تسوية البنك   Bank Reconciliation

تلجأ منشآت الأعمال إلى فتح حسابات لدى البنوك وذلك لتعزيز الرقابة الداخلية على النقدية من حيث الحفظ الأمين للنقدية وضبط عملية الصرف من قبل المخولين بذلك من خلال إصدار شيكات ، حيث تقوم المنشأة بتسديد الإلتزامات المترتبة عليها للغير من خلال تحرير شيك لأحد الدائنين مثلاً ، كما تستطيع المنشأة تحصيل قيمة الشيكات المستلمة من العملاء مقابل بيع بضاعة بشيك من خلال ايداع هذه الشيكات في حسابها لدى البنك.

ويؤدي إستخدام حساب المنشأة لدى البنك إلى تخفيض حجم النقدية الواجب على المنشأة الإحتفاظ بها في القاصات والصندوق، كما يؤدي الى تسهيل عملية الرقابة على النقد نظراً لوجود تسجيل مزدوج لكافة العمليات التي تتم على حساب البنك – التسجيل الأول يتم في سجلات المنشأة والآخر في سجلات البنك.

وفي أي تاريخ خلال الفترة المالية يجب أن يتطابق رصيد البنك في دفاتر وسجلات المنشأة والذي يعتبر من ضمن الأصول المتداولة مع الرصيد الوارد في كشف الحساب الصادر عن البنك ، ومن خلال مذكرة تسوية البنك يتم مقارنة رصيد حساب البنك بدفاتر المنشأة Account  Bank مع الرصيد الوارد في كشف البنك Statement Bank بهدف مطابقة الرصيدين وتوضيح وبيان أسباب الاختلافات ــ ان وجدت ــ .

لإعداد تسوية البنك يقوم المحاسب بتحضير كشف تسوية البنك Bank Reconciliation Statement  في نهاية كل شهر عادة، ويجهز كشف تسوية البنك على ورقة خارجية أي ليس في دفاتر اليومية ولا في دفاتر الأستاذ.

أسباب نشوء الإختلافات بين رصيد البنك بسجلات المنشأة والرصيد الوارد في كشف البنك :

 حين تقوم المنشأة بفتح حساب جاري في أحد البنوك فإن البنك في أغلب الأحيان لن يقوم بابلاغ المنشأة بكل شيك أودع او بكل شيك صُرف ، وقد لا تتسلم المنشأة كذلك اشعاراً مديناً Note Debit بسبب تأخر وصول هذا الاشعار للمنشأة  حين يقوم البنك بتحميل حساب المنشأة الجاري بفوائد مدينة Debit Interest او بمصاريف بنكية Bank Charges أخرى ، حيث تتعلم المنشأة بذلك من خلال كشف البنك الذي يرسل للعملاء التجاريين عند نهاية كل شهر ببضعة أيام مبيناً فيه كل الإيداعات والمسحوبات والمصاريف والفوائد التي تخص حساباً جارياً بعينه المتعلقة بذلك الشهر.

وتنشأ معظم الإختلافات بين رصيد حساب المنشأة لدى البنك كما هو مثبت بالدفاتر، وبين الرصيد الوارد في الكشف  الصادر عن البنك (كشف البنك).

ويمكن تقسيم أنواع الإختلافات بين حساب البنك في المنشأة وكشف البنك إلى عدة أنواع :

أـ إختلافات تنتج عن عمليات قام البنك بتسجيلها ولا تعلم المنشأة عنها.

ب ـ إختلافات تنتج عن عمليات قامت بها المنشأة وتم تسجيلها بدفاترها ولم تسجل بدفاتر البنك.

ج ـ إختلافات تنتج عن أخطاء في التسجيل سواء من طرف البنك أو من طرف المنشأة.

وفيما يلي تفصيل لتلك الإختلافات :

أ ـ إختلافات تنتج عن عمليات قام البنك بتسجيلها ولا تعلم المنشأة عنها :

 يقوم البنك في بعض الأحيان بخصم أو إيداع مبالغ في حساب المنشأة الجاري دون إعلامها بذلك وعلى سبيل المثال:-

ــ خصم عمولات بنكية أو فوائد مدينة على قرض حصلت عليه المنشأة من البنك.  ــ دفع مبالغ من حساب المنشأة لأطراف أخرى بناء على تفويض من العميل لتسديد فواتير الكهرباء والهاتف أو دفع اشتراكات سنوية أو تسديد قيمة ورقة دفع لأحد الدائنين.

ــ إضافة مبالغ للحساب الجاري عن حوالات واردة للمنشأة كإيرادات الأسهم وفوائد السندات، أو قيام البنك بتحصيل أوراق قبض من عملاء المنشأة دون وصول إشعار للمنشأة بها حتى تاريخ إصدار كشف الحساب.

ــ خصم قيمة أو قسط قرض كان قد منحه البنك للعميل.

حين تتسلم المنشأة كشف البنك عليها تسجيل مثل هذه المبالغ في حساب البنك في دفاترها الذي سيزيد رصيده أو ينقص تبعاً لنوع العملية.

ب- إختلافات تنتج عن عمليات قامت بها المنشأة وتم تسجيلها بدفاترها ولم تسجل بدفاتر البنك :

تقوم المنشأة بتسجيل بعض العمليات المالية بدفاترها وسجلاتها دون تسجيل البنك لتلك العمليات بسجلاته ، وذلك بسبب الفروقات الزمنية المؤقتة بين تسجيل المنشاة وتسجيل البنك ومن أمثلتها :

ــ شيكات محررة للدائنيين (الموردين ) ولم تقدم للبنك للصرف .

في مثل هذه الحالات لا تحتاج المنشاة إلى إجراء أي قيود " تسوية " لتعديل رصيد حساب البنك في دفاترها لأن الوضع صحيح ، كل ما في الأمر أن عليها أن تنتظر حتى يتقدم الدائنون إلى البنك بالشيكات لصرفها ، حينها سيقوم البنك بخصمها من حساب المنشأة الجاري.

ــ إيداعات نقدية بالطريق لم تسجل لدى البنك.

قد تودع المنشأة شيكات مسحوبة على بنوك أخرى أو مبالغ نقدية في حسابها الجاري وتسجلها في دفاترها في حين أن البنك قد يتأخر بضعة أيام في تسجيل الشيكات المودعة لحين تحصيلها في البنوك الأخرى ، أو قد يتصادف إصدار كشف البنك في ذات يوم الإيداع في الحساب مما يعني أن الكشف لن يظهرها.

في هذه الحالات لا حاجة لإجراء أية تعديلات على دفاتر المنشاة كون هذه العملية مسجلة بالدفاتر، ويجب الإنتظار بضعة أيام إلى أن يضيفها البنك لحساب المنشأة الجاري.

ج- إختلافات ناشئة عن أخطاء في التسجيل سواء من قبل البنك أو من قبل المنشأة :

ومن الأمثلة على أخطاء التسجيل قيام محاسب المنشأة بتسجيل قيمة شيك محرر لأحد الموردين أو الدائنين بأكثر أو أقل من القيمة الصحيحة المحرر بها الشيك ، أو قيام البنك بتسجيل مصاريف عمولات بنكية على حساب المنشأة في حين أن هذه العمولات تتعلق بمنشأة أخرى وهكذا.