د. مجموعة السجلات المحاسبية في وزارة المالية

تتولى وزارة المالية مسك السجلات المحاسبية الإجمالية التالية إضافة إلى الدفاتر والسجلات الخاصة بالدوائر : 

1. سجل اليومية العامة.

2. سجل الأستاذ العام.

3 . سجل أستاذ الإيرادات المساعد.

4 . سجل أستاذ النفقات المساعد.

5. سجلات الأستاذ المساعدة للحسابات الوسيطة.

6. سجل دافعي الضريبة والتحققات المالية

7. سجل رواتب الموظفين والمتقاعدين.

8 . سجل الحسابات الختامية.

يجوز للدائرة مسك سجلات فرعية إضافية تحت إشرافها تتلائم مع طبيعة نشاطها لغايات إحصائية وتحليلية يجب على الدائرة التي تستخدم الحاسوب في عملياتها المالية الحصول على موافقة وزير المالية لاعتماد وسائل التخزين (المستندات).

تقوم وحدة النماذج والمستندات في وزارة المالية بما يلي:

أ) طباعة وصول المقبوضات والرخص والقسائم لجميع الدوائر وتوزيعها عليها.

ب) تدقيق جلود وصول المقبوضات والرخص والقسائم بعد الطباعة للتأكد من صحة الطباعة والأرقام المتسلسلة وعدد النسخ وعلى المدقق أن يوقع على الجلد مع ذكر اسمه الكامل والتاريخ.

ج) استلام جلود الوصول والرخص والقسائم بموجب مستند ادخالات اللوازم.

د) ممك سجل رئيسي يعد لهذه الغاية تسجل فيه جميع جلود الوصول والرخص والقسائم المالية المدخلة والمصروفة بموجب مستندات اخراجات للدوائر بصفحات مستقلة لكل منها، وبالمقابل تقوم تلك الدوائر بما يلي :

1. مسك سجلات رئيسية تسجل فيها جلود الوصول والرخص والقسائم المسلمة لها من الوحدة.

2. معك سجلات فرعية للمراكز التابعة للدائرة موازية للسجلات في تلك المراكز على أن تجرى مطابقة دورية بين سجلاتها ومراكز فروعها بالإضافة إلى مطابقتها مع سجلات وزارة المالية.

هـ) حفظ جلود الوصول والرخص والقسائم في مستودع يخصص لهذه الغاية.

و) صرف جلود الوصول والرخص والقسائم للدوائر من مركز الوحدة في وزارة المالية حسب حاجتها السنوية بموجب مستندات اخراجات وعلى تلك الدوائر إدخالها في سجلاتها بموجب مستندات ادخالات وهكذا عندما يتمكن الاستلام والتسليم للفروع وفي جميع الأحوال ترسل نسخة من هذه المستندات إلى كل من مدير المالية وديوان المحاسبة في المحافظة أو اللواء لغايات المراقبة والتدقيق والذين يتوجب عليهما مسك قيود بها 

تدقق جلود الوصول والرخص والقسائم قبل استعمالها وعند اكتشاف خطأ برقم التسلسل أو بعدد النسخ يجب عدم استعماله ويعاد للجهة التي استلم منها لإعادته إلى وزارة المالية.

يقوم رئيس القسم المختص في الدائرة بتسليم جلود الوصول والرخص والقسائم إلى أمين الصندوق أو قابض الأموال حسب الحاجة والذي عليه التأكد من صحة تسلسل الأرقام وعدد النسخ قبل الاستعمال، على أن تبقى ذمة عليه في سجل الرخص والوصول حتى يعيدها إلى رئيس القسم الذي عليه تدقيقها والاحتفاظ بها.

تصرف جلود الوصول والرخص والقسائم وتستعمل حسب تسلسل أرقامها ولا يجوز صرف أو إستعمال أي جلد وصول إلا بعد صرف أو إستعمال الجلود التي قبله.

على كل أمين صندوق أو من يناط به قبض الأموال يكون بعهدته أكثر من جلد وصول واحد أن يمسك السجل المقرر لذلك ويسجل فيه جلود الوصول والقسائم والرخص التي بعهدته.

تحفظ جلود ارومات الوصول والرخص والقسائم بعد الاستعمال لدى كل جهة في مكان أمين معد لهذه الغاية. تنظم كشوفات شهرية بجلود الوصول والرخص والقسائم المستعملة من الفروع وترسل بكتاب رسمي إلى مركز الدائرة لتقوم بتدقيقها ومطابقتها على السجلات الموجودة لديها.

على كل دائرة أن تقوم في نهاية كل سنة بحصر جلود الوصول والرخص والقسائم المستعملة وتنظيمها بكشوفات حسب تسلسل أرقامها والتوقيع على هذه الكشوفات من قبل رئيس الوحدة المالية وعلى مسؤوليته وترسل هذه الكشوفات إلى وزارة المالية بكتاب رسمي لتنزيلها عن عهدة الدائرة وإرسال نسخة منها إلى ديوان المحاسبة للرجوع إليها عند إجراء التدقيق.

أ) تحتفظ الدائرة بالمستندات والدفاتر والسجلات والنماذج المالية في مكان أمين وتنظم بشكل يسهل عملية الرجوع إليها عند الحاجة ولا يجوز إتلاف أي منها قبل إنقضاء المدة المذكورة تالياً مقابل كل نوع إلا بموافقة وزير المالية :

الحد الأدنى لحفظها:

1. سجلات رواتب الموظفين والمتقاعدين وملفاتهم 60 سنة.

2 . سجلات دافعي الضرائب والتحققات المالية 60 سنة.

3 . سجلات الأمانات والسلف 40 سنة.

4 . سجلات الأستاذ العام 50 سنة.

5. سجلات التأديات ودفاتر اليومية 20 سنة.

ب ) تحتفظ الدائرة بمستندات الصرف ووصولات المقبوضات والنماذج المالية لمدة (5) سنوات وتتلف بعد التأكد من عدم الحاجة إليها بموافقة الوزير المختص عن طريق لجنة تشكل لهذه الغاية.

الرصيد الدفترى اخر المدة = رصيد أول المدة + النفقات الشهرية + المصروف من التحاويل السابقة - التحاويل المعلقة الحالية + المعلقات البنكية ( حسب نوعها حيث احتمال تطرح) = الرصيد الدفتري آخر المدة