العوامل التي تؤثر في شكل ومحتوى أوراق العمل (التوثيق):

1 - طبيعة إجراءات التدقيق التي يتم إنجازها.

2- مخاطر التحريفات المادية التي تم تحديدها.  

3- مدى الحكم المهني المستخدم في أعمال التدقيق وتقييم نتائجها.

4- أهمية أدلة التدقيق التي تم الحصول عليها.

5- طبيعة ومدى الاستثناءات التي تم تحديدها.

6- مدى الحاجة لتوثيق نتيجة معينة أو الأسس التي تم الاعتماد عليها للخروج بهذه النتيجة والتي لا يمكن تحديدها بشكل جاهز من خلال توثيق العمل المنجز والأدلة التي تم الحصول عليها.

7 ـ منهجية التدقيق المستخدمة. 

أنواع أوراق العمل:

1. الملف الدائم: هذا الملف يحتوي على جميع المعلومات التي تتصف بالاستمرارية والمعلومات التي تتعلق بالسنوات السابقة، ومن أمثلة هذه المعلومات:

ــ عقد التأسيس والنظام الأساسي للشركة والمعلومات التي تتعلق بتأسيس الشركة واسمها وعنوانها وطبيعة نشاطها.

ــ معلومات عن نظام الرقابة الداخلية والسياسات والإجراءات التي يشملها النظام. النظام المالي للشركة.

ــ دليل الحسابات ودليل الإجراءات والهيكل التنظيمي لقسم المحاسبة وللمنشأة ككل. ــ المعلومات الخاصة بالأسهم والسندات والتعاقدات.

ــ ملخص بالمبادئ المحاسبية المستخدمة.

ــ القوائم المالية الخاصة بالسنوات السابقة.

ــ موازين المراجعة والكشوف الخاصة بالسنوات السابقة.

ــ رسائل الارتباط ورسائل التمثيل والتقارير المستلمة والمرسلة في السنوات السابقة.

ــ خطط وبرامج التدقيق للسنوات السابقة.

ــ تقارير المدقق للسنوات السابقة.

2. الملف الجاري: ويحتوي على المعلومات الخاصة بالسنة الحالية، ومن أمثلة هذه المعلومات:

ـ رسالة الارتباط للسنة الحالية.

ـ خطة وبرنامج التدقيق الخاصين بالسنة الحالية.

ـ القوائم المالية الخاصة بالسنة الحالية سواء كانت مرحلية أو نهائية.

ـ موازين المراجعة والكشوفات الخاصة بالسنة الحالية.

ـ المعلومات الخاصة بجميع الاختبارات التي قام بها المدقق بما في ذلك الاستفسارات والمراسلات والمصادقات ومذكرات التسوية والجداول الداعمة.

ـ الكشوفات الخاصة بالأصول وإهتلاكها والالتزامات.

* أشار معيار التدقيق الدولي رقم 500 أن على المدقق أن يقوم بالتجميع النهائي لملف التدقيق، خلال فترة مناسبة، وعادة تعتبر الفترة المناسبة وفقاً للمعيار فترة لا تتجاوز ستين يوماً من تاريخ التقرير. وعملية التجميع هي عملية إدارية لا تتطلب إجراءات تدقيق جديدة أو الخروج بنتائج جديدة وخلال هذه العملية يمكن أن يقوم المدقق بالتخلص مما لا يراه مناسباً من الأوراق، ولكن بعد الانتهاء من عملية التجميع لا يجوز أن يقوم المدقق بحذف أي من محتويات الملف إلا بعد إنتهاء فترة الاحتفاظ الضرورية بالملف. وفترة الاحتفاظ بالملف عادة تحددها الشركة وفقاً لمتطلبات القوانين، وعادةً يجب أن لا تقل عن خمس سنوات إعتباراً من تاريخ تقرير المدقق أو تاریخ تقرير المدقق عن المجموعة إذا كان لاحقاً لهذا التاريخ.

إذا ظهرت بعض الظروف الاستثنائية بعد تاريخ التقرير والتي تتطلب القيام بإجراءات تدقيق جديدة أو تعديل نتيجة التدقيق (مثل اكتشاف بعض الحقائق) فإن المدقق يقوم بتوثيق ما يلي:

ـ الظروف المستجدة.

ـ الإجراءات الجديدة التي تم القيام بها والأدلة التي تم جمعها والنتائج التي تم التوصل إليها.

ـ متى تم القيام بهذه التعديلات ومن قام بها، ومن قام بمراجعتها إذا تم ذلك.

ملخص الفصل

يقوم المدقق بعملية التدقيق بشكل منتظم وبخطوات واضحة ومدروسة، حيث أن المدقق يسترشد بما وضعته المهنة من معايير وإرشادات تشكل الإطار الذي يعمل ضمنه ويستقي منه خلال ممارسته لعملية التدقيق. وبالتالي فان المدقق يقوم في بداية عملية التدقيق ببعض الإجراءات التي تكاد تكون متشابهة في معظم المهام التدقيقية، حيث أنه يقوم بخطوة تمهيدية لجمع المعلومات التي تمكنه من اتخاذ قرار بقبول العميل الجديد والاستمرار مع العملاء القدامى. وبعد ذلك يبدأ المدقق بعملية التخطيط للتدقيق، حيث أن هذه العملية تشمل القيام بالأمور التالية بالحصول على درجة معقولة من الفهم لطبيعة عمل المشروع والصناعة التي ينتمي إليها المشروع والحصول على معلومات عن العمليات القانونية للعميل، وتنفيذ الإجراءات التحليلية الأولية وتحديد المستويات الأولية للمادية وتقدير مخاطر التدقيق ودراسة وفهم نظام الرقابة الداخلية للعميل وتقييم مخاطر الرقابة ثم تصميم خطة التدقيق العامة وبرنامج التدقيق التفصيلي. ثم يبدأ المدقق بتنفيذ خطة التدقيق لاستكمال بقية خطوات عملية التدقيق، حيث يقوم بالخطوة الثالثة والتي تتعلق بتنفيذ اختبارات الرقابة والاختبارات الأساسية للعمليات ثم الخطوة الرابعة والتي تتعلق بتنفيذ إجراءات المراجعة التحليلية والاختبارات التفصيلية للأرصدة، ثم الخطوة الخامسة والتي تتعلق باستكمال عملية التدقيق وإصدار التقرير النهائي للمدقق.

وحتى يتمكن مكتب التدقيق من القيام بعملية التدقيق بشكل سليم لا بد أن يكون هناك هيكل تنظيمي لمكتب التدقيق يبين التوزيع السليم للسلطات والمسؤوليات، ولا بد أن يكون هناك توثيق لكافة أعمال التدقيق في أوراق عمل التدقيق والتي عادة ما تحتوي الملف الدائم والملف الجاري، حيث أن عملية التوثيق تخدم المدقق في عملية التخطيط والإشراف والمتابعة وتكون دليلا على أعماله المنجزة وتساعده في تكوين النتيجة النهائية عن عملية التدقيق.