وظيفة الرقابة:

- مفهوم الرقابة: Concept of Controlling تمثل إحدى الوظائف الإدارية وهي عبارة عن عملية تقييم النشاط الإداري الفعلي للتنظيم ومقارنته بالنشاط الإداري المخطط، ومن ثم تحديد الانحرافات بطريقة وصفية أو كمية بغية اتخاذ ما يلزم لمعالجة الانحرافات .

1- مراحل الرقابة الإدارية The Controlling Process تتكون عملية الرقابة الإدارية من الخطوات الرئيسية التالية

(أ) تحديد المعايير Establishing standards  والمعيار هو رقم أو مستوى جودة نسعى إلى تحقيقه

(ب) قياس الأداء Measuring Performance  وهنا يقاس الأداء الفعلي بطريقة مستمرة لتقدير ما إذا كان الأداء متفقاً مع المعايير وقد يكون القياس شاملاً أو  بالعينة.

(ج) مقارنة الأداء الفعلي بالمخطط Comparing performance against standards

تتضمن هذه المرحلة مقارنة الأداء الفعلي بالمخطط وهنا نصل إما إلى:

- توافق الأداء الفعلي مع المعياري ( لا توجد انحرافات )

- أن يكون الأداء جيداً ويفوق المعيار ( الانحراف موجب )

- أن يكون الأداء سلبي ( الانحراف سلبي )

(د) تحليل أسباب الانحرافات واتخاذ اللازم Evaluation & actions

2- تصنيف ( أنواع ) الرقابة يمكن تصنيف الرقابة حسب أسس عدة أهمها كما هو مبين فـي الجدول أدناه

التقسيم الأساس

1- الرقابة السابقة ( وقائية/ إيجابية )

2- الرقابة الجارية ( أثناء التنفيذ )

3- الرقابة اللاحقة ( بعد التنفيذ )

4- نظام الرقابة المتعددة الزمـــن

5- الرقابة الداخلية ( قسم ضمن الهيكل التنظيمي للمنظمة )

6- الرقابة الخارجية ( رقابة من جهة خارجية) الجهة التي تقوم بها

7- الرقابة المفاجئة.

8- الرقابة الدورية

9- الرقابة المستمرة التنظيم الرقابي

10- الرقابة البيروقراطية

11- الرقابة غير البيروقراطية

12- الرقابة الاستراتيجية أشكال أخرى من الرقابة

3- أساليب الرقابة: تتعدد أساليب الرقابة من حيث شمولها ودقتها والشكل التالي يبين هذه الأنواع

4- أهمية الرقابة: الرقابة الإدارية مهمة وضرورية لعدة أسباب

(‌أ) منع حدوث الأخطاء.

(‌ب) التأكد من حسن سير العمل.

(‌ج) لتشجيع النجاح الإداري

الخلاصة :

الرقابة تشكل الوظيفة الرابعة للإدارة ومفهومها يتبلور فـي تقييم النشاط الفعلي ومقارنته بالـمخطط وتحديد الانحرافات ومعالجتها، ومراحل الرقابة الإدارية هي: تحديد المعايير، قياس الأداء ، مقارنة الأداء الفعلي بالمخطط، تحليل أسباب الانحرافات ومعالجتها. وتصنف الرقابة حسب أسس متعددة منها : الزمن والجهة التي تقوم بها، والتنظيم الرقابي، وتتعدد أساليب الرقابة منها: أساليب الرقابة بالاستثناء، والاستثناء التقليدية فـي الرقابة، وأساليب الرقابة الـمتخصصة ثم أساليب الرقابة الشاملة.