1/7 تكامل وترابط منظومة الادوار والوظائف الإدارية للإدارة الاستراتيجية .

من المعلوم ان هناك ثلاثة ادوار إدارية يجب ان يقوم بها اي قائد في اي مستوى إداري وتتمثل هذه الادوار فيما يلي :

* دور اتخاذ القرارات المتعلقة بالمشاكل المختلفة التي تواجه اي قائد إداري ومن بين تلك القرارات :

* قرارات المبادأة في حل المشاكل الادارية المختلفة المتوقعة دون الانتظار لحين وقوعها . (دور المبادئ في مواجهة المشاكل الإدارية.

* قرارات علاج الصراعات والاضطرابات بين العاملين بعضهم البعض وبينهم وبين الإدارة (دور معالج الصراعات).

* قرارات تخصيص الموارد للإنفاق على الأنشطة المختلفة (دور مخصص للموارد).

* قرارات التفاوض في حسم المشاكل والصراعات الداخلية والخارجية (دور المفاوض).

* الدور الخاص بالعلاقات ؛ وتتمثل اهم الادوار الفرعية لهذا الدور فيما يلي :

* التمثيل الرسمي للمؤسسة أمام الغير (دمر الممثل الرسمي).

* قيادة العاملين (التوجيه / التحفيز) (دور القائد).

* بناء جسور الاتصالات بينه وبين الآخرين داخليا وخارجيا (دور رجل الاتصالات).

* الدور الخاص بالمعلومات . ويتمثل هذا الدور في الادوار الفرعية التالية :

* الرقابة عن طريق المعلومات (الدور الرقابي).

* توزيع او نشر المعلومات (ناشر للمعلومات).

* المتحدث الرسمي.

أما الوظائف الادارية والتي سبق الإشارة إليها فتتمثل في : التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة :

إن الأساس في الادارة الاستراتيجية للمؤسسة في مراحلها الثلاث (الصياغة – التنفيذ – التقييم) هو اتخاذ القرارات – كأحد الادوار الاساسية للمدير – وان القدرة على اتخاذ تلك القرارات في المراحل الثلاث انما يتوقف على كيفية ممارسة منظومة الوظائف الادارية مثلا التخطيط لاتخاذ القرارات في مرحلة تصميم وصياغة الخطة الاستراتيجية ، حيث لابد من دراسة البدائل المختلفة من اهداف / سياسات / استراتيجيات وتقييمها ثم اختيار أفضل بديل وهذا هو جوهر القرار الإداري. وهكذا الحال بالنسبة للمراحل الاخرى (التنفيذ – التقييم). حيث يعتبر التخطيط بمثابة الأساس في تلك المراحل ، نظرا لأن تنفيذ الاستراتيجية يتطلب التخطيط لأعمال التنفيذ ثم اتخاذ القرار المناسب. كما ان التخطيط يعتبر اساس تقييم الاستراتيجية ثم تحديد الفجوة ومن ثم اتخاذ القرار المناسب لمعالجة الفجوة.

ومن ناحية اخرى فإن التخطيط لإتخاذ قرارات تصميم عناصر الخارطة يحتاج إلى تنظيم وتوجيه ورقابة وتحتاج المرحلة الثانية إلى وظيفة التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة وهكذا بالنسبة للمرحلة الثالثة فتحتاج هي الاخرى إلى الوظائف الاخرى لإتخاذ القرارات المتعلقة بها. يتضح مما سبق حاجة المراحل الثلاث لخارطة الطريق لمنظومة الوظائف الادارية حتى يمكن إتخاذ القرارات الخاصة بكل مرحلة ⁽¹⁾.

كما ان الادوار الاخرى (الادوار المتعلقة بالعلاقات – الادوار المتعلقة بالمعلومات)، إنما تتوقف هي الاخرى على مدى القدرة على ممارسة منظومة الوظائف الإدارية طبقا للمعايير المرجعية لكل وظيفة. بمعنى ان تلك الادوار تحتاج هي الاخرى إلى التخطيط ثم تحديد الادوار والعلاقات التنظيمية ثم تشجيع وتحفيز العاملين على التنفيذ واخيرا الرقابة على القيام بتلك الادوار. وهذا يؤكد لنا العلاقة بين الوظائف والأدوار الأدارية للمدير ، وأنها تعتبر بمثابة علاقة ثلاثية رباعية ايضا لكن بين الادوار والوظائف ، بمعنى ان فعالية الادوار الثلاثية تتوقف على فعالية الوظائف الإدارية ، بعكس العلاقة الثلاثية الرباعية السابقة والتي كانت بين المراحل والوظائف الإدارية.

وإذا كان الدور المتعلق بإتخاذ القرارات الإدارية بأشكاله المختلفة السابقة يلعب الدور الرئيسي في تصميم وتنفيذ خارطة طريق الإدارة الاستراتيجية او إعادة هيكلتها ، فإن ذلك لا ينفى دور الادوار الاخرى في هذا الشأن ايضا سواء كانت الادوار الاخرى في هذا الشأن ايضا سواء كانت الادوار المتعلقة بالمعلومات او العلاقات.

ونظرا لأهمية وظائف الادارة في دعم الادوار الادارية في مجال تصميم وتنفيذ وتقييم الإدارة الاستراتيجية ، فإنه من المفيد إبراز تلك العلاقة بشكل اكثر تفصيلا.

أن الادوار الإدارية للمدير كما وصفها هنري منتزبيرج ⁽²⁾ هي بمثابة مجموعة من المهام المحددة التي يتوقع ان يقوم بها المدير نتيجة الموقع الذي يشغله في التنظيم او المؤسسة التي يعمل بها. هذا وقد لخصها في عشر مهام فرعية وجمعها في ثلاث مجموعات رئيسية والسابق الإشارة إليها وهي الادوار المتعلقة بالقرارات ، المعلومات ثم العلاقات الشخصية. حيثيجب ان يتولى المديرين القيام بكل دور من تلك الأدوار للتأثير على سلوك الافراد والجماعات داخل المؤسسة (المديرين الآخرين وجميع العاملين بالمؤسسة) وخارجها (المساهمين والعملاء والموردين والمجتمع المحلى وجميع المؤسسات الحكومية ذات العلاقة بالمؤسسة). وغالبا  ما يقوم المدير بهذه الادوار او بكثير منها بين لحظة واخرى والتي تمثل جوهر عمله الإداري ، بينما يقوم بشكل عام ومستمر ايضا بوظائفه الإدارية من تخطيط وتنظيم وتوجيه ورقابة.

وبمعنى آخر ان الشاغل الرئيسي للمدير هو القيام بأدواره الادارية في اي وقت وخلال ساعات عمله اليومية بالمؤسسة ، حيث يسعى دائما إلى التصدي للمشاكل المختلفة باتخاذ القرارات الملائمة ومواجهة الصراعات وحسم الخلافات بينه وبين الآخرين سواء الوحدات الإدارية الأخرى أو العاملين تحت رئاسته بالتفاوض لا بالمساومة وفرض إرادته عليهم ، كذلك يسعى دائما إلى تقييم وتنمية أداء مرؤوسية من خلال زياراته الميدانية ، كذلك يسعى دائما إلى توطيد علاقاته بجميع الاطراف ذات العلاقة به سواء داخل المؤسسة او خارجها. كذلك تدبير الموارد المطلوب تخصيصها في مجالات العمل المختلفة. تلك هي صورة مبسطة ومجملة عن أدوار المدير المختلفة والتي يسعى دائما إلى للقيام بها للتأثير على سلوك الافراد والعاملين معه وجميع الاطراف الاخرى ذات العلاقة به. وهذه الادوار هي جوهر عمله الإداري – كما أوضحنا سلفا – إلا ان اتقان القيام بتلك الادوار إنما يتوقف على مدى إتقان القيام بمجموعة الوظائف الادارية ، اي ان قدرة المدير على القيام بتلك الادوار إنما يتوقف على مدى قدرته على القيام بوظائفه الإدارية وذلك لأن كل دور من الأدوار الإدارية إنما يتأثر بشكل مباشر او غير مباشر بكل وظيفة من الوظائف الإدارية.

خلاصة القول ان هناك علاقة قوية بين الادوار والوظائف الإدارية للمدير ، وان تلك العلاقة بين الادوار والوظائف الإدارية تختلف من مستوى إداري لآخر.

ويتمثل هذا الاختلاف في نطاق الأداء (أداء الادوار والوظائف) ومستوى التعقيد.

حيث  يتسع النطاق ويزداد التعقيد في المستويات العليا ويقل كلما انتقلنا من المستويات العليا للمستويات الدنيا ⁽³⁾. 

ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

(1) انظر الشكل رقم (7) ص81 . 

(2) Jennifer M. George, Gareth, Gareth R. Jones, Contemporary Management Fourth Edition, (New Your, McGraw – Hill Irwin, 2006) pp., 19 – 21 . 

(3)  انظر العلاقة بين الادوار والوظائف الإدارية للمدير – الملحق رقم (1).