خصائص فريق العمل الناجح Characteristics of Successful Team

1. وجود راعي للفريق Team Sponsor

حتى يتمكن فريق العمل من تمثيل المنظمة الأم بشكل جيد ويتمكن من تحقيق رسالتها، فإن وجود راعي للفريق Sponsor يوفر الدعم من قبل الإدارة العليا ويكون قادراً على توفير الموارد اللازمة لعمل المشروع في الوقت المطلوب وبالكمية المطلوبة يصبح أمراً ضروريا، وفي إدارة المشاريع غالباً ما يكون مدير المشروع هو ذلك الشخص الذي يمثل حلقة الوصل بين المشروع والإدارة العليا.

2. وجود عقد الالتزام للفريق Team Charter

عقد الالتزام Charter هو وثيقة رسمية تحدد رسالة الفريق، وأهدافه، وحدود عمله ومدى صلاحياته ومصادر الموارد التي يحتاجها، كما يحدد أعضاء الفريق وأدوارهم ومسؤولياتهم، ويناقش عقد الالتزام من قبل الفريق وراعي الفريق (مدير المشروع) ويوقع عليه أعضاء الفريق ليكون مرجعا لهم، كما يشارك في التوقيع عليه أصحاب المصالح الأساسيين في المشروع مثل الزبون، والموردين.

3. تركيبة الفريق Team Composition

غالبا ما يكون حجم فرق العمل صغيرا ويتراوح بين عشرة أشخاص وخمسة عشر شخصا، إلا إذا كان من نوع الفريق الطبيعي Normal Team أو التقاطع الوظيفي Cross Functional Team فإنه يزيد عن ذلك بما يمكننا من تحقيق أهداف المشروع ويقتضي إمداده بالخبرات المتنوعة بأعضاء من خارج وداخل المنظمة.

4. التدريب Training

يجب ان يتم تدريب الفريق على مهارة وتقنيات حل المشاكل، وديناميكيات الفريق ومهارات الاتصال وقبول الاخر واحترامه، إضافة إلى التدريب الذي يهدف إلى زيادة المعرفة وتحسين المهارة الفنية ورفع الكفاءة الانتاجية.

5. القواعد الاساسية Ground Rules

يجب على الفريق تطوير قواعد أساسية تحكم العمليات والاتصالات بين أعضاء الفريق .

6. الأهداف الواضحة Clear Objectives

يجب أن يحدد أعضاء الفريق أهداف واضحة للفريق (وهي هنا أهداف المشروع) ويجب ان تكون هذه الأهداف مشتقة من رسالة المنظمة الأم التي ينتمي إليها المشروع، وان تكون هذه الاهداف قادرة على إشباع حاجات أعضاء الفريق، وصالحة لأن تكون معياراً لقياس مستوى نجاح الفريق.

7. المحاسبة Accountability

يجب أن تقدم تقارير دورية عن أداء الفريق وأن يكون الفريق مستعداً لأن يحاسب على أدائه وعلى تقصيره في الأداء.

8. إجراءات اتخاذ القرار Decision Procedures

توضيح إجراءات عملية اتخاذ القرار داخل الفريق وسبل اعتماد القرارات المتحدة.

9. الموارد Resources

والمقصود هنا توفر الموارد المالية والمادية والبشرية اللازمة لإنجاح المشروع وكذلك الموارد المعلوماتية التي تتيح للفريق الاطلاع على المعلومات اللازمة للوصول إلى الأهداف المطلوبة.

10. الثقة Trust

والمقصود ثقة الإدارة العليا بأعضاء الفريق وقدرته على أداء عمله، وكذلك ثقة أعضاء الفريق ببعضهم وبقدرتهم على العمل المشترك.

11. اتصالات مفتوحة Open Communication

يجب أن يمتنع أعضاء الفريق بالقدرة على الاتصال ببعضهم وتبادل المعلومات، وأن يجيدوا عملية الإنصات وسماع الآخر وعدم مقاطعته.

12. القيادة Leadership

يجب أن يتوفر لأعضاء الفريق القيادة المناسبة القادرة على تحفيزهم وحثهم على تحقيق أهدافهم والتي من المفترض أن تشكل مصدر الهام لهم. ويجب ان يكون المدراء في فريق المشروع نماذج يسعى أعضاء الفريق إلى الاقتداء بها، وأن يكونوا مرشدين Mentors يلجأ لهم العاملون لحل مشاكلهم والتعلم منهم.