيس المسؤول.

• المحافظة على أمن وسلامة المستودعات وتوفير الإجراءات اللازمة لذلك.

• أية مهام أخرى يكلف بها في مجال عمله.

أمين المستودع

تتلخص الواجبات والمسؤوليات التي يقوم بها أمين المستودع فيما يلي :

• استلام وفحص وتخزين المواد التي ترد للمستودعات.

• صرف طلبات الصرف الواردة من الجهات الطالبة بعد التأكد من استيفائها للشروط النظامية للصرف.

• المحافظة على الأصناف من الضياع والتلف والحريق.

• إعداد تقارير وبيانات دورية عن حركة الأصناف ومستويات التخزين في المستودعات.

• مسك بطاقة الأصناف للمواد المتوفرة في المستودعات.

•  المشاركة في لجان فحص الأصناف.

• تجهيز المواد والأجهزة وقطع الغيار للجهات الطالبة مع ضمان وصولها في الوقت المناسب.

• أية مهام أخرى يكلف بها في مجال عمله.

كاتب بطاقات الصنف :

• يتبع كاتب بطاقات الصنف لرئيس المستودع ويقوم بالواجبات والمسؤوليات التالية:

• قيد حركة الأصناف في بطاقات الصنف.

• حفظ المستندات الخاصة بالمستودعات في الملفات الخاصة بها.

• إبلاغ إدارة المستودعات بوصول الصنف لحد الطلب.

• أية مهام أخرى يكلف بها في مجال عمله.

مأمور استلام أصناف:

وتتلخص المهام والواجبات التي يقوم بها مأمور استلام الأصناف بما يلي:

• الاستلام المؤقت للأصناف الموردة في ساحة الاستلام المخصصة لذلك.

• تعبئة النماذج الخاصة بالاستلام المؤقت للأصناف.

• تسليم الأصناف المقبولة لأمين المستودع.

• المشاركة في لجنة فحص الأصناف المستلمة.

• أية مهام أخرى .