الفصل التاسع 
تدقيق دورة المشتريات والمدفوعات  
محتويات الفصل
أولاً: مفهوم دورة المشتريات والمدفوعات.
ثانياً: وظائف أو نشاطات دورة المشتريات والمدفوعات.
ثالثاً: المستندات والحسابات المتأثرة في دورة المشتريات والمدفوعات.
رابعاً: فحص الرقابة الداخلية واختباراتها وفقاً لأهداف دورة المشتريات والمدفوعات.
خامساً: اختبارات التدقيق الأساسية وجمع الأدلة وتقييمها لدورة دورة المشتريات والمدفوعات.

أولاً: مفهوم دورة المشتريات والمدفوعات  
تشمل دورة المشتريات الأنشطة المتعلقة بالحصول على السلع والخدمات والمدفوعات النقدية وتبدأ عادة الدائرة بإصدار أمر الشراء من الموظف المرخص له القيام بذلك حتى يتم توفير البضائع والخدمات التي تحتاج الشركة إليها وتنتهي بدفع مقابل هذه المنافع التي تم إستلامها .

ثانياً: وظائف أو نشاطات دورة المشتريات والمدفوعات.    
تتكون دورة المشتريات والمدفوعات من أربعة وظائف ونشاطات أساسية :
طلب الشراء : يتم طلب البضائع والخدمات من قبل شخص مرخص له القيام بذلك . وقد يتمثل في طلب شراء بعض المواد يقوم به رئيس العمال أو مشرف المخزن ، او في طلب بعض المستلزمات من الخارج لإصلاح بعض الآلات. 
1. وظيفة عملية الشراء ومعالجة أوامر الشراء :

يتوقف الشكل الفعلي للطلب والموافقة المطلوبة له على طبيعة البضائع والخدمات وسياسة الشركة وتبدأ بتحديد  قائمة الموردين المعتمدين للتعامل معهم . تجنباً لإضافة موردين وهميين ووجود تفويض بإعداد طلب الشراء من قبل جهات محددة فقط وأمر الشراء بناءً على طلب الشراء وتعطى صلاحية ذلك لدائرة المشتريات فقط وتعد هذه الأوامر بناءً على طلبات الشراء المقبولة ووفق سياسة المنشأة، ويتم اصدار أمر شراء يحتوي على وصف تفصيلي للبضائع المطلوبة بما فيها الكميات والأسعار واسم البائع وعنوانه ، وبعدة نسخ وترسل النسخ لكل من البائع وقسم الاستلام وقسم المحاسبة ويحتفظ بنسخة.
2 . إستلام البضائع والخدمات Receiving Goods and Services :
وهذا يشمل الاستلام والحفظ وإعادة البضائع التي لا تطابق المواصفات للبائع حيث يقوم موظف الاستلام باستلام البضاعة ومطابقة وصف البضاعة مع أمر الشراء (بدون الكميات) ويقوم بعدّها وفحصها للتأكد من سلامتها ثم بعد ذلك يعد تقرير الاستلام للبضاعة والذي يكون مرقماً ويؤيد حدوث عملية الشراء وإثبات الالتزام على المنشأة ، وتتم بعد ذلك عملية خروج البضاعة للدائرة التي طلبتها بمستند صرف بضاعة . 
3 . وظيفة تسجيل الالتزامات :
وتتم عملية التسجيل من واقع الفاتورة التي تستلم من البائع أو المورد وتتم بعد ذلك عملية المسائلة عن العمليات المسجلة ومتابعتها . 
4 . تسديد قيمة البضاعة المشتراة : 
ويتم ذلك بعد تحضير وإعداد كشف بحسابات الدائنين حسب تاريخ الاستحقاق وإعداد الشيكات للسداد حسب شروط السداد أو الاتفاق مع المورد.