لم يقتصر عمل حلقات الجودة على حل قضايا الجودة ومشكلاتها، بل تعداه إلى قضايا ومشكلات عديدة، فهي تبحث في كافة السبل التي تستهدف تطوير المنظمة وتقدمها باستمرار سواء كان ذلك متعلقاً بأساليب العمل وطرق العمل المتبعة أو المتعلقة بأي جوانب أخرى بالمنظمة، حتى ولو كانت من الأعمال البسيطة، والتي تصل إلى تحديد قائمة المأكولات والمشروبات التي يقدمها نادي أو استراحة المنظمة أو مطعم أو كافيتريا. معنى ذلك أن الغرض الرئيسي لحلقات الجودة هو اكتشاف المشكلات ومواجهتها واقتراح الحلول لها أياً كان موقعها بالمنظمة، وهذا يستتبع إكساب الأفراد مجموعة المهارات اللازمة للتعامل مع تلك المشكلات، ويوضح الشكل رقم (1) تصوراً للإطار العام لاهتمامات حلقات الجودة ومجالات تطبيقها .

شكل (1)

اهتمامات حلقات الجودة ومجالات تطبيقها

ويتضح من الشكل السابق أن مجالات اهتمامات حلقات الجودة تتركز بصفة أساسية على نواحي الجودة ،التكاليف، المواصفات الإنتاجية الجدولة.

وهذه القضايا الخمس الأساسية هي التي تشكل المحور المركزي لاهتمام حلقات الجودة، كما يوضح الشكل السابق أن مجالات التطبيق تشمل عدة جوانب هي المواد، والأفراد، والآلات، وطرق العمل.

المبادئ الأساسية لتطبيق حلقات الجودة

دور الحلقات لم يقتصر على مجرد حل مشاكل الجودة فقط كما سبق أن ذكرنا، ولذلك فبدون المعرفة والإدراك والوعي الكامل بالمبادئ الأساسية لها فإنه سيصبح من غير الممكن تنفيذها في أي مجال وفيما يلي المبادئ الأساسية لحلقات الجودة:

المشاركة التطوعية Voluntaries

يمثل مبدأ المشاركة التطوعية نقطة الارتكاز الأساسية لحلقات الجودة؛ حيث لا ينبغي إرغام شخص على المشاركة في حلقات الجودة، فقد لا يكون مهياً للمشاركة، أو قد ينظر إليها على أنها عامل تهديد بالنسبة لاحتياجاته من الأمن والسلام التنظيمي والنفسي، كما أن بعض العاملين يكونون - بطبيعتهم- غير اجتماعيين يعملون بمزيد من الفعالية بمفردهم؛ مما يوجب احترام رغبتهم في الامتناع عن المشاركة التطوعية، وإذا ما كان الانتساب إلى حلقة الجودة أمراً اختيارياً تطوعياً فإن الانسحاب أيضاً يكون كذلك؛ فحرية الانضمام تخلق لدى الفرد نوعاً من الالتزام تجاه هذه الحلقات مما يزيد في احتمال نجاحها في تحقيق الأهداف.

ملكية حلقة الجودة ownership:

نظراً لأن الأعضاء انضموا إلى حلقة الجودة اختيارياً، فنجد أن ذلك يولد لديهم شعورا قويا بضرورة الولاء والانتماء والالتزام الكامل تجاهها، وهذا بدوره يؤدى إلى شعورهم بملكية حلقة الجودة Leads To Feeling of Ownership وهذا الشعور يجب مساندته وتقويته وتنميته، حيث إن هذه الحلقات لن يكتب لها الدوام إلا إذا كان الشعور العام لأعضائها أنهم يمتلكونها. وتواجه هذا المبدأ بعض الصعوبات، حيث يتولد لدى كل من أعضاء الحلقة وبين الإدارة المسئولة عن النشاط الذي تعمل فيه الحلقة شعوراً بملكية نشاط الحلقة وقد تؤدى ثنائية الملكيةDuality of Ownership إلى الإضرار بها؛ خاصة عندما يحاول أعضاء الحلقة التأكيد على استقلاليتها في العمل وحل المشكلات؛ وبالتالي ملكيتها لنشاطها، وهذا يمثل تهديداً للإدارة التي تقع في نطاق اشرافها الحلقة، ومن ثم يقلل من التزامها وتأييدها لنشاط حلقات الجودة مما يخلق نوعاً من الصراع قد لا ينتهي إلا من خلال زيادة الوعي والتدريب وتحسين ثقافة المنظمة.

وعلى العكس من التخوف السابق هناك من يرى أن الشعور بثنائية الملكية من جانب كل من أعضاء الحلقة والإدارة لا يدعوا إلى التخوف، ولا يجعلنا ننظر إليه بعين القلق، بل يمكن اعتباره نقطة إيجابية Positive Strength لأنه يتسبب في وجود الالتزام المطلوب من كلا الطرفين بكل تقدير وكل احترام إذا ما توافر حد أدني من الثقافة المشتركة، كما أن الإدارة لها حق قبول أو رفض أي من المقترحات طالما كان لديها من المبررات ما يمكن إقناع حلقة الجودة بها، حيث يقصد بالملكية حرية التصرف واتخاذ القرارات؛ سواء أكانت لأعضاء الحلقة أم للإدارة المسؤولة عن النشاط الذي تكونت فيه، فالعاملون المنضمون اختيارياً يتولد لديهم الشعور بالالتزام تجاهها وفي نفس الوقت الشعور بملكيتها.

تبعية المشكلات Whose Problems

يقصد بها خصوصية المشكلات؛ حيث إن حلقات الجودة تتعامل مع مشكلاتها الخاصة بها فقط دون أن يتسع عملها ومجهودها لتناول مشكلات أخرى، وعلى ذلك يمكن القول أن لأعضاء الحلقة الحرية في اختيار الموضوعات أو المشكلات التي يرغبون في مناقشتها وتحليلها، شريطة أن ترتبط هذه الموضوعات بمشكلات الإنتاج والعمل داخل النطاق فقط، حيث إن ذلك يقضي على أسلوب إلقاء اللوم على الآخرين ويشجع تعاون الأعضاء لحل مشكلات عملهم الذاتية وتحقيق النجاح جماعياً.

طبيعة التعامل مع حلقات الجودة The Adulate Contract

من الأمور الهامة جداً الاعتراف المسبق أن أعضاء حلقات الجودة ليسوا صغاراً ولكنهم كبار وراشدون Adult ، لذلك يتعين أن يكون التعامل معهم باعتبارهم كباراً قد تعدوا سن الرشد، كما لا يحركهم ولا يحفزهم الإغراء الذي يستخدم كما لو كانوا أطفالاً، ولكن يتعين التعامل معهم على أساس علاقة الكبار بالكبار وفي ضوء المسئولية التضامنية المشتركة.

قاعدة بيانات لحل المشكلات Data Base To Solve Problems:

من المبادئ الأساسية لحلقات الجودة العمل على توفير قاعدة بيانات لاستخدامها في التعامل مع المشكلات فالحلول التي تقدمها حلقات الجودة يتعين أن تكون مبنية على حقائق أكثر من اعتمادها على آراء Facts Rather Than Opinions Based - on ، مما يتيح للأفراد فرصة أكبر لكسب الثقة والمصداقية وتدعيمها، من خلال الاعتماد على المعلومات والحقائق لا على وجهات النظر والخبرات فقط في الحلول المقترحة.

التوقيت الحقيقي للنتائج المتوقعة Realistic Time Perspective:

توجد علاقة ارتباط مباشرة بين المستوى التنظيمي للوظائف وبين الوقت اللازم للانتهاء من واجبات الوظيفة، لذلك فإن تحديد التوقيتات الحقيقية للنتائج المتوقعة، يمثل جانباً أساسياً في الحياة العملية المهنية وفاعلية الحلقات ولحلقات الجودة أن تساعد في تلك العمليات، ففي بداية عملها يكون أعضاء الحلقة عادة متلهفين Impatient ويبذلون مزيداً من الجهد ويستغرقون مزيداً من الوقت، ويجب الاعتراف أن كل شيء يستلزم ،وقتاً، وكلما تضخمت المشكلة وتعددت المتغيرات المتعلقة بها والمؤثرة عليها فمن الطبيعي أنها تستغرق وقتاً؛ حيث إن تحليلها والسير في مراحلها وبيان مسببات المشكلة والتوصل إلى الحل الأمثل يستغرق كل هذا الوقت.

المكسب لكل الأطراف Win / Win

تمثل استراتيجية المكسب لكل الأطراف قلب فلسفة حلقات الجودة، والبعد عن مفهوم الصراع غير المنتج والاتجاه نحو مفهوم المشاركة والزمالة، وهذا يتطلب أن يسعى كل فرد بطريقة تبتعد عن التدخل في كل قرار يتم اتخاذه؛ حيث إن النتيجة الحتمية لمثل تلك التدخلات هي الفوضى في العمل والعلاقات والصراع. أما مفهوم المشاركة والزمالة فهي شيء آخر. من خلال مساهمة الأفراد في صنع القرارات وحل مشكلات العمل بحلول موضوعية لا تتسبب في وجود مواجهة أوصراع أوتعارض أو تناقض، ومن ثم تكون المحصلة النهائية لهذه الاستراتيجية هي المكسب للجميع، حيث ترتكز حلقات الجودة على مبدأ التنافس لنجاح الجميع، وتغيير نمط المنافسة غير المنتجة بين الأفراد والأقسام والإدارات ومختلف الوحدات التنظيمية إلى منافسة تعاونية بهدف النجاح للجميع .

أسلوب عمل حلقات الجودة

يعتبر الهدف من حلقات الجودة هو تحديد ومعالجة المشكلة باعتبارها آلية لحل المشكلات ولتحقيق هذا الهدف بكفاءة وفعالية يتعين أن تسير الحلقة على خطوط متسلسلة متتالية مستخدمة في ذلك حزمة إرشادات حل المشكلات كإطار للعمل، مما يؤدى إلى انسياب العملية بسلاسة ويساعد على انتظام مجريات العمل في اجتماعات الحلقة .

ويصور الشكل التالي رقم (2) تصوراً مسبقاً للخطوات المتسلسلة لحل المشكلات، ويوضح - أيضاً - مقدار الدعم الذي توليه الإدارة لهذه الحلقات والذي يتمثل في تقديم الدعم الفني والتدريب المناسب والمكافآت التشجيعية لأعضاء الحلقات .