C1. نموذج لبند عقدي يعالج المطالبات

1. المعالجة الإدارية

1.1. المهندس المقيم

عندما يظهر خلاف أو نزاع يتعلق بالعمل المنجز وفق العقد يتضمن عملاً إضافياً يتطلب مـن المهنـدس المقيم إصدار أمر تغيير أو أمر كتابي أو شفهي أو توجيه أو إصدار تعليمات أو تفسير أو تحديد ، عندها يتوجب على المقاول مباشرة تقديم إخطار مكتوب إلى المهندس المقيم عن نيته في المطالبة. إذا لم يقـدم المقاول مثل هذا الإخطار إلى المهندس المقيم ، بالتالي لم يحصل المهندس المقيم على فرصة من المقاول لفحص موقع العمل ، أو إذا لم يتمكن من الاحتفاظ بحساب دقيـق للكلفة الفعلية المصروفة لإنجاز العمل المتنازع عليه ، أو لم يحصل على فرصة لمراجعة سجلات المقاول ، عندها يفقد المقاول حقه بالمطالبة وفق العقد.

إن المطالبة التي لا تحقـق مـا سـبق ستتم معالجتها كمطالبة منفصلة وبالتالي يجب تقديمها كمطالبة منفصلة.

يتوجب على المقاول أن يتبع الإخطار المكتوب بنيته في تقديم المطالبة خلال 15 يـوم تقويمي بملف يحتوي على بيان مكتوب يتضمن ما يلي :

1. تاريخ المطالبة.

2. الطبيعة والظروف التي سببت المطالبة.

3. بنود العقد التي تدعم المطالبة.

4. الكلفة التقديرية للمطالبة ، في حال وجودها، وكيفية حساب هذه الكلفة.

5. تحليل الجدولة الزمنية لإظهار التغييرات أو تعطيل العمل الذي طرأ على الجدولة الزمنية، وأي تعديل على زمن العقد.

إذا استمرت المطالبة ، يتوجب على المقاول أن يقدم المعلومات المطلوبة سابقاً في الوقت المحدد.

يتوجب على المقاول تقديم الوثائق الكاملة والنهائية إلى المهندس المقيم والتي تؤيد المطالبة خلال فترة زمنية لا تتجاوز 60 يـوم تـقـويمي بعـد تـاريخ بداية المطالبة. يعتبر تاريخ بداية المطالبة عند تحديد جميع الخسائر المباشرة (المال و/أو الزمن) التي نتجت من المطالبة والتي يمكن حسابها بشكل معقول. يجب أن لا يؤدي تأثير الخسائر إلى تأخير تقديم وثائق المطالبة الكاملة والنهائية التي تحتوي على الخسائر المباشرة.

يجب أن تحتوي وثائق المطالبة الكاملة ، كما تظهر في المعالجة الإدارية، على المكونات التالية على الأقل :

1. شرح كتابي تفصيلي للأحداث التي تشرح الطبيعة والظروف التي سببت المطالبة، يجب أن يقـدم الشرح الكتابي على الأقل، جميع التواريخ الضرورية ، المواقع ، وبنود العمل المتأثرة بالمطالبة.

2. البنود الخاصة بالعقد أو القوانين التي تدعم المطالبة وبيان أسباب دعم تلك البنود للمطالبة.

3. تحديد ونسخ جميع الوثائق بالإضافة إلى إيجاز عن الاتصالات الشفهية التي تدعم المطالبة.

4. إذا استحق المقاول أي تعديل على زمن تنفيذ العقد :

   1. الأيام والتواريخ المحددة المستحقة.

   2. الأسباب المحددة التي يعتقد المقاول أنه يجب أن يحصل فيها على تعديل الزمن.

   3. البنود الخاصة بالعقد التي تمنح الزمن الإضافي المستحق.

   4. تحليل الجدولة الزمنية التفصيلي لإظهار حقيقة تعديل الزمن.

5. إذا استحق المقاول تعويضاً مالياً إضافياً، فالقيمة المستحقة بالفعل وتفصيل هذه القيمة تكون وفق الأصناف التالية :

  1. العمالة : لائحة بالأفراد، التصنيف ، ساعات العمل، إلخ.

  2. الأدوات : الفواتير، أوامر الشراء، إلخ.

  3. التجهيزات : لائحة تفصيلية تشـرح (الصنع ، الموديـل ، والرقم التسلسلي)، ساعات الاستخدام، وتواريخ الاستخدام.

  4. نفقات موقع العمل،

  5. نفقات المكتب (العامة والإدارية).

  6. أصناف أخرى.