أولاً: حركة النقدية في الصناديق الفرعية : 

1- حركة المقبوضات :   

تستلم الصناديق الفرعية النقدية من قسم الصندوق الرئيسي ، وتسمى بالعهدة اليومية التي يستلمتها أمين الصندوق الفرعي قبل بداية عمله اليومي من المصرف، و يمسك أمين صندوق المقبوضات يومية مساعدة تسمي بيومية النقدية الواردة ، تثبت فيها جميع عناصر النقدية المستلمة، وفي نهاية اليوم يقوم أمين الصندوق بمطابقة رصيد النقدية في نهاية اليوم مع مجموع يومية النقدية الواردة ، وذلك وفق المعادلة التالية :

رصيد نهاية اليوم - العهدة المسلمة في أول اليوم + مجموع يومية النقدية الواردة.

أما الدورة المستندية للمقبوضات فهي كالآتي :    

أ ـ يتسلم أمين صندوق المقبوضات إشعاراً بالفيض من القسم المختص من أصل ونسختين حيث يقوم باستلام النقدية المثبتة في الأسعار من العميل، ويختم الإشعار ونسختيه بختم الوارد (القبض) ويوقع عليه بما يفيد استلام النقدية .

ويسلم العميل الأصل، ويثيت المبلغ في يومية النقدية الواردة .

ب - يرسل النسخة الأولى من إشعار القبض إلى القسم المختص الذي أنشأ الإشعار والذي يقوم بدوره بقيد المبلغ في صفحة العميل بدفتر حسابات العملاء .

ج- ترسل النسخة الثانية من إشعار القبض إلى قسم الصندوق، حيث يتم تسجيل المبلغ في الجانب المدين من دفتر يومية الصندوق، بالقيد الأتي: 

من ح / الصندوق

                        إلى مذكورين

                         ح / الحسابات الجارية للعملاء

                         ح / الودائع لأجل 

                         ح / قروض وسلف بضمانات

                         ح / اتأمينات كفالات مصرفية 

وفي نهاية اليوم تتم مطابقة مجموع يومية النقدية الواردة التي يرسلها أمين صندوق الوارد مع مجموع عمليات القبض بدفتر يومية الصندوق بقسم الصندوق. بعد ذلك يقوم أمين صندوق الوارد بإيداع حصيلة النقدية المقبوضة لذلك اليوم في الصندوق الرئيسي .

2- حركة المدفوعات :    

ينقذ أمين المدفوعات (الصادر) أوامر الدفع الواردة إشعاراتها من أقسام المصرف المختلفة، ويمسك يومية مساعدة تسمى بيومية النقدية الصادرة، تثبت فيها جميع عناصر النقدية الصادرة. وفي نهاية اليوم يقوم أمين الصندوق بمطابقة رصيد النقدية في نهاية اليوم مع مجموع يومية النقدية الصادرة ، وفق المعادلة التالية :

رصيد النقدية في نهاية اليوم = العهدة المسلمة في اليوم ــ مجموع يومية النقدية الصادرة 

ويقارن الرصيد النقدي في نهاية اليوم بالموجود الفعلي من النقدية في صندوق المدفوعات (الصادر) وذلك بالعد الفعلي للنقود، ثم يقوم بتوريدها إلى قسم الصندوق الرئيسي، حيث يوقع رئيس قسم الصندوق على كشف الاستلام ، وبذلك يخلي أمين الصندوق الفرعي عهدته من النقدية لذلك اليوم .    

أما الدورة المستندية للمدفوعات فهي كالآتي : 

أ- يتسلم أمين الصندوق الخاص بالمدفوعات (الصادر) إشعاراً بالصرف مع المستندات الخاصة به من الأقسام المختلفة بالمصرف من أصل ونسختين، حيث ينادي على العميل المستفيد بعد التأكد من مطابقة المستندات مع المبلغ المطلوب دفعه، ويدعو العميل إلى التوقيع على ظهر الإشعار بما يفيد استلامه للمبلغ، ثم يسلمه النسخة الثانية مع المبلغ المدفوع. ثم يختم على ظهر المستند الأصلي (الإشعار) بما يفيد عملية الدفع.

ب - يثبت قيمة المبلغ المدفوع في يومية النقدية الصادرة مع ذكر رقم إشعار الصرف و أية بيانات أخرى مفيدة .

ج - ترسل النسخة الأولى من الإشعار إلى القسم المختص الذي يقوم بدوره بقيد المبلغ في الجانب المدين من صفحة العميل بدفتر حسابات العملاء.

د- يرسل أصل الإشعار إلى قسم الصندوق، حيث يتم تسجيل المبلغ المدفوع في الجانب الدائن من دفتر يومية الصندوق. بالقيد الأتي:

من مذكورين

XXX   ح / الحسابات الجارية العملاء

  Xxx ح/ الودائع لأجل

  Xxx ح / ودائع التوفير

                                           xxx إلى ح/ الصندوق 

وفي نهاية اليوم تتم مطابقة مجموع يومية النقدية الصادرة لدى أمين صندوق المدفوعات مع مجموع عمليات الدفع بدفتر يومية الصندوق يقسم الصندوق.

وفي قسم الصندوق الرئيسي يتم التحقق من النقدية في نهاية اليوم عن طريق المعادلة التالية:

Xxxx   رصيد النقدية الفعلي في بداية اليوم.

xxxx + مجموع النقدية المستلمة خلال اليوم (يومية النقدية الواردة)

 xxx المجموع 

(xxx) ــ مجموع النقدية المنصرفة خلال اليوم (يومية النقدية الصادرة)

 xxx  الرصيد الدفتري

ويتم التحقق و المطابقة بين الرصيد الدفتري بدفتر يومية الصندوق بقسم الصندوق الفرعي مع الموجود الفعلي بالصندوق الرئيسي من النقود، وفي الإجراءات التالية :

ـ يقوم رئيس قسم الصندوق بجرد النقدية الموجودة في الصندوق عن طريق العد الفعلي لها، ويعمل بها محضراً يوقع عليه الرئيس.   

ـ تتم مطابقة الرصيد الفعلي مع النقود مع الرصيد الدفتري الذي أمكن الوصول إليه وفق المعادلة السابقة.       

ـ يتولى قسم المراجعة أو التدقيق الداخلي بمراجعة ما جاء بدفتري يومية النقدية الصادرة والواردة مراجعة مستندية، للوقوف على صحة الرصيد الفعلي بالصندوق، وبالاستعانة برصيد النقدية الفعلي في بداية اليوم يتم عمل کشف ملخص بحركة النقدية لذلك اليوم.    

ثانياً: المستندات والسجلات بقسم الصندوق :   

يستخدم قسم الصندوق عدداً من المستندات والكشوفات والسجلات التي تساعده في أداء دوره ونشاطاته، ومن أهم هذه المستندات :  

ــ مستندات إخراج وإدخال النقدية من وإلى الصندوق الرئيسي، وبينها وبين الصناديق الفرعية في المصرف.

ــ إشعارات القيد المدينة والدائنة.

ــ الشيكات المقدمة للصرف من قبل العملاء.

ــ قسائم القبض والدفع

ــ مستندات الصرف و إيصالات دفع النقدية.

ــ كشف حركة النقد الوارد و الصادر (المقبوضات والمدفوعات)

ــ سجل مخزون النقد المحلي والأجنبي.

ــ كشف حركة الصندوق الرئيسي.

ــ أية مستندات أخرى يتم تداولها بين العملاء والمصرف .