خصائص نظام الرقابة الفعال

1- خصائص نظام الرقابة الفعال:

أ- دقة المعلومات : أن تكون المعلومات المتداولة في أي نظام رقابي دقيقة كي لا تكون نافعة ومفيدة.

ب ـ توافر المعلومات : توافر معلومات كافية عن كل من الخطط والبرامج وجداول العمل والأرقام التقديرية وخرائط التخطيط والتنفيذ الفعلي لهذه الخطط لتعرف ما حدث، وما يحدث حالياً، وما قد يحدث مستقبلاً لضمان اكتشاف الانحرافات ومعالجة أسبابها.

ج ـ التركيز على عناصر النجاح الحرجة : أن تتم الرقابة على الجوانب الهامة (الحرجة) من التنفيذ، التي لا بد من ممارسة أعلى درجات الرقابة عليها لضمان أن تنجح المؤسسة في تنفيذ خططها.

د ـ التوقيت الملائم : توفير البيانات في الوقت المناسب عند ظهور الحاجة لاستخدامها.

هـ - المرونة: استخدام معايير الرقابة لكي تناسب ظروف معينة، فإن تغيرت هذه الظروف وجب تغيير معايير الرقابة.

و ـ التكامل : أن يتكامل نظام الرقابة مع باقي الأنظمة الإدارية في المؤسسة وخاصة مع نظام التخطيط.

ز ـ قابلية الفهم : أن يتضمن نظام الرقابة تعليمات محددة تبين لمن يمارسون الرقابة ما يجب أن يفعلوه في حالة تخطى معايير الرقابة، مما يمكنهم من التحكم ذاتياً في علاج الانحرافات قبل استفحالها.

ح ـ الملائمة : أن يلائم نظام الرقابة ظروف المؤسسة.

ز ـ الاتصال : جمع معلومات عن الخطة ومعايير الرقابة ومعلومات عن التنفيذ وعن الانحرافات، وعلى من يجمع هذه المعلومات من الآخرين أن يتصل بهم.

ح ـ التعاون : الاعتماد على التعاون الوثيق بين من يقوم بالرقابة، ومن يخضع لعملية الرقابة، حتى تنجح العملية الرقابية.

ط ـ الجدوى الاقتصادية : أن يحقق النظام الرقابي عائداً يفوق تكاليفه.

مجالات استخدام الرقابة

1- إن عملية الرقابة ملازمة للنشاطات التي تقوم بها، علل ذلك؟

لأن الرقابة تقوم بالتأكد من أن تنفيذ النشاط يتم حسب ما هو مخطط له أن يكون طبقاً لما هو مطلوب.

2 - مجالات استخدام الرقابة؟

أ- المشتريات : للتأكد من سلامة المشتريات وجودتها والتأكد من مطابقتها للمواصفات المطلوبة بالكمية المحددة واستلامها في الوقت المحدد .

ب ـ المخزون : متابعة حركة المخزون من حيث الكمية الواردة والصادرة والرصيد المتبقي من البضاعة في المخازن

ج ـ الرقابة المالية : مراقبة التدفقات النقدية الداخلة والخارجة من صندوق المؤسسة، والتأكد من سلامة استخدامها.

د ـ الموارد البشرية: التأكد من مدى التزام العاملين في المؤسسة بتطبيق القواعد والأنظمة في كل إدارة أو قسم.

هـ ـ التسويق : للتأكد من أن مستوى الطلب على منتجات المؤسسة من قبل العملاء ورضاهم كما يجب أن يكون، وكما هو مقدر له في خطة المبيعات الموضوعة مسبقاً.