وبخلاف المبادئ العلمية السابق نعرض فيما يلي لأهم الأسس والمقومات والأساليب العلمية التي ينبغي الاسترشاد بها بصدد إعداد واستخدام الموازنة وهي :

الإدارة بالأهداف

تمثل الأهداف محور الارتكاز لأي نشاط اقتصادي، ولذلك تعتبر نقطة البداية المنطقية في إعداد الموازنة التي ينبغي لها أن تكون ترجمة صادقة وواقعية لهذه الأهداف، وتعتبر الأهداف الواضحة من الأمور التي تنظم السلوك، وتحث العاملين على بذل أفضل ما لديهم من جهد بينما يؤدي غموض الأهداف إلى الارتباك والإجهاد وبالتالي عدم الرضا لدى العاملين، ويظهر ذلك دور المحاسبة كنظام للمعلومات يساعد الإدارة في تحديد أهدافها بصورة قابلة للقياس، وواضحة ومحددة كما يساعد في عملية التنسيق بين هذه الأهداف ووضعها في خطة شاملة ومتوازنة، وينبغي أن يكون الشكل الشائع للموازنة من خلال المشاركة هو الإدارة بالأهداف حيث يشارك كافة الأطراف، ويتناقشوا حول وضع قائمة من الأهداف على أساس أن الإدارة بالأهداف تعبر عن أسلوب إداري يركز على أهمية الهدف لكل نشاط ولكل فرد داخل المنشأة.

الإدارة بالاستثناء

أن فاعلية نظام الرقابة لا تعتمد فقط على ماهية المعلومات التي يقدمها هذا النظام للمدير المسئول، ولكن تعتمد أيضاً على كيفية استخدام المدير لهذه المعلومات في تحقيق الرقابة على المسؤولين ويعتبر أسلوب الإدارة بالاستثناء أحد أساليب استخدام المعلومات، ويقضي بضرورة تركيز اهتمام الإدارة على الانحرافات الهامة والجوهرية سواء المرغوب فيها (الملائمة) أو غير المرغوب فيها (غير ملائمة)، وبهذا المعنى فأن أسلوب الإدارة بالاستثناء يهدف إلى ترشيد الجهد الإداري. 

وقد أكدت دراسات سابقة وجود علاقة إيجابية بين الإدارة بالاستثناء والدافعية، حيث أظهرت أن المشاركة في وضع الموازنة تتفاعل مع الإدارة بالاستثناء بما يؤدي إلى تحقيق نتائج مرضية من منطلق أن اشتراك كل من الإدارة والعاملين في تقصي الانحرافات الهامة عن الموازنة، ومحاولة تصحيحها، والتحقق مما إذا كانت ناتجة عن خطأ في المعيار أو ناتجة عن الكفاءة، ويؤدي ذلك إلى رفع الروح المعنوية وزيادة الدافعية نحو الأداء، وبذلك يمكن القول أن تحليل الانحرافات، وتقصي أسبابها، والتقارير عنها من خلال أسلوب الإدارة بالاستثناء يمكن أن يؤدي إلى نتائج طيبة فيما يتعلق بأداء العاملين خاصة إذا أقترن ذلك بخطة للثواب والعقاب.

محاسبة المسئولية

أدى تطبيق اللامركزية في الإدارة إلى تقسيم المنشآت إلى عدة إدارات يساهم كل منها في تحقيق أهداف المنشأة، ويرأس كل منها مدير مسؤول تفوض له سلطة اتخاذ القرارات بالقدر الذي يمكنه من إنجاز مهامه على النحو المرغوب فيه، وبمـــا يتفق مع المصلحة العامة للمنشأة، وبالتالي أدت اللامركزية بدورها إلى استخدام نظام محاسبة المسئولية في مجال تقييم الأداء، ويمكن تعريف نظام محاسبة المسئولية بأنه ذلك النظام الذي يتعرف على مختلف مراكز اتخاذ القرارات في المنشأة، ويربط التكاليف في كل من هذه المراكز بالمدير المسئول عن اتخاذ القرارات فيما يتعلق بهذه التكاليف، ويقتضي تطبيق محاسبة المسئولية ربط الرقابة المحاسبية بالهيكل التنظيمي كما يقوم على تقييم أداء المسئولين استناداً إلى العوامل الخاضعة لرقابتهم. 

وبصفة عامة، من الأفضل أن يتم تحديد مراكز المسئولية بالطريقة التي تسهل من تحديد المسئولية عن أكبر قدر من عناصر النشاط بصورة مباشرة، ولا يعني ذلك بالضرورة تخفيض عدد مراكز المسئولية لأقل عدد ممكن بقدر ما يعني تحقيق التوازن الملائم بين عدد مراكز المسئولية الأمر الذي يساعد على تحقيق الرقابة بتكلفة مناسبة، وبطريقة ملائمة في نفس الوقت، ويقضي تحقيق الفاعلية للموازنة بضرورة الربط بين تقديراتها المختلفة وبين مراكز المسئولية بالمنشأة، وذلك حتى نستطيع إجراء المقارنة السليمة بين النتائج الفعلية وبين هذه التقديرات الموزعة حسب مراكز المسؤولية في ضوء مفهوم القابلية للرقابة، ومع توافر نظام جيد للحوافز الإيجابية والسلبية، وفي ظل نظام جيد للتكاليف المعيارية فأن نظام محاسبة المسؤولية يمكن أن يساعد في تحقيق العدالة.

التوزيع الزمني " أو التوقيت "

يقصد به ضرورة ترتيب توقيت العمليات المختلفة بحسب توقع حدوثها أثناء فترة الموازنة، ويعني ذلك ربط تقديرات الموازنة بفترات زمنية معينة ربع سنوية أو شهرية، ويحقق ذلك التنسيق خلال فترة الموازنة.

كما يساعد على متابعة الأداء الفعلي أولاً بأول، وحصر الانحرافات وتقصي أسبابها على فترات متقاربة ولا شك أن هذا الإجراء يساعد على تحقيق أهداف الموازنة بفاعلية.

القياس الكمي

يقصد به ضرورة إعداد الموازنات في صورة كمية (عينية ثم مالية) وذلك حتى تكون أهدافها محددة وواضحة، وحتى يمكن استخدامها بفاعلية لأغراض التخطيط والرقابة، فالموازنة تعكس مجموعة من مختلف نشاطات المنشأة، وتربط برنامجها الإنتاجي بطاقاتها الإنتاجية، ومستلزماتها السلعية والخدمية، واحتياجاتها من العمالة.

ولا شك أن ذلك يفيد وظيفة التخطيط إذا تم استخدام الأساليب العلمية الملائمة في تحديد تلك العلاقات ، كما يفيد وظيفة الرقابة في مجال تحديد التكاليف الخاضعة لرقابة مراكز المسؤولية بمختلف المستويات الإدارية إذا تم إعداد الموازنة باستخدام نظام جيد للتكاليف المعيارية في ظل محاسبة المسئولية. إضافة لذلك فإن وضوح الأهداف بتحديدها في صورة كمية، يمكن أن يساعد على استخدام الموازنة كمقياس جيد للأداء فعادة يفضل الأفراد قياس وتقييم أدائهم استنادا إلى مقياس كمية خوفاً من تدخل الحكم الشخصي.

نظام التكاليف المعيارية

يتم دراسته تفصيلاً في إطار نظام معلومات محاسبة التكاليف، ويعتبر نظام التكاليف المعيارية صورة متقدمة من أنظمة التكاليف المحددة مقدما حيث يتم من خلاله تحديد التكاليف للاستخدامات المختلفة تحديداً مسبقاً يقوم على دراسات علمية وهندسية بحيث يمكن الاعتماد على مخرجات هذا النظام لتوفير قياس علمي لتكلفة المنتجات كما يساعد في توفير المعلومات اللازمة للاستخدامات القرارية المختلفة بما يتيحه من بيانات تمثل ما يجب أن يكون عليه الأداء في ظل الظروف المتوقعة. 

ويمكن أن يساعد أيضاً في ضبط العلاقة بين المدخلات والمخرجات ووضعها في صورة معايير، وقد يترتب على المراجعة الدائمة لتلك العلاقة إمكانية تخفيض التكاليف في ضوء التغيرات التي تؤثر في المدخلات أو العمليات (الفن الإنتاجي المستخدم) أو المخرجات، ولا شك أن ذلك يساعد في ضبط ورقابة كفاءة الأداء وتقييم أداء العاملين، كما يساعد في تحديد الانحرافات وتحليلها ومعرفة أسبابها وما إذا كانت ترجع إلى عوامل خارجية أم عوامل داخلية (مستوى الكفاءة).

وبعد التعرف على أهم تلك المبادئ والأسس العلمية التي ينبغي الاسترشاد بها واستخدامها حتى تحقق الموازنة الهدف منها بأكبر قدر ممكن من الكفاءة. نتناول خلال السطور التالية بعض الأمثلة التطبيقية التي توضح كيفية إعداد أهم مكونات الموازنة التخطيطية الجارية مثل موازنة المبيعات (كمية × سعر = قيمة المبيعات)، وموازنة الإنتاج (كمية المبيعات + مخزون تام أخر - مخزون تام أول = حجم الإنتاج المقدر)، وموازنة المشتريات من المواد الخام (احتياجات الإنتاج من المواد الخام + مخزون أخر مواد ـ خام مخزون أول مواد خام) ، والموازنة النقدية التقديرية.