وظائف التوزيع المادي 

ينصب اهتمام ادارة التوزيع المادي في المنشأة على تأمين إنسيابية السلع الى الاسواق، وهذا يعني تأمين حركة السلع التي هي جاهزة في الحقل أو المصنع الى المستهلك الأخير، وكذلك تأمين انسيابية المواد الأولية من مصادر تجهيزها الى الخطوط الانتاجية .

من الناحية العملية يواجه نشاط التوزيع المادي مشكلة تقليدية هي انتشار انشطته على عدد من الوحدات الادارية ضمن المنشأة الواحدة. وغالباً ما تتعارض او تتناقض اهداف هذه الوحدات الادارية فيما بينها. فقسم الانتاج في المنشأة مثلاً يفضل ان يكون الانتاج على شكل وجبات طويلة وعدم التحول من منتوج الى آخر بفترات قصيرة وذلك سعياً وراء خفض تكاليف الانتاج وتقليل الجهد البشري ، وإن كان ذلك يؤدي الى تراكم غير اعتيادي في خزين أحد أو بعض المنتجات على حساب المنتجات الأخرى. هذا في حين نجد ان قسم المبيعات من جهته يطمح دائماً الى توفر تشكيلة واسعة من كافة منتجات المنشأة وبمواقع قريبة من المستهلكين، كما ان قسم النقل قد ينظر الى المسألة من زاوية الكلفة لكل طن / كم من دون الاكتراث لمجمل تكاليف التوزيع المادي. أما القسم المالي في المنشأة، فهو يسعى الى ضغط حجم الخزين الى أدنى مستوى ممكن للمحافظة على السيولة النقدية وتمويل نشاطات أخرى. لذلك تبرز اهمية النظر الى مجمل الفعاليات التسويقية من منضار متكامل وهو النظام الذي يسعى لتحقيق غاية مشتركة. فهذه الفعاليات ينبغي لها ان تكون مترابطة ومتكاملة يكمل بعضها البعض الآخر بغض النظر عن الجهة الادارية المنفذة للفعالية، فهي جميعا تشكل نظاماً واحداً (نظام التسويق)، ونظام التوزيع المادي فرع أساسي له . 

تمارس ادارة التوزيع المادي الوظائف الآتية : 

• ادارة الخزين

تسعى ادارة التوزيع المادي لتوفير خزين منوع من السلع بكميات تتناسب مع احياجات السوق، وهي دوماً تتجنب حالات :

ـ الخزين السلعي العالي ، تلافياً لمخاطر مختلفة وتجنباً لتجميد الأموال ونفقات التأمين الاضافية.

ـ نفاد الخزين، تلافياً لضياع فرص بيعية وربحية.

ان تحديد حجم الخزين الأمثل يعتبر من القرارات الرئيسية التي تواجهها المنشأة في مجال التوزيع المادي. ان الحالة المثلى لحجم الخزين هي الموازنة الواقعية بين ضمان القدرة على تلبية كافة احتياجات السوق والزبائن من جهة، وبين ضغط كلف حفظ الخزين والاموال المجمدة فيه من جهة اخرى .وتتجنب المنشأة حالات نفاد الخزين خشية ضياع فرص بيعية قد تكون ذو أثر بعيد قد تترك اثارا سلبية على سمعة المنشأة وبالتالي فقدانها لبعض زبائنها .

ومن المهام الاساسية الأخرى لادارة الخزين وظيفة تحديد حجم الكميات التي تشترى او تصنع لأغراض الخزن وتعزيز المخزون السلعي والتي تعرف عادة باسم " الحجم الاقتصادي للطلبية" . ولتقرير ذلك تدرس عدة عوامل من اهمها برامج الانتاج، التكاليف ، حجم المبيعات وموسميته. 

كذلك تتولى ادارة الخزين مهام أخرى تنصب على السيطرة على الخزين كتحديد مستوى رصيد الطواريء ، ومستوى اعادة الطلب لكل سلعة.

• المخازن ومواقع الخزين

تحرص المنشآت على أن تكون مخازنها بالقرب من مراكز الطلب عليها، فمخازن السلع الاستهلاكية تقام عادة بالقرب من المدن حيث التجمعات السكانية الكبيرة، في حين تقام مخازن السلع الانتاجية بالقرب من المجمعات الصناعية. وتهدف المنشآت من ذلك تقليل تكاليف النقل والتداول من جهة، وتحقيق السرعة في تلبية الطلبات - التي هي أحد معايير الخدمة الجيدة – مـن جهة أخرى .

هنالك انواع عديدة من المخازن من حيث الاغراض، فبعض المنشآت تتخذ لها مخازن رئيسية تعتبرها كمخازن ستراتيجية لتموين مخازنها الفرعية المنتشرة في انحاء الدولة او الاسواق ، كما يوجد نوع من المجمعات المخزنية ( بمثابة مراكز توزيع ) تتوفر فيها تشكيلة واسعة من السلع التي تسهل عملية التوزيع كثيراً حيث يتاح تجهيز اصناف سلعية مختلفة الى الزبائن .  

ان لنوع معدات تداول المواد المستخدمة في المخازن اهمية بالغة في تحديد كفاءة الخدمات المخزنية وسلامة المواد. فالاختيار المناسب للمعدات يقلل من خسائر الكسر والتلف إضافة الى تقليل كلف التداول.

• اجراءات التجهيز

ومن الوظائف الاساسية الاخرى لادارة التوزيع المادي هي وضع وتنفيذ اجراءات التجهيز التي تتناول معالجة طلبات الزبائن، وتتضمن عادة عدداً من الخطوات حسب طبيعة ونطاق خدمات المنشأة. وهذه الخطوات يمكن ان تتضمن : 

ـ استلام طلبات الزبائن

ـ التحقق من توفر الخزين السلعي.

ـ اعداد قائمة المبيعات.

ـ منح خصومات او تسهيلات ائتمانية للزبائن حسب سياسة المنشأة.

ـ تسليم السلع.

ومن مزايا عصرنا الحاضر استخدام الحاسبات الالكترونية التي سهلت العمل كثيراً في هذا المجال من حيث تقليل الجهد واختصار الوقت، وان كان هناك تباين في طريقة الاستعمال، او في الغايات التفصيلية من الاستعمال.

• النقل

تتأثر تكاليف النقل بشكل مباشر بقرارات تحديد مواقع المصانع والمخازن. فإن كانت العملية التصنيعية تضيف وزناً أو حجماً الى المواد الأولية، فالأفضل للمنشآت ان تحدد مواقع مصانعها ومخازنها بالقرب من مراكز الطلب كي يتسنى خفض تكاليف النقل. أما إذا كان المنتوج أقل وزناً وأصغر حجماً من المواد الأولية ، فيفضل ان تقترب مواقع المصانع والمخازن من مصادر تجهيز المواد الأولية.

هنالك اساليب عديدة لنقل السلع هي النقل بالشاحنات ، والسكك الحديدية، والنقل المائي والنقل الجوي، والنقل بواسطة الأنابيب، ويفترض بادارة التوزيع دراسة هذه البدائل، والمفاضلة بينها بمعايير مدى ملائمة اسلوب النقل لطبيعة البضاعة ، والسرعة المطلوبة بالتوزيع، والكلفة التي سبق وأشرنا اليها بنوع من التفصيل .

في العرض المتقدم اعلاه، كان هناك أكثر من اشارة الى وجود حاجة لأن تقوم ادارة التوزيع أو إدارة المنشأة بدراسة الموضوع قيد البحث من أجل اتخاذ القرار السليم والمناسب. ولا يخفى طبعاً بأن الكثير من المنشآت قد تواجه صعوبة في اجراء مثل تلك الدراسات لافتقارها للعاملين المؤهلين للقيام بمثل هذه الدراسات، الا ان ذلك لا يعني الإستغناء عن القيام بتلك الدراسات، بل تبقى الفرصة مفتوحة أمام تلك الادارات لانجاز هذه الدراسات من خلال الاستعانة بالاستشاريين الخارجيين.