مرحلة الأعمال المكتبية:

يبدأ في هذه المرحلة تدقيق الاستمارات بعد استلامها من الميدان للتأكد من صحة البيانات التي تتضمنها وتجري عملية التصحيح بثلاث خطوات رئيسة الأولى - هي إمكانية تصحيح البيانات بالاعتماد على بيانات أخرى في نفس الاستمارة الثانية - إمكانية تصحيح البيانات عن طريق الاتصال الهاتفي للمناطق للحصول على الجواب بسرعة وتصحيح الاستمارات. الثالثة – إعادة الاستمارة التي يصعب تصحيح أخطائها أما بالبريد أو بواسطة اجهزة الاتصال الحديثة، أو بواسطة أشخاص معدين لهذا الغرض لضمان الدقة والسرعة.

وبعد معالجة الاستمارات وتدقيقها يتم ترميزها حتى يسهل إدخالها في الحاسب الآلي، ولتنفيذ هذه العملية لابد من وجود رموز الجميع الأسئلة الواردة في الاستمارة للدلالة عليها ويفضل أن تكون الاستمارات مسبقة الترميز كلما تسنى ذلك، وهذا يوفر الوقت ويقلل من الأخطاء التي قد تكون خطرة على نوع البيانات التي سوف تبوب. وفي هذه الحالة يجري ترميز الفقرات المتغيرة كالوحدة الإدارية ونوعها. ويتوقف الترميز على الاتفاق بين مصمم التعداد ومحلل النظام الآلي حيث تحدد مسبقاً البنود التي تكون مسبقة الترميز وتثبيتها في الاستمارة وتلك التي تتركز للترميز فيما بعد من قبل المرمزين.

بعد تدقيق الاستمارات وترميزها ترسل للحاسب الآلي بغرض إدخالها وتسجيل المعلومات ونقلها على الأشرطة أو الاسطوانات ويجب في هذه المرحلة التأكد من إدخال البيانات التي قد تتعرض لأخطاء الإدخال وقد يكون البعض منها فادحاً. ويتم تدقيق البيانات بموجب برنامج معد مسبقاً ليس فقط لتدقيق الأخطاء الناجمة عن الإدخال وإنما لتدقيق البيانات مرة أخرى إلى أن تصحح المعلومات التي أدخلت.