يقول سانديب جوناركر بشأن الخطوات التي يستحسن إتباعها خلال إنشاء رسالة إلكترونية بعرض المقابلة الصحفية:

- تذكر دوماً تقديم نفسك وجهة عملك ونسبة انتشارها وأهميتها في مجتمعك.

- اشرح قصتك الصحفية أو مشروعك الصحفي إلى الحد الذي يدفع مصدرك للمشاركة فيها.

- أذكر بوضوح كيفية علمك باسم هذا المصدر (إذا ما ذكره لك شخص ما ..الخ).

- أخبرهم عن ما يمكن أن تضيف تعليقاتهم إلى القصة من وجهة نظرك.

- قدم رقم الهاتف، واذكر الموقع الجغرافي وأي معلومات للاتصال بك.

- اعرض إتمام اللقاء عن طريق الهاتف بدل البريد الإلكتروني.

- كما هو حالك مع الأشخاص الذين يتصلون بك عن طريق البريد الإلكتروني فالمصدر غير واثق من شخصيتك ولذلك لابد أن تعطي الناس الفرصة والوقت الكاف للتعرف على هويتك.

- قدم روابط إلكترونية لمقالاتك السابقة لتوضيح تغطيتك للمواضيع بشكل عادل في الماضي.

- أكد بأنك أمام موعد محدد لإنجاز العمل (وكن صريحاً بخصوص الوقت الذي تحتاج فيه إلى الردود).

- هذا ليس بريداً لزميل أو صديق أو أحد أفراد العائلة ولذلك استخدم كلمات واضحة ورصينة وجمل مكتملة بلا اختصارات أو اخطاء إملائية ونحوية.

- لا ترسل الأسئلة في الملحقات من خلال برنامج (مايكروسوفت وورد) أو خلافه لأن الناس لا تشعر بالارتياح تجاه الملفات الملحقة برسائل من الغرباء خوفاً من الفيروسات والديدان الإلكترونية.

عند إرسال البريد المتضمن للأسئلة:

- سواء كنت بصدد إتمام لقاء مباشر أو هاتفي أو إلكتروني، قم بعمل بحث دقيق لخلفية الموضوع من أجل إعداد الأسئلة.

- أرسل الأسئلة لثلاثة مصادر على الأقل ذات خلفية متشابهة على أمل أن يرد أحدهم بسرعة (لا تشركهم في الإرسال بل أرسل كل بريد على حدة).

- حافظ على وضوح الأسئلة وقصرها ومباشرتها واعرض فكرة واحدة في السؤال الواحد.

- ابداً بسؤالين عامين فقط لأن لا أحد يرغب بطباعة ردود طويلة وعامة.

- ثم انتقل إلى الأسئلة المحددة والموجهة، ليس أكثر من أربع أو خمس أسئلة حتى لا تغرق المصدر بالطلبات التي تدفعه إلى التوجه الى زر الحذف.

- اسأل أسئلة ذات الإجابة ب نعم أو "لا للتأكيد على حقائق أو تصريحات.

- أطلب وثائق أو دراسات أو صور ذات علاقة بقصتك فالمصادر يمكنها تزويدك بها بسهولة.

- أطلب أسماء مصادر أخرى يمكن أن تكون ذات صلة بقصتك.

بعدما ترسل تلك الأسئلة ما الذي يفترض عمله خلال انتظارك وكم من الوقت تنتظر فيه الإجابة ؟

هكذا يسأل جوناركر ويجيب:

- إن كانت الأسئلة حول سبق صحفي فاتصل بمصادرك بعد ساعة أو ساعتين أو ريما ابكر بالاعتماد على آخر موعد لإنجاز عملك.

- إذا كانت تتعلق بمادة متميزة فأعطهم ٤٨ ساعة على الأقل قبل إرسال نفس الطلب إلى نفس الشخص.

- استمر في البحث عن مصادر حسنة السمعة ومحترمة يمكنك أن تسألها تفس الأسئلة.

- فكرفي جميع الأسئلة التي ربما نسيتها.

لقد وصلت الإجابات ٠. ماذا بعد ؟

- لا ترسل رسالة الشكر بعد.

- اقراً الإجابات بعناية، ووازنها بما انجزته من التقرير بعدما أرسلت الإيميل، هل هناك ثغرات يجب سدها ؟ هل كانت الإجابات واضحة ؟ هل أنت بحاجة الى توضيح ؟

- الآن أرسل الرسالة التي تبداً بـ"عزيزي / عزيزتي. فلان/ ه ، شكرا لإمضائك الوقت في... وأقدر تفضلك بتوضيح بعض النقاط لأني أريد التأكد من فهمي.

- أطلب التوضيح واسأل بلطف عن الأسئلة التي بقيت دون إجابة ومرر بعض الأسئلة اللاحقة والأسئلة الجديدة التي قمت بصياغتها خلال انتظارك.

كيفية الاغلاق:

- الآن حان وقت رسالة الشكر.

- أخبر المصدر بأنك سترسل رابط أو صورة المقال عند توفرهما، ثم اضبط المنبه ليذكرك بهذا الوعد.

- قم ببناء ثقة المصادر فيك من خلال استخدام إجاباتهم بإنصاف وبدون تغيير لسياق الكلام.