منهج كايزن هو عبارة عن سيرورة تدريجية تحث كل عامل على التفكير في محيط عمله، واقتراح تحسينات لذلك فهو لا يتطلب الكثير من الاستثمارات المالية بل فقط التحفيز القوي للعمال. فكايزن KAIZEN  هي كلمة يابانية تتكون من مقطعين هما ، "كاي KAIوتعني التغيير و "زن" " ZEN للأفضل أو الأحسن وتترجم إجمالا KAIZENبالتحسين المستمر. ويتم تنفيذ تقنيات كايزن في "جمبا Gemba وهي كلمة يابانية تعني موقع العمل أين تكون العمليات التي " تعطي قيمة مضافة وتترجم إجمالا KAIZEN Gemba بالتحسين المستمر في مواقع العمل أو العمليات. ،  فكايزن تبدأ من فرضية أن كل عمل يمكن تحسينه، وكل عملية لابد وأنها تحتوي هدرا، لذلك فلابد الاستمرار في التعديل والتخلص من هذا الهدر الذي ينتج قيمة مضافة للعملية، ويستفيد الزبون من ناتجها، لذلك فمنهج كايزن هو منهج موجه نحو حل المشاكل البسيطة والتحسين السريع للعمليات في ورشات العمل، وتستمر لعدة أيام يوضع فيها فريق يكرس جميع وقته في مشروع التحسين يدعى ب :فريق

التحسين المستمر (1). ومنه فإن عمليات التحسين تكون في فترة قصيرة من الزمن من طرف فريق متعدد الأنظمة؛ إيجازا فإن kaizen تشمل الإجابة عن الأسئلة التالية:

− ما هو؟: التحسين.

− لماذا؟: مواجهة المنافسة.

− أين؟: الورشة، مكان العمل.

− من طرف من؟: فريق متعدد الأنشطة.

− كيف؟: بواسطة موارد المؤسسة.

− متى؟: فورا.

1-مبادئ كايزن: تتمثل هذه المبادئ في

أ- الإنجاز الجيد من المرة الأولى: وهذا بالبحث عن أفضل طريقة من البداية، من خلال معرفة جميع حالات الفشل التي مرت بها المؤسسة أو المؤسسات الأخرى.

ب - الحذف الكامل للعيوب: من خلال:

- دمج الجودة في جميع مراحل العملية.

- التحكم في العيوب بتجنب عدم ظهورها مجددا، وجعل هذه الأخطاء سهلة الكشف.

- قياس تطور نسبة العيوب والأخطاء.

ج - عدم البحث عن المثالية قبل التنفيذ: وهذا ب:

- تحليل الوضع بالبحث عن أسباب الخطأ.

- لا يمكن التأكد من شيء قبل مباشرة عملية التحسين.

- تعديل الأعمال و الأفكار وفق المحاولات السابقة.

د- العمل بالتعاون: وهذا بالمبدأين التاليين.

- العمال المتضامنون أفضل من العامل الذكي.

- مفتاح النجاح هو تشارك الأفكار في مشروع مشترك للفريق.

2-أهمية تطبيق منهج كايزن: يوفر منهج كايزن الفوائد التالية :

− التخلص من الهدر في العمليات قدر الإمكان، مما يؤدي بالتالي في تحسين زمن وتكلفة وجودة العملية.

− تحسين الجانب الاجتماعي بتغيير ثقافة العاملين والمؤسسة من خلال التعلم باعتبار أن التعلم جزء أساسي في فلسفة كايزن وهذا بأن الفرد يتعلم كيف يحدد أهدافه ويصل إليها بنفسه.

− يساعد كايزن على خلق بيئة قيادية متفاعلة مع النتائج وترغب في صنع التغيير مهما كلف الأمر من جهد.

− تفتقد مؤسسات القطاع العام طعم العمل بروح الفريق وبالتالي فإن كايزن يساعد على جعل هذه الروح لدى جميع الأفراد.

− يقلل كايزن من المناوشات والاختلافات التي تكون بين الطبقات الإدارية، كما يساعد على تكوين أسس الإبداع داخل المؤسسة. من هذا يتبين أن الخصائص الأساسية لكايزن، هو إدخال جميع الفاعلين في المؤسسة في عمليات التحسين التي تشمل:

− تحسين التدفقات.

− تحسين الجودة.

− تحسين الزمن.

− تحسين الإنتاجية.

− تحسين تسيير الموارد.

− تطوير المنتجات الجديدة.

3-شروط تطبيق كايزن: إن مفاهيم وتطبيقات كايزن يمكن أن تستخدم في أي مرحلة من مراحل عمر المؤسسة أي كان نوعها، لأنها تقوم على مبدأ أن هناك دائما فرصة للتحسين والتطوير، ولتنفيذ : ذلك يستلزم (2).

− إقناع وإلزام الإدارة العليا بالتغيير، لأنها هي السر خلف نجاح أي تغيير مثل القدوة لباقي العاملين، فهي من تصنع الأهداف والاستراتيجيات، وهي من توفر الموارد لعملية التحسين.

− التركيز على مواقع العمل الفعلية أين تكون العمليات ذات القيمة المضافة للزبائن وباقي الأطراف ذات المصلحة، التي تعتبر أحد مفاتيح نجاح التغيير والتطوير في أي مؤسسة.

− مشاركة العاملين في جميع المستويات في عملية التغيير، وخلق الرغبة في التغيير نحو الأفضل.

− البدء بالعمليات التي يمكن التعامل معها بسهولة لتحقيق نتائج سريعة تسهل عملية قبول التغيير من قبل الأفراد مما يدعم التطوير وقبول فكرة أن كل عملية يمكن تحسينها.

4-مراحل تطبيق كايزن: لتحقيق التحسين بواسطة كايزن يتم تتبع الخطوات التالية:

أ- التخطيط: ويتعلق الأمر بالأهداف المراد الوصول إليها، والعمليات التي يجب تحسينها، كذلك بتعيين الأفراد المشاركون في فريق التحسين المستمر، وهذا فقط لفترة من الزمن مع وضع القواعد الأساسية لسير عملية التحسين. فعملية التخطيط تشمل الإجابة عن كيفية تحقيق تحسينات ملموسة في وقت قصير تسمح بتغيير:

- الماضي (إلغاء التبذير والهدر في الموارد).

- الحاضر(تحسين العمليات).

- المستقبل (دمج عملية التحسين في سير المؤسسة).

ب – ما قبل كايزن: وهو قيام فريق التحسين بالتحسين فيما يخص:

- شرح مبادئ كايزن كالأدوات الأساسية المستعملة.

- توضيح العمليات التي ستدرس.

- زيارة الأمكنة التي ستدرس من أجل معرفة الوضع الحالي.

ج - التحسين ويكون ب:

- تقييم حجم الاستثمارات اللازمة وتعبئة الموارد.

- وضع لوحات التحسين للأفراد التي فيها المشاكل والحلول للعمليات.

- إزالة الأنشطة التي لا تولد قيمة، وتقليص عدد مراحل سير العمليات.

- وضع التنسيق بين الأقسام، وتنظيم الأدوات اللازمة لأدوات التحسين.

د- ما بعد كايزن: وهي المتابعة اللصيقة لأنشطة كايزن من طرف فريق داخلي صغير له وظيفة

متابعة نتائج كايزن ومشاريع التحسين.

___________________________________________________________________________

1- Nicolas VOLCK, Op.cit, p.98

2-محمد صلاح ـ كاينز ؟ الهيئة القومية لضمان جودة التعليم والاعتماد www.vb.naqaae.eg