عند استلام امين صندوق الامانات المركزي بوزارة المالية مستند التسوية الوارد اليه من محاسب التسويات في مديرية الحسابات العامة والمتعلق برد مبالغ دخلت خزينة الدولة بصوره مكررة او بطريق الخطأ أو الزياده عن الاستحقاق القانوني للعمل على ردها لاصحابها فالقيود تكون

*** من حـ / التسويات

                 *** إلى حـ / الامانات المتنوعه

مستند قید + موافقة وزير المالية

ثم ينظم مستند صرف باسم صاحب العلاقه كما يلي :

*** من حـ / الامانات المتنوعة

                       *** إلى حـ / البنك

مستند صرف + شيك

وفي نهاية العام يقفل حساب التسويات لحساب النقود المنقوله على النحو التالي:

*** من حـ / النقود المنقولة

                         *** إلى حـ / التسويات

  مستند قيد رقم ( )

ومن الجدير بالذكر أن جميع المبالغ المتجمعة في حساب التسويات تمثل ديون قسم الامانات على خزينة الدولة الامر الذى يترتب على الخزينة اعادتها الى حساب الامانات عن طريق تغذيته بالنقود المنقولة على اعتبار ان قسم الامانات قام بصرف ايرادات الخزينة المقبوضة زياده من اموال الدوائر والمؤسسات المودعة لديه على شكل امانات.

ويتم تغذية حساب الامانات من قبل الخزينة بتوجيه كتاب رسمي الى البنك المركزي للعمل على نقل مبالغ محددة من حساب الخزينة العام الى حساب الامانات وعند استلام اشعار القيد الدائن يقوم امين صندوق الأمانات المركزي

باجراء القيد التالي في يوميته :

*** من حـ / البنك

                *** إلى حـ / النقود المنقولة

بموجب ايصال المقبوضات + اشعار القيد الدائن

وبذلك يتم تعويض قسم الامانات بالمبالغ التي صرفها من أموال المودعين لديه بصوره مؤقتة وبالنيابة عن قسم الخزينة في حالة ايداع راتب الموظف المجاز في قسم الامانات تمهيداً لاعادته اليه بعد عودته من الاجازة فى وجود معتمد صرف رواتب او في حالة قيام البنك باعادته بالخطأ مثلاً فانه يتم عمل التالي :

*** من حـ / الصندوق

                 *** الى حــ / الامانات المتنوعة

بموجب وصول مقبوضات

اما اذا مرت مدة خمس سنوات ولم يطالب الموظف او اية دائرة اخرى بأمانة مودعة فانه يتم تحويلها الى حساب الايراد العام بالقيد التالي :

*** من حـ / الامانات

                  *** إلى حــ/  الايرادات العامة

بموجب مستند صرف + شيك

وفي حالة عودة الموظف ومطالبته براتبه بعد تحويله الى الايرادات العامة فان صلاحية رده تكون لمعالي زير المالية في اقتناعه بالاسباب الخاصة بتأخر الموظف عن المطالبه براتبه.

عند القيام بشراء اثاث يتم اثبات ما يلي:

من حـ / النفقات العامه (اثاث)

***  الى حـ / البنك

بموجب مستند صرف + شيك رقم ( )

عند دفع فاتورة المياه بشيك يتم تثبيت ما يلي:

***  من حـ / النفقات العامه (الماده والفصل) 000

            ***  إلى حـ / البنك

مستند صرف + شيك رقم ( ) والوثائق المعززه مصدقه

عند صرف سلفه لاحد الموظفين لشراء الاحتياجات الضروريه الصغيرة يتم تثبيت ما يلي:

*** من حـ / السلف الدائمه ( سلفة الموظف) .

                    *** إلى حـ / البنك

مستند صرف + شيك + موافقه على صرف السلفة

عند استرداد السلفة نقداً من الموظف لاي سبب فانه يتم تثبيت ما يلي :

*** من حـ// الصندوق / البنك

          *** إلى حد / السلف المسترده (بموجب وصول مقبوضات)

عندما يتقدم حامل السلفة بتجديدها ينظم مستند صرف حسب الفصل والماده معززة بالفواتير ودفتر صندوق السلفه ويتم تثبيت ما يلي :

*** من حـ / النفقات العامه ( فصل ومادة )

                 *** الى حـ / البنك

بموجب مستند صرف + شيك

عند صرف سلفه الموظف لشراء لوازم محدده للدائرة (سلفه مؤقتة) ينظم فيه امر اعطاء سلفه (الموافقة على منح السلفة) ويعزز بمستند صرف السلفة ويتم اثبات التالي:

*** من حـ / السلفة المؤقتة (باسم...)

          *** الى حـ/ البنك

بموجب مستند صرف + شيـك

عند قيام الموظف بتسدسد السلفة بعد الانتهاء من عملية الشراء ينظم بها مستند صرف حسب المادة وتقبض القيمة لحساب السلفات المسترده وتسدد القيود عن ذمة الموظف ويتم اثبات التالي:

من مذكورين

*** حـ/ النفقات العامة (فصل ومادة)

*** حـ/ الصندوق (في حال توفر نقد من السلفة)

                     *** الى حـ/ السلفات المسترده (باسم الموظف......)

بموجب وصول مقبوضات رقم ( )

عند قبض امانة من احدى الدوائر للانفاق منها على نشاط معين فانه يتم تثبیت ما یلي :

*** من حـ / الصندوق / البنك

                *** إلى حـ / امانات الدوائر ( اسم الدائرة )

بموجب وصول مقبوضات + امر قبض

عند الانفاق من الامانه على النشاط المحدد للصرف عليه فانه يتم الاجراء التالي :

***  من حـ / امانات الدائرة

                      *** إلى حـ / البنك

بموجب مستند صرف + شيك + المعززات الضرورية

عند قبض مبلغ محدد لحساب التامينات للغير فانه يتم اثبات ما يلي:

*** من حـ / الصندوق / البنك

                         *** الى حـ / التأمينات للغير 

وصول المقبوضات رقم..... الفيشه

عند اعادة مبلغ التأمين لصاحبه بعد انتهاء الغرض من التأمين فانه يتم تثبیت ما یلي : 

*** من حــ/ التامينات للغير

                    *** الى حد البنك

مستند صرف + شيك

*** حساب امين الصندوق فى حال اكتشاف نقص فعلي لدى امين الصندوق وقيامه بتسديد النقص فوراً من جيبه الخاص لا تجري اية قيود محاسبية في هذه الحالة وانما يثبت مقدار النقص في تقرير اللجنة التي قامت بالفحص الفجائي ولكن فى حالة اختفاء أمين الصندوق وعدم دفع النقص فانه يتم تبليغ وزير المالية فوراً وتشكل لجنة للتدقيق والتحقيق لحصر المبالغ.

وبعد ذلك يتم اتخاذ الاجراءات القانونية لتحصيل الاموال ويتم منعه من السفر ثم يثبت النقص بالدفاتر بموجب مستند قيد يجعل فيه اسم امين الصندوق وكفيله مدينين بالمبلغ وحساب الصندوق دائناً حتى يتم التطابق بين الرصيدين الفعلي والدفتري لحساب الصندوق وذلك على النحو التالي :

*** من حـ / فلان وكفيله ( اسم امين الصندوق واسم الكفيل)

                *** إلى حـ / الصندوق

تحميل امين الصندوق قيمة النقص ومطالبة كفيله به

مستند قید + صوره عن محضر الجرد

عند قيام كفيل امين الصندوق بتسديد النقص في المركز المالي الذي حصل فيه النقص يتم عمل القيد التالي :

***  من حـ / الصندوق

              *** الى حـ / فلان وكفيله

بموجب وصول مقبوضات

اما اذا قام الكفيل بتسدسد النقص فى غير المركز المالي الذي حصل فيه النقص ويفرض أن الكفيل سدد المبلغ لدى امين صندوق الأمانات المركزي في وزارة المالية فالقيود في يومية امين صندوق الأمانات تكون كما يلي :

*** من حـ / البنك

               *** إلى حـ / الامانات المتنوعة

بموجب وصول مقبوضات + فيشة البنك

ثم ينظم امين صندوق الامانات مستند صرف بالمبلغ ويرسل الشيك الى مركز المالية الذى حصل فيه النقص وذلك على النحو التالي :

*** من حـ / الامانات المتنوعة

                 *** الى حـ / البنك

بموجب مستند صرف نفقات اخرى + شيك بالمبلغ

وعند استلام مركز المالية الذى حصل فيه النقص الشيك بالمبلغ المطلوب فانه يثبته كما يلي :

*** من / حــ البنك

                 *** الى حـ / فلان وكفيله

وبذلك يقفل حساب اسم الكفيل في القيود

***  يحظر على امناء الصناديق الاحتفاظ بأية اموال خاصة بهم في صناديقهم فاذا وجدت جنة الجرد هذه الاموال عليها مصادرتها وقيده ايراد لحساب الايرادات العامة بموجب وصول مقبوضات وتثبيت ذلك بمحضر الجرد كما يلي :

*** من حـ / الصندوق

                *** الى حـ/ الايرادات العامة

*** عند صرف مبلغ بصوره مكررة ولمعالجة هذا التكرار فمن الافضل ان يتم ذلك داخل الوحده المحاسبية (قسم الانفاق) وذلك باجراء القيد الدائن :

*** من حـ / البنك

                        *** الى حـ / المصروفات المستردة

بموجب وصول المقبوضات + اشعار البنك

ثم يقوم قسم البنك باعتباره له حسابا خاصاً بالبنك بتنظيم مستند تسوية / مستند قيد ويسجل القيد التالي :

*** من حـ/  المصروفات المسترده / تنزيل قبض

             *** إلى حـ / النفقات العامة / تنزيل صرف ( فصل ومادة )

ثم يقوم بتنزيل قيمة التسوية من مخصصات الماده في سجل مراقبة المخصصات لديه (سجل التأديات).

*** قد يحدث احياناً وجود عجز فى مخصصات بعض بنود موازنة الدائرة الامر الذي يستدعى اعادة المخصصات الى هذه البنود من حساب الامانات ( الحساب الوسيط ) الذي سبق اودعت فيه عنده يقوم امين الصندوق بتنظيم مستند صرف باسم مدير الدائره بالاضافة لوظيفته.

ويصدر شيك يرسله إلى محاسب الدائرة لقيده لحساب المصروفات المستردة لحساب الفصل والمادة وذلك حسب الاجراءات المحاسبيه التالية :

عند صرف المبلغ من حساب الامانات يقيد امين صندوق الأمانات بالقيد التالي :

* * *  من حـ / الامانات (اسم الامانة)

                   * * * الى حـ / البنك

بموجب مستند صرف + شيك + موافقة الوزير المختص

عند استلام محاسب الدائره الشيك يقبضه بموجب وصول مقبوضات ويقيده في يوميته بموجب القيد التالي :

*** من حـ / البنك

                   *** الى حــ / المصروفات المستردة

بموجب وصول مقبوضات + امر قبض

ثم يجري محاسب التسويات في الدائره التسويه التالية :

** من حـ / المصروفات المستردة / تنزيل قبض

             * * *  الى حـ / النفقات / تنزيل صرف (فصل ومادة)

عند الغاء شيك يحتوي على اقتطاعات سبق أن حولت الى الجهات المعنية يقوم امين صندوق الامانات في الدائرة بقبض الشيك الملغي لحساب المصروفات المستردة بعد تغيير اسم المستفيد باسم رئيس الدائرة بالاضافه لوظيفته ويسجل في يوميته القيد التالي :

*** من حـ / البنك

                 * * *  إلى حـ / المصروفات المستردة

بموجب وصول المقبوضات + امر القبض

ثم يرسل الشيك الى محاسب امانات الوزارة المركزي ويسجل في قيوده :

* * *  من حـ / المصروفات المستردة

                  * * * الى حـ / البنك

بموجب مستند صرف + شيك بالمبلغ 

ومن ثم يصار الى تنظيم شيك جديد بالقيمه الصحيحة وبالحسميات الصحيحة لان محاسب التسويات في الوزارة سيقوم باجراء التسوية اللازمة لتنزيل الاقتطاعات من حساباتها ومطالبة الدوائر الاخرى بالمبالغ التي حولت اليها ، اما الشيك الصادر الذي لا يحتوى على اية مبالغ اقتطاعات فيمكن الغاؤه باصدار شيك جديد دون أية قيود محاسبية.

ملاحظة : تقوم الدوائر الحكومية بالوقت الحاضر بايداع قيمة هذه المصروفات بحسابها لدى البنك المركزي ليتم بعد ذلك استغلال هذه المبالغ کسیولة نقدية اضافة للسقف المالي الذي يمنح للدائرة وتقوم بتقليل قيمة النفقات الفعلية اضافة الى تقليل ما تم سحبه من مخصص المادة بسجل التأديات ليصار إلى استغلاله مرة اخرى.
.... اقفال الحسابات :

في نهاية الشهر تقفل جميع الحسابات وتتم مطابقة مجاميع دفتر اليومية العامة مع دفتر الاستاذ العام وبقية الدفاتر المساعدة وبعد التأكد من صحة توازن الحسابات تقوم الوحدات الحكومية المختلفة باعداد التقارير المالية (الخلاصات الحسابية) وارسالها الى مديرية الحسابات العامة بوزارة المالية ليصار الى اصدار الحساب الختامي للدولة الذى يعتبر النتيجة النهائية للنظام المحاسبي الحكومي.

معلومة : تم الاستغناء عن اعداد قيود المعلقات حسب خارطة الحسابات والاكتفاء باظهارها ضمن مذكرة تسوية البنك .