أساليب ممارسة أنشطة العلاقات العامة- 5- التنسيق  

تعد وظيفة (التنسيق) من العناصر المهمة في العلاقات العامة حيث يتم التنسيق بين إدارة العلاقات العامة والإدارات الأخرى داخل المؤسسة ولا بد من التنسيق المستمر مع هيأة المجتمع المحلي والهيأة التي تماثلها والمراكز الإعلامية التي تقوم بعملية التنسيق ، كذلك تامين الاتصال الإعلامي اللازم مع الهيئات والمؤسسات الإعلامية لنقل صورة المؤسسة وانشطتها المختلفة ووظيفتها في خدمة المجتمع (1).

ويعرف (التنسيق) بأنه الجهد الذي يرمى إلى تعاون مختلف أجزاء الإدارة وعدم تضاربها في سبيل تحقيق الهدف المشترك)(2).

وتتضمن وظيفة (التنسيق) (3).

أ- ربط خطة العلاقات العامة ، مع خطط الإدارات الأخرى في إطار الخدمة الشاملة للمنظمة.

ب- تصميم الهيكل التنظيمي للعلاقات العامة بما يتفق مع موقع العلاقات العامة.

ج- تنسيق أنشطة العلاقات العامة مع الأنشطة الأخرى للمؤسسة، وبما يمنع التداخل أو التقاطع بينهما.

د- تنسيق برامج العلاقات في إطار البرامج الأخرى للمؤسسة ومتابعتها ومراقبتها.

هـ- تقديم الخدمات لإدارات المؤسسات الأخرى ومساعدتهما على أداء وظيفتها المنوطة بها.

دور التنسيق خلال الأزمات

ان التنسيق عنصر مهم قبل حدوث الأزمة، وفي إثناء حدوثها وبعد حدوثها، ويمكن توضيح ذلك كما يلي: (4)

أ- قبل حدوث الأزمة: و يشمل مرحلة الاستعداد وتجهيز القوات، وحصر الإمكانيات وإعداد الخطط اللازمة، ومحاضر التنسيق بين الجهات ذات العلاقة بها، ومعرفة الأدوار والمهمات والتدريس وإجراء التمارين والتجارب الوهمية، وتقويم التهديدات والمخاطر المحتملة والتعرف أيضا إلى شواهد الأزمة وجمع المعلومات أيضا وتبادلها وتجهيز وسائل الاتصال.

ب- في إثناء حدوث الأزمة: ويتم ذلك عن طريق التنفيذ والتفعيل للخطط وإبراز دور القيادة وفتح مركز لإدارة الأزمة، وتوزيع القوات وتطبيق الأساليب العلمية الحديثة في مواجهة الأزمة، وتوحيد الجهود.

ج- بعد انتهاء الأزمة وذلك بتقويم السيناريوهات وتعديلها بما يناسب الوضع الراهن، وتقويم الخطط الموضوعة ومعالجة السلبيات التي ظهرت والأخذ بالإيجابيات وتطويرها، ومن ثم الاستفادة من الدروس، ولذلك لابد من التنسيق بين الأجهزة الأمنية والأجهزة المعنية الأخرى في حالات الطوارئ والأزمات المفاجئة، وينبغي اخذ التنسيق بين الأجهزة ذات العلاقة بها سواء أكانت نوعية أم تخصصية، وبين مركز الأزمات عن طريق قنوات اتصال واليات تعاون في إطار خطة المواجهة، وأخذها بالحسبان في إدارة الأزمة.

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

1- عبد الرزاق الدليمي، العلاقات العامة في التطبيق، مصدر سبق ذكره، ص44.

2- علي جبار الشمري العلاقات العامة رؤية سرنديبية، مصدر سبق ذكره، ص35.

3- علي عجوة - الأسس العلمية للعلاقات العامة، مصدر سبق ذكره، ص41.

4- سالم عبد الله علوان الحبسي، أدارة الأزمات الأمنية، مصدر سبق ذكره، ص104.