أسباب ودواعي استخدام الميكنة في إدارة الموارد البشرية:

1- الحاسب الآلي وسيلة سريعة ودقيقة في رصد المعلومات وتقديمها للمسئولين لمساعدتهم في اتخاذ القرارات.

2- نظام ميكنة المعلومات واستخدامها يحقق لها الوفرة في التكاليف, والسرعة في الوقت, والاختصار في الجهد .

3- إن ميكنة إدارة الموارد البشرية سيساند المنظمة في اتخاذ العديد من القرارات ليس في نشاط الموارد البشرية فحسب, بل في القطاعات الأخرى من العمل كقطاعات التسويق, والتمويل, والإنتاج, والبحوث والتطوير .

4- إن المنظمات اليوم قد سارت خطوات سريعة ومتلاحقة في تطوير أعمالها الإنتاجية والتسويقية وقد تسارعت عملية ميكنة إدارة الموارد البشرية في المنظمات .

التحول إلى ميكنة إدارة الموارد البشرية :  التحول إلى نظام الميكنة ليس عملا سهلا بالنسبة للمنظمات إذ إن هذا يتطلب الكثير من الجهد والوقت والتكلفة والصبر والخبرة وتأييد الإدارة العليا فوق ذلك, وتحتاج عملية التحول إلى دراسة مكثفة عن المسئولين وربما من الجهات الاستشارية الخارجية.

وإجمالا يمكن تحديد مراحل الانتقال من النظام اليدوي إلى النظام الآلي على النحو الموضح في الجدول التالي :

النتائج المتوقعة من ميكنة إدارة الموارد البشرية :

- التحديد الواضح لأهداف نظم معلومات الموارد البشرية.

- تخفيض حجم المساحات المخصصة لحفظ ملفات وسجلات الأفراد.

- ربط نشاطات الموارد البشرية بوظائف التخطيط الاستراتيجي في كامل المنظمة.

- تقديم المعلومات التي تساعد في حل المشكلات بسرعة وفاعلية.

- تقديم معلومات مفيدة تساعد في تخطيط النمو والمسار الوظيفي  للموظفين.

- تنفيذ برامج التدريب استنادا على دراسات تحليليه موسعة على الاحتياجات الفعلية في جميع وحدات المنظمة.

- تحسين وسائل الاتصال بين الإدارات التنفيذية والاستشارية.