تقنيات فن الإدارة

ان فن الادارة يختلف تماما عن علم الادارة: فاذا كان العلم يخضع للمعايير الأكاديمية المكتوبة فنجد ان فن الإدارة يخضع للمعايير النفسية الحاكمة للعلاقة التي تربط المدير بموظفيه أي بمعنى قانوني علاقة الرئيس الإداري بمرؤوسيه. أن البشر لا يشبه الآلات في شيء فلا نعمل بتوجيه إلكتروني بل بمجموعة من الأحاسيس والمشاعر، والعمل لا شك مرتبط بتلك المشاعر. ولذا فحسن أداء العمل أو سوءه يرتبط بمشاعر العاملين نحوه وصلتهم بمديرهم الاعلى وظيفيا ونفسيا، لذا فمن الأهمية بمكان أن يدرك الرئيس الإداري الناجح كيفية التعامل مع المرؤوسين لإخراج أفضل ما لديهم نحو العمل المنوط بهم عن طريق تحفيزهم بمجموعة الدوافع التي تربطهم بحب العمل، وهنا فإن الرئيس الإداري لا يستطيع أن يحفز مرؤوسيه فحسب بل تستطيع أن يوجد لهم أو يذكرهم بما يجب عليهم فعله لإتقان العمل وسرعة انجازه بكفاءه ولعل من أهم هذه الدوافع ما يلي:

أولاً: إشعار الموظف بأنه جزء لا يتجزأ من المؤسسة الادارية التي ينتمي اليها بحيث يدرك أن نجاحها نجاح له وفشلها فشل عليه وأن المؤسسة التي يعمل فيها ما هي الا جزء من وجوده وكيانه فإذا استطاع المدير أن يوصل تلك المفاهيم إلى العاملين معه فسيكون قد وضع يده على أكبر حافز لهم، فهم لا يعملون لصالح المدير بل هم يعملون لصالح المؤسسة ككل وما المدير إلا فرد فيها.

ثانيا: اقناع الموظف بأنه عضو مهم في هرم الإدارة ومهما كان عمله صغيرًا فلا يوجد أبدا عمل تافه ، بل يوجد إنسان تافه يأبى أن يكون إنسانا ذا قيمة، فإذا شعر الموظف بأهميته بالنسبة للمؤسسة التي يعمل فيها فان ذلك سيمثل دافعاً كبيراً لتحسين أدائه في عمله بل سيزيده إصراراً على الابتكار في كيفية أدائه لذلك العمل، لذا فالمدير الناجح هو الذي يشعر كل موظفيه مهما كان دورهم بأنهم أعضاء مهمون في المؤسسة وأن عملهم هو عمل مهم، فإذا تمكن هذا الشعور من العاملين ككل في المؤسسة فلن يعرف الرئيس من المرؤوس في العمل فتراهم كلهم متساوين في الغيرة والحرص على أداء العمل.

ثالثا: وجود مساحة للاختيار: لابد للمدير الناجح أن يترك مساحة لاختيار للعاملين معه، فيطرح عليهما المشكلة، ويطرح مثلاً بدائل لحلها، ويستشير العاملين معه حتى إذا وقع اختيارهم على بديل من البدائل المطروحة عليهم تحملوا مسئوليتها مع المدير، وأصبح لدى كل واحد منهم الحافز القوى على إتمام نجاح ذلك العمل.

فإذا بذل المدير جهده. أو اعتقد ذلك. ولم يجد نتيجة مباشرة ولم يجد هناك تغيير وان شعور الموظفين لازال كما هو فلابد أن هناك معوقا من معوقات التحفيز موجودا، وينبغي البحث عنه وإزالته لعل معوقات التحفيز يمكن تلخيصها بما يلي:

* الخوف أو الرهبة لدى الموظف من المؤسسة بسبب عدم ادراكه الحقوق والواجبات الوظيفية.

* عدم وضوح الأهداف لدى إدارة المؤسسة.

* عدم المتابعة للعاملين فلا يعرف المحسن من المسيء.

* قلة التدريب على العمل وقلة التوجيه لتصحيح الأخطاء.

* عدم وجود قنوات اتصال بين المديرين والعاملين فيكون كل منهم في وادي وتصبح الهوة واسعة بين الموظفين ومدرائهم.

* الأخطاء الإدارية، مثل تعدد القرارات وتضاربها.

* تعدد القيادات وتضارب أوامرها فلا يعلم المرؤوس من أين يستلم القرار والتوجيه الصحيح.

* كثرة التغيير في القيادات وخاصة إذا كان لكل منهم أسلوب في العمل يختلف عن سابقه.

إذا ما العوامل التي تساعد على تحفيز الموظفين داخل المؤسسة الحكومية:

* من يحاول الرئيس الإداري أن يتحلى بالصبر، وان يشعر العاملين أنه مهتم بهم.

* أن يفسح المجال للعاملين بأن يشاركوا في تحمل المسؤولية لتحسين العمل، وان يعمل على تدريبهم من اجل ذلك.

* ان يحاول الرئيس الإداري بأن يشعر العاملين الهادئين والصاخبين، أو المنبسطين بأنه يعرفهم على حد سواء.

* أشراك المرؤوسين مع الرئيس الإداري في التصورات الإدارية ولا ضير في الطلب اليهم بعرض المزيد من أفكارهم وتصوراتهم.

* العمل على تعليم الآخرين كيف ينجزوا الأشياء بأنفسهم وتشجيعهم على ذلك.

* ربط العلاوات والمكافآت التشجيعية بالإنجاز الجيد للعمل، وليس بالمعايير الوظيفية والأقدمية في العمل.

* السماح وتشجيع المبادرات الجانبية للموظفين.

* تشجيع العاملين على حل مشاكلهم بأنفسهم.

* تقييم إنجازات العاملين، وتبيان القيمة التي أضافتها تلك الإنجازات للمؤسسة والسعي الى تطويرها.

* التذكير بفضل العمل الذي يؤديه الموظف.

* التذكير بالتضحيات التي قام بها الآخرون من الموظفين الانقياء في سبيل العمل مع إحياء شعور مؤداه أن الجميع في مركب واحد.

* العمل على ازالة الخوف من قلوب الموظفين ومعرفة الجانب النفسي الذي يحتاجه الموظف في لحظات ضغط العمل النفسية وان يكون قريبا إليهم في اللحظات الحقيقية التي يكون فيها المرؤوس بحاجة الى الرئيس.

* أهمية أن يوفّر الرئيس للمرؤوس حصانة من الإشاعات والافتراءات ولو بالحدود الممكنة.

* ان يتم تكرار مبدأ وجوبي قوامه إقتران الاخلاص بالعمل والعكس بالعكس.

* ان يحاول الرئيس الإداري جعل مجموعات العمل متناسبة من خلال توزيع المهام مع محاولة ضمان التفاعل والتواصل فيما بينهم.

ان السؤال الذي قد يثار هو: ما الطرق التي تمكن الرئيس الإداري من ان ينقل الحافز إلى العاملين.

أولا: التحفيز عن طريق الخوف على وجود المؤسسة: بأن يجرى تذكير الموظف بالأخطار التي تحيط بالمؤسسة وأن الوقت يداهمنا، ويجب المحافظة على وجودية المؤسسة كجزء من هيبة الدولة وهذه طريقة تجدى في أول الأمر ثم لا تجد لها بريقًا بعد ذلك ولن تجدي ولن يكون من ورائها أي مردود إيجابي.

ثانيا: التحفيز عن طريق المكافآت والحوافز المادية وهذه الطريقة أيضا تجدي في أول الأمر ولكنها لا تلبث إلا أن تخف حدتها ولا تجدي على المدى البعيد؛ لأن الموظف إذا اعتاد على ذلك فلن يتحرك إلا إذا كان هناك حافز مادي ومن الممكن أن يعطى العمل على قدر ذلك الحافز المادي فقط.

ثالثا: مخاطبة العقل بالإقناع: بإقناع الموظف أن تطور المؤسسة يعود عليه وعلى الجميع بالنفع ويساهم في بناء مستقبل أفضل. وهنا كيف نتعامل مع الطبيعة الإنسانية للموظف؟ فقد نفعل الكثير من أجل رفع المعنويات والتحفيز لكن لا نجد استجابة!! لذا فمن المفيد أن نتعرف على الطبيعة الإنسانية للموظف لكي نستطيع ان نفهم نفسياتهم، ومن ثم الوصول إلى الهدف الذي ينشده المدير بقصد رفع وتنمية مهارات الموظفين في أداء الأعمال الموكلة إليهم، وهناك نظريتان أساسيتان في التعامل مع المرؤوسين وخاصة لأول مرة:

الأولى: نظرية متشائمة جداً تفترض الخطأ في كل المحيطين إلى أن يثبت العكس، كمن يقول الإنسان متهم حتى تثبت براءته. وتقوم فروض النظرية الأولى على المبادئ التالية (الوظيفة عمل شاق.. الموظف كسول.. الموظف لا يحب العمل.. الموظف غير طموح.. الموظف يتملص من المسئولية.. الموظف يحب الإشراف المباشر الذي يعفيه من المساءلة.. الموظف لا يتحرك إلا بالمال.. الموظف مستعد لتقبل الرشوة بالمال حتى لوكان ضد المصلحة العامة..) وتبعا لذلك يكون المدير وفقا لهذه النظرية منفرد بالقرار دون الرجوع إلى أحد. يهيمن على سير العمل.. كل خطوة تتم في العمل تحت إشرافه.. لا يثق إلا بنفسه. يسعى لتحقيق أهدافه بكل الوسائل.. لا يقبل كلمة نقد توجه إليه.

الثانية: تفترض التفاؤل الكبير وتفترض الصواب في كل المحيطين إلى أن يثبت العكس، كمن يقول المتهم بريء إلى أن تثبت إدانته. وتقوم فروض هذه النظرية على المبادئ التالية: (الموظفون دائما يستمتعون بالعمل.. العمل المحبب لا إرهاق فيه ولا ملل.. تحقيق الإنجاز عامل مهم تماما للموظف.. الموظفون ملتزمون بطبيعتهم الموظفون مبدعون إذا وجدوا الفرصة المناسبة، وعليه فإن الإدارة تكون كالآتي:

القرارات بالتشاور.. يُشعر الموظفون بالانتماء للعمل.. يساعد الموظفين على التطور.. يشجع العمل الجماعي.

ومن الواضح أن الطريقة الثانية هي أفضل للعمل ولكن لها محاذير تتمثل بان المرؤوس قد يسيء استخدام السلطة الممنوحة لهم وأيضا عدم وجود سياسات صارمة تجاه العمال وأحيانا لا يهتم الموظفون بسياسة المؤسسة ويسير كل واحد منهم بمفرده فتصبح الأمور فوضى لا ضابط لها.

خلاصة القول انه لكي تنجح عوامل التحفيز التي يتخذها المدير الناجح فمن الضروري أن يتعرف على الاحتياجات التي يحتاجها الموظفون وينبغي مراعاة ما يلي:

* العمل على توفير أجواء مكانية مريحة للعمل.

* محاولة جعل سلامة الموظف من أولويات المدير وأن يتم أشعارهم بذلك.

* تحرى إقامة العدل بين الموظفين.

* محاولة منح أعمالا إضافية لتحسين رواتب الموظف الذي يحتاج لذلك.

* محاولة الاجتماع بالمرؤوسين على فترات لكي يستمع الرئيس إليهم ويستمعوا إليه بعيدا عن توترات العمل.

* محاولة أشراك الموظفين في التشخيص واطلب إليهم دائما بتقديم الأفكار الجديدة.

* استعمال المدير دائما لعبارات الشكر عند تحقيق الإنجاز وان لا يوجه اللوم إلى الموظف الا عند تحقق موجبات ذلك.

* استعمال أسلوب الجهر بالمدح والإسرار بالذم.

* ان يعطي المدير الناجح دائما المثل والقدوة للموظفين بسماحه لهم بانتقاد سياسته في الإدارة من أجل الوصول للأفضل.

* ان يضع المدير نصب عينيه دائما إيجاد بديل له أو نائب ينوب عنه عن طريق إفساح المجال للجميع لاكتساب الخبرات ومعرفة ما هو كائن داخل الوحدة الإدارية.