تعريف التقرير:

هو عرض الحقائق الخاصة بموضوع ما أو مشكلة معينة، عرضاً تحليلياً مبسطاً مع ذكر الاقتراحات والتوصيات التي تتفق مع نتائج ذلك التحليل.

أهمية التقارير:

1- التقارير من الوسائل الفعالة في نقل المعلومات والبيانات بالدقة المطلوبة.

2- تساعد التقارير المديرين على اتخاذ القرارات لما توفره لهم من معلومات.

3- تمكن التقارير من التنبؤ بالمستقبل وما يمكن الإعداد له من أعمال باعتبارها أوعية معلومات وبما تتضمنه من توصيات واقتراحات.

4- تمكن المدير من التعرف على المشكلات ووضع الحلول العملية لها.

5- يمكن الاعتماد على التقارير عند تنفيذ عناصر العملية الإدارية من تخطيط وتنظيم وتنسيق ورقابة.

أنواع التقارير:

1- التقارير الدورية وهي تقارير تقدم في فترات زمنية محددة مسبقاً كأن تكون نهاية كل شهر أو ربع سنوية أو نصف سنوية... الخ.

2 ـ تقارير سير العمل هي تقارير تقدم فور الانتهاء من كل مرحلة من مراحل العمل، وعادة ما تستخدم في المشاريع الهندسية والعمرانية.

3 ـ تقارير الفحص هي تقارير الغرض منها تحليل الأوضاع الماضية والحاضرة لإيجاد حلول مستقبلية وللمساعدة في التخطيط واتخاذ القرارات.

4- تقارير التوصية هي تقارير الغرض منها إجراء دراسة حول موضوع معين أو مشكلة معينة وإعطاء مقترحات وتوصيات بشأن ذلك الموضوع أو تلك المشكلة.

الشروط الموضوعية والشكلية في كتابة التقارير

أولاً: الشروط الموضوعية في كتابة التقارير

على معد التقرير مراعاة الشروط الموضوعية التالية :

1- وضوح أسلوب التقرير باستخدام العبارات والكلمات البسيطة والسهلة.

2- مراعاة التسلسل المنطقي في عرض الأفكار والمعلومات والبيانات.

3 ـ استخدام الأشكال والرسومات والصور.

4- إبراز النقاط الرئيسية وتنظيمها وتوضيحها في التقرير.

5- أن يكون التقرير مشوقاً ومقنعاً.

6- الابتعاد عن المبالغة والتهويل.

7- مراعاة المعالجة الموضوعية للأفكار.

8- أن تكون لغة التقرير مفهومه وواضحة للقارئ.

ثانياً: الشروط الشكلية في كتابة التقارير

1- الورق الملائم: يجب أن يكون الغلاف من الورق المقوى لإعطاء التقرير مظهراً جيداً، وأن تكون كتابة التقرير على حجم الورق الشائع A4 وأن يكون لون الورق المستخدم أبيض ناصعاً.

2 ـ تنسيق التقرير: يجب على معد التقرير ترك هوامش في أعلى وأسفل الورقة وعلى يمين ويسار الورقة بين 3-5سم، ولا بد من ترك مسافات سطرية بين الفقرات مع استخدام خطوط عريضة لتوضيح العناوين والفقرات الرئيسية، وكذلك استخدام الأشكال والرسومات البيانية عند الحاجة لتوضيح نقطة معينة.

3 ـ أجزاء التقرير : يتكون التقرير من الأجزاء التالية:

ــ صفحة الغلاف : وتحوي اسم الشركة وعنوان الإدارة المعدة للتقرير إضافة لعنوان التقرير.

"حيث يوضع في منتصف الصفحة " واسم معد التقرير وتاريخ إعداده وفقاً للشكل التالي :

ــ قائمة المحتويات : وهي قائمة يحدد من خلالها أسماء الموضوعات التي سيتم تناولها في التقرير وأرقام الصفحات الخاصة بكل موضوع.

ــ المقدمة : يقوم كاتب التقرير من خلال المقدمة باستعراض الخطوات التي قام بها لإعداد التقرير إضافة لأهم المشكلات التي تعرض لها خلال قيامه بكتابة التقرير وأهم البيانات والمعلومات التي استند عليها عند قيامه بكتابته.

ــ صلب التقرير : وهو الجزء الذي يتم من خلاله استعراض جميع النقاط الخاصة بموضوع التقرير.

ــ النتائج والتوصيات : النتائج هي أهم النقاط التي توصل لها معد التقرير وعادة ما تكون تلك النتائج مؤشراً لحدوث مشكلة ما أو لتحقيق نجاحات معينة وفي هذه الحالة يجب عليه أن يضع التوصيات المناسبة لكل نتيجة على حدة.

ــ الخاتمة : خاتمة التقرير هي ملخص لأهم النتائج والتوصيات التي توصل لها كاتبه

ــ الملاحق : هي البيانات والوثائق التي تم الرجوع إليها عند كتابة التقرير ويرى كاتبه أن هناك حاجة لأن تكون مرفقة به لكي يطلع عليها القارئ.

ــ قائمة المراجع : هي القائمة التي توضح أسماء الكتب أو التقارير التي تم الرجوع إليها عند كتابة التقرير.