الأسباب المانعة والمعيقة لعملية الاتصال والتي تمنع وصولها بوضوح، كثيرة، وتنشأ إذا غابت مقوماته أو قلت عما يجب أن تكون ونذكر منها الآتية:

1- الاختلاف في المستوى والإدراك بين المرسل والمستقبل:

وهذا الاختلاف يرجع إلى مستويات الثقافة، والمعرفة والإدراك والخبرة، الأمر الذي يؤدي إلى  اختلاف في الاطار المرجعي بين المرسل والمستقبل. أي أنه من الممكن أن تتباين طريقة المرسل وأسلوبه، مع ما يجب أن يكون عليه حال المستقبل. مما يؤدي إلى عجز المشارك في الاتصال (المستقبل) عن تحليل وفهم رموز الرسالة ومضمونها والأفكار التي ترد فيها بصورة مناسبة ومقبولة. بمعنى آخر من الممكن أن تكون الرسالة التي تأتي من المرسل واحدة ولكن يفهمها المستقبلين كل واحد بإدراكه الخاص، الذي يختلف عن الآخرين، مما يؤدي إلى عدم تأثير الرسالة بالشكل المطلوب عنه عدد من المستقبلين نظراً لاختلاف خبراتهم السابقة. وهذا يؤدي إلى  تباين في عمليتي الترميز وفك الرموز، وهذا يعتبر من أهم العناصر التي تؤدي إلى  انهيار الاتصالات. لذا فانه عندما تختلف عمليتا الترميز (الصياغة) وفك الرموز(الفهم) تميل الاتصالات إلى الفشل.

‏وكلما زادت المساحة المشتركة بين خبرة الأطراف المشتركة أدى ذلك إلى أن تكون الاتصالات أكثر سهولة وفاعلية. وإذا لم توجد هذه الخبرة فمعنى ذلك أن تصبح الاتصالات مستحيلة، أو قابلة للتحريف وهذا يعني أن كل واحد من طرفي الاتصال يقوم بالترميز وفك الرموز في إطار خبراته هو فقط.

‏ونتيجة لذلك فإن التحريفDistortion غالبا ما يحدث بسبب اختلاف أطر الدلالة. وهذا لا يعني أن أيا من الطرفين مخطئ أو مصيب. ولكنه يعني أن  الأفراد في أي موقف سيختارون من خبراتهم السابقة الجزء الذي له صلة بالموقف الحاضر، والذي يفيدهم في الوصول إلى  استنتاجات وأحكام. وأي اختلاف بين الصياغة والفهم سيخلق حاجزاً يحول دون الاتصالات الفعالة.

2- مشاكل الدلالات اللفظية: semantic priblems :

‏في عملية الاتصال نقوم بنقل البيانات وذلك على شكل كلمات التي تعتبر الرموز المشتركة. وقد تنشأ المشكلة عندما تعطي الكلمات معان مختلفة للأفراد المختلفين، بحيث يفهمها بصورة مختلفة عما يفهمها غيرهم، أو تكون الصياغة معقدة بحيث لا تكون المعاني واضحة من الوهلة الأولى أو أنها من الممكن أن تفهم بصورة تختلف عن المقصود منها، لذلك يجب أن نكون حذرين في العناية بالرسائل وبكيفية صياغتها أو عند إلقائها. بالإضافة إلى ذلك من الممكن أن يوجد اختلاف في القيم والعادات والتقاليد بين المرسل والمستقبل، كما هو الحال في الاتصالات الخارجية. ولكي نتغلب على مثل هذا الوضع يجب على المرسل أن يتعرف على عادات وتقاليد المستقبل حتى لا يحدث سوء تفاهم غير مقصود بينهما، وحتى لا تعطل عملية الاتصالات بين  الأفراد والجماعات المختلفة التي تستخدم الكلمات بشكل مختلف.

3- الانشغال الفكري وعدم الانتباه :

‏لكي نقوم بتحقيق عملية الاتصال بصورة فعالة وجيدة يجب على المشارك في هذا الاتصال أن يعطي كل اهتمامه وانتباهه للرسالة التي ترسل إليه من المرسل. أي أن الانشغال الفكري وعدم التركيز الكافي يعطي انطباع أن المشارك لا توجد لديه الرغبة في التفاعل مع الرسالة، ومثل هذا الجانب يحدث للأسباب الآتية:

‏أ- الصراع بين المنبهات والاهتمامات: عدم قدرة الشخص على التركيز والاستيعاب بسبب الاهتمام بأكثر من موضوع في الوقت نفسه ، حيث يؤدي هذا إلى ظهور الصراع بين المنبهات وعملية الاهتمامات لكل موضوع.

ب- الضغوط الخارجية: هذا النوع من الضغوط كثير جدا ويلعب دورا مهما في عملية فهم الاتصال بين الأطراف المختلفة، مثل التشويش، والضوضاء وجميع العوامل الآتية من الخارج وتسبب عدم الانتباه والفهم للرسالة.

‏ج- الضغوط الداخلية: وهذا النوع من الضغوط كثيرة وله أهمية كبيرة في تحديد مدى فهم وانتباه المستقبل للرسالة وهو القلق والتوتر والتقلبات النفسية والمزاجية والجوانب الصحية.

4- تباين الصفات بين المرسل والمستقبل :

‏من الممكن أن يكون المرسل مسؤولا متكبراً وظالماً، ويكون المستقبل بعيدا عن صفات الخنوع والقبول وتسيطر عليه صفة السيطرة هو الآخر، مما يؤدي إلى انقطاع الاتصال بينهما. ومن الممكن أن يستعمل المرسل مصطلحات فنية علمية التي لا يفهما المستقبل، مما يؤدي إلى  انعزال ونفور بين الطرفين أيضا في الحالات التي يوجد فيها فارق كبير بين المرسل والمستقبل في المكانة أو الدرجة، هذا يعني أن الاتصال من اسفل إلى أعلى قد ينقطع بسبب الخوف والرهبة من صاحب الدرجة أو المكانة العالية، ومن الممكن أن يسوء الاتصال بسبب عدم نقل جميع المعلومات أي المسؤولين أو بسبب تظاهر المستقبلين بفهم التعليمات الصادرة إليهم خشية النقد والحرج.

5- الافتراض والأفكار المسبقة :

‏يأتي هذا كنتيجة مباشرة لما يفترضه المرسل مسبقاً بأن المستقبل يستطيع أن يستوعب الرسالة، أي أنه لا ‏توجد حاجة للتفصيل الكافي لبعض الجوانب الهامة التي تذكر في الرسالة، أيضا لا يقدم أي نوع من الأدلة المهمة والضرورية لتوضيح ما يهدف إليه ويقصده.

6- ضغوط الوقت :

يعتبر هذا الضغط حاجزاً هاما للاتصالات، فمثلا من المشاكل الواضحة لدى المديرين انهم لا يملكون الوقت الكافي للاتصال المتكرر مع كل مرؤوس من المرؤوسين.

‏ومن الممكن أن يؤدي هذا الضغط إلى حدوث مشاكل اكثر خطورة من مجرد عدم الاتصال المتكرر بكل الناس، وعملية التخطي أو تقصير الدائرة المحددة في نظام الاتصال الرسمي يعتبر من مظاهر الفشل التي ينتج في معظم الأحيان عن ضغط الوقت. وهذا يعني أنه من الممكن ترك شخص خارج قناة الاتصال والذي كان من المفروض أن تشمله.

7- سوء التنظيم :

التنظيم الرسمي الذي لا يقوم على أساس صحيح وسليم، من الطبيعي أن تكون فيه خطوط الاتصال معقدة أو غير واضحة. أضف إلى ذلك بعد المسافة بين المرسل والمستقبل أو توسيط أشخاص يمثلون مراكز اتصال بين الطرفين أو زيادة في المستويات الإدارية عما ينبغي، كل هذا يؤدي إلى زيادة احتمال التغيير أو التحريف في المعلومات بسبب مرور وقت بين إرسالها واستقبالها، أو إمكانية تحويل شكل الرسالة وطبعتها بسبب عبورها في مراكز كثيرة ومختلفة.

8- عملية العرض المختل للرسالة :

عندما نقوم بتقديم موضوع ومضمون الرسالة بشكل غير منظم أو منطقي عن طريق استعمال المصطلحات غير الدقيقة، بالإضافة لكون اللغة صعبة، هذا يؤدي إلى تشويش المستقبل وعدم فهمه للرسالة الفهم المطلوب والمقصود، لذا نقول إن الرسالة يجب أن تكون منظمة ومتسلسلة ومرتبة الافكار، واللغة المستعملة فيها سهلة وغير معقدة.

9- كثرة المعلومات أو قلتها :

المبلغة في عدد وكمية الرسائل الصاعدة دون أن يكون لذلك سبب، يؤدي إلى تعطل عمل المسؤولين ويجعلهم يفقدون الاهتمام بها، كما أن احتواء الرسالة الواحدة على معلومات كثيرة من الممكن أن يؤدي إلى إرباك المستقبل ويعوقه عن فهمها واستيعابها، والإسهاب في الرسالة يؤدي إلى الملل عند المستقبل فينقطع الاتصال به، من جهة ثانية نقص المعلومات يؤدي إلى  إضعاف فاعلية الرسالة ويجعلها غير متكاملة أيضا زيادة عدد مرات الاتصال يكون بمثابة عبء على المرسل ويرهق المستقبل.

10- الإنصات الانتقائي selective listening :

يعتبر أحد أشكال الإدراك الانتقائي والذي بواسطته نميل إلى تفسير المعلومات الجديدة بصورة التي لا تتعارض مع ما نعتقده . أما الجوانب والأشياء التي لا تتفق مع ما نفكر به بصورة مستقرة فنحن نحاول تجاهلها أو نحرفها، وذلك كي تتفق مع وضع المعرفة المستقرة عندنا. بمعنى آخر إذا سمعنا ما نريد أن نسمع فقط فلن نصاب بخيبة أمل.

11- تحميل الاتصالات communication overload :

من الوظائف الهامة التي يؤديها ويقوم بها المدير في أي مؤسسة تتعامل وتتفاعل مع الجماهير، اتخاذ القرارات ولكي تكون القرارات فعالة يجب أن توجد بيانات، لأنها توجد علاقة متبادلة بين كمية ودقة البيانات المتاحة من ناحية، ودقة القرارات من ناحية أخرى.

بالإضافة إلى المعوقات المذكورة توجد معوقات أخرى مثل الحكم الشخصي للمستقبل سواء كان هذا يتعلق بنظرته إلى المصدر أو إلى الرسالة أو إلى قيمة عملية الاتصالات في مجموعها وكذلك وجود لغة خامسة بكل جماعة من الجماعات.

12- العوائق النفسية :

وهي تتمثل في نقص الاستعداد النفسي عند المستقبل للقيام في استقبال الرسالة، مثل أن يكون المستقبل متسرع فيقوم برفض الرسالة دون أن يفكر، أو أن يكون متعصب فيرفض أن يتلقى الرسالة وأن يتلقاها فيكون ذلك لون رغبة ويقوم بإيجاد الأعذار لذلك.

كذلك الأمر بالنسبة للمرسل إذا كان متسرع في أوامره أو رسائله فإنه يؤدي إلى احتمال وقوعه في الخطأ. أيضا إذا كان معجبا بنفسه ويحتقر الغير، هذا يعني أنه يسفه آراء وردود أفعال المستقبل. وفي مثل هذه الحالات يكون الاتصال من جانب واحد ولهذا فانه ينقطع قبل أن يصل إلى المستقبل.

13- إغلاق قنوات ووسائل الاتصال :

أي عدم إتاحة الفرصة للمشارك في الاتصال ومنعه من إبداء رأيه في المواضيع التي تقدم إليه، بالإضافة إلى منعه من مناقشة المرسل (إذا كان نوع الاتصال يسمح بذلك أي أن الاتصال في اتجاهين وليس في اتجاه واحد) بصورة متساوية لذا نستطيع أن نقول إن الفشل في إقامة علاقات اتصال ناجحة سببه عدم فتح سبل ووسائل الاتصال بين جميع الأطراف المشاركة في العملية الاتصالية.

والمعوقات في الاتصال أو التشويش في أبسط أشكاله هو أي شيء يؤدي إلى تعطيل وإعاقة عملية الاتصال، ويمنع وصول الرسالة من المصدر إلى المستقبل.

ومعوقات الاتصال يمكن النظر إليها من اتجاهين: معوقات خارجية ومعوقات داخلية كما ذكرنا من قبل بصورة موجزة التي نشرحها الآن بصورة مفصلة.

والمعوقات الخارجية يقصد بها أي تدخل يأتي من الخارج يطرأ على إرسال الرسالة من مصدر المعلومات، المرسل الذي يقوم بالاتصال إلى الهدف الذي نريد أن تصل إليه الرسالة، أي المستقبل مثل تدخل فرد معين في محادثة بين اثنين دون أن يكون لتدخله مكان مثل هذا يؤدي إلى قطع المحادثة أو تغير مجراها وموضوعها أو خلال عملية الإرسال. يمر قطار أو طائرة بجانب أو فوق مكان الاتصال أو الإرسال أو في حالة مشاهدة التلفاز يدق جرس الباب ويظهر شخص يجبر المشاهد أو صاحب البيت على الانصراف عن متابعة ما كان يقوم به من قبل أو مثلما يحدث في عملية الاتصال الجماهيري حيث يحدث التشويش على مصدر الإرسال بصورة مقصودة.

ومن الممكن أن يكون التشويش مصدره المرسل حيث يتحدث بصورة سريعة عندما يقوم بالاتصال، وربما تكون اللغة التي يستعملها غير سليمة، ويعاني من عيوب النطق ولفظه للحروف غير صحيح، ومن الممكن أن يكون معوق الاتصال موجود في الوسيلة المستعملة مثل توقف الإرسال بسبب انقطع التيار الكهربائي أو وجود معوقات جوية طبيعية، أو من الممكن أن يكون مصدر إعاقة الاتصال في المستقبل، حيث من الممكن أن يكون ضعيف السمع أو لا يسمع. أو محاولة استعمال الإشارات مع شخص كفيف أو من الممكن أن يكون المعوق في الرسالة وصياغتها بصورة غير مفهومه. أو أن تكون مكتوبة بصورة يصعب منها قراءتها.

‏المعوقات الداخلية تلعب دوراً كبيراً في إعاقة عملية الاتصال فهي توجد في العملية نفسها في إحدى عناصرها، أو في جميع العناصر مثل التشويش الذي يؤدي إلى عدم الفهم بين المرسل والمستقبل، أو صياغة الرسالة في لغة لا يستطيع فهمها الطرفان بسبب عدم وجود الخبرة المشتركة بينهما. فكلما كان المرسل والمستقبل يتفاهمان في إطار دلالي واحد، كان ذلك اقرب شيء إلى  الفهم. وعدم نجاح عملية الاتصال يتوقف على عدم صياغة الرسالة صياغة واضحة ومفهومة، بالإضافة إلى ذلك يجب أن تكون الوسيلة قوية ومرنة، للدرجة التي تصل الرسالة إلى  المستقبل في الوقت المناسب والمكان المناسب كل هذا حتى ولو حدث تداخل أو تشويش.

‏وهناك معوق آخر لعملية الاتصال وهو يتعلق بالمستقبل إذا لم يستطع أن يحل أو يفك رموز الرسالة ويتفهم محتوياتها