المنهجية لإعادة هندسة العمليات
المؤلف:
سمير زهير الصوص
المصدر:
تحسين الإنتاجية
الجزء والصفحة:
ص 44 – 47
6-6-2016
7085
تتمثل المنهجية السليمة لإعادة هندسة العمليات بعدة خطوات، وهي كما يلي:
- Develop the business vision and process objective
تطوير رؤية الإعمال وأهداف العملية:
- الانطلاق من الأهداف: خفض التكلفة، خفض الوقت، تحسين جودة الإنتاج، تحسين الخدمة المقدمة للعملاء
- الحصول على الدعم الإداري لتامين الميزانية اللازمة لإعادة هندسة العمليات
- تشكيل فريق إعادة الهندسة، وتزويده بالأدوات الإدارية والإحصائية الجديدة
- Identify the business process for reengineering
تحديد العملية المراد إعادة هندستها:
- تحليل الواقع الحالي للمؤسسة، لتمكين فريق العمل من فهم العمليات، باستخدام منهج "الأثر الكبير "Higher-impact والذي يتم من خلاله معرفة العمليات الحاسمة التي تتعارض مع رؤية المنظمة واهدافها الاستراتيجية. وتستخدم بعض المنظمات المنهج الشامل، لتحديد العمليات التي تتم في المنظمة، ومن ثم ترتيبها حسب الاولوية، واعطاء الاولوية في اعادة التصميم للعملية التي تكون على رأس سلم الأولوية.
- تحديد أكثر العمليات التي تعاني من المشاكل
- العمليات الضرورية لتحقيق استراتيجية المنظمة، ولها أكبر الأثر على عملاء المنظمة
- العمليات التي من المرجح أن يتم بنجاح إعادة تصميمها
- التكاليف المترتبة على عملية إعادة الهندسة
الاجابة عن هذه الاسئلة ترتبط بمدى حاجة الشركة للتحسينات، واجراء عملية اعادة الهندسة
- Process diagnosis (Understand the Current Process
تشخيص العملية (فهم وقياس العملية الحالية):
-وصف العمليات الحالية
-الكشف عن المشاكل التي تعاني منها
-رصد جميع الأعمال والإجراءات لكافة الإدارات.
-دراسة ملف العمليات بواسطة فريق العمل المكلف
-مراجعة هذه العمليات مع مسؤولي الإدارات
- Evaluate enablers of reengineering process
تقييم مخوّلات او محفزات عملية إعادة الهندسة
تعمل كل من تكنولوجيا المعلومات وثقافة المنظمة كمحفزات لعملية إعادة الهندسة:
.تكنولوجيا المعلومات Information technology supports process reengineering:
تحديد وإدارة أدوات تكنولوجيا المعلومات: أصبح تقييم التكنولوجيا في الوقت الحاضر من الكفاءات الأساسية المطلوبة في جميع منظمات الأعمال. لذا يتعين على المنظمات تطوير القدرة على تقييم تكنولوجيا المعلومات الحالية والمستقبلية، للتمكين من تطوير أساليب إبداعية لإعادة تصميم العمليات الحالية.
وتتطلب إعادة الهندسة استخدام تكنولوجيا المعلومات ذات البرمجيات العالمية لمساندة عملية هندسة العمليات، وكذلك التكامل التام بين الموارد البشرية ونظم المعلومات.
.ثقافة المنظمة Organization Culture:
تلعب ثقافة المنظمة دور كبير في التأثير على قدرة المنظمة على التكيف مع التغيير، والرغبة في عدم البقاء على الوضع القديم، وإدخال تغييرات في القيم والممارسات والبناء التنظيمي، والتركيز على المقومات الأساسية التي تطلبها عملية التغيير الحالية.
وتشمل ثقافة المنظمة مجموعة المبادئ والقيم، والمفاهيم والمعتقدات السائدة لدى الأفراد داخل المنظمة. ويجب ان يؤخذ في الاعتبار ايضا قضايا قياس الاداء وتعويض العاملين والإثراء الوظيفي، والتدريب على المهارات الجديدة. فالتصميم المناسب لهذه العوامل سيكون له تأثير كبير على التنفيذ الناجح لعملية إعادة تصميم.
- Process redesign (Create a new process design)
إعادة تصميم العملية (وضع تصميم جديد للعملية):
-وقف كافة العمليات الحالية
-إلغاء الأنشطة التي لا تضيف قيمة للمنتج.
-وضع سيناريوهات مقترحة لتطوير الإجراءات والعمليات
-تحديد العملية المراد إعادة تصميمها
-وضع تصورات بديلة للعملية
-تصميم وبناء نموذج أولي للعملية الجديدة
-تطوير تصميم جديد للعملية مع مراعاة المرونة
-ان يتوافق التصميم الجديد مع تحقيق النتائج المرجوة منه
-بالإمكان الرجوع إلى إجراءات عمل ومعايير قياسية متبعة في مؤسسات دولية مشابهة Benchmarking، وذلك بهدف اختصار مدة المشروع، وتحقيق النتائج المرجوة بصورة أسرع.
- Implement the reengineered process
تنفيذ العملية المعاد هندستها:
- تدريب العاملين على المهارات الإضافية اللازمة للعمل في البيئة الجديدة أمر ضروري. - مراقبة التطبيق ومقارنة نتائجه بالأهداف الموضوعة لتعديل الإجراءات إن لزم
- الحصول على موافقة الإدارة العليا على التصميم الجديد للعملية
- Process monitoring (Post-implementation assessment)
مراقبة تطور الأداء والنتائج: Monitoring the progress of action and the results
- هل كانت مبررات إعادة الهندسة واقعية؟
- هل تنسجم التغييرات الجديدة مع الأهداف الموضوعة للمنظمة؟
- هل يشعر الموظفين بالرضا عن التغيرات الجديدة ؟
- هل الموظفين مؤهلين بشكل جيد لإدارة العمليات الجديدة، بما في ذلك الوفاء بالعقود مع العملاء؟
- ما هي تصورات العملاء والموردين، ومدى استجابتهم للتغيرات الجديدة
- مدى الالتزام الذي أبدته الإدارة العليا
- Improve process continuously
تحسين العملية باستمرار:
- يتمثل جزء حيوي من نجاح عملية إعادة الهندسة، في التحسين المستمر للعملية، وذلك من خلال استخدام نظام "التغذية العكسية للمعلومات Feedback information".
- التحسين المتحقق في الأداء- بما في ذلك الوقت، والجودة، والتكلفة
- ارتباط الأداء بالتحسين المستمر
- التحسين المستمر باستخدام (TQM) إدارة الجودة الشاملة، التي من الممكن ان تستخدم كأداة لمعالجة المشاكل المختلفة التي قد تعترض جهود اعادة هندسة العملية، والتحسين المستمر للعملية
- إعادة تخطيط العملية وتحليلها وتصميمها اذا لزم الامر.
التغييرات الثقافية Cultural Changes
- التغلب على المقاومة للتغيير Overcoming the resistance to change
- التركيز على المستهلك Customer focus
- القيمة المضافة Value added
- تمكين العاملين Empowerment
- فريق العمل Teamwork
- التعلم المستمر Continuous learning
***
الاكثر قراءة في مواضيع عامة في ادارة الانتاج
اخر الاخبار
اخبار العتبة العباسية المقدسة
