خطوات العملية الرقابية الأربعة:

وظيفة الرقابة مرتبطة بشكل كبير بالتّخطيط . في الحقيقة، الغرض الأساسيّ من الرقابة هو تحديد مدى نجاح وظيفة التخطيط. هذه العمليّة يمكن أن تحصر في أربع خطوات أساسيّة تطبّق على أيّ شخص أو بند أو عملية يراد التحكم بها ومراقبتها.

وهذه الخطوات الأساسية الأربعة هي:

1-اعداد معايير الأداء: المعيار أداة قياس، كمّيّة أو نوعيّة، صمّمت لمساعدة مراقب أداء الناس والسّلع أو العمليّات. المعايير تستخدم لتحديد التقدّم، أو التأخر عن الأهداف. طبيعة المعيار المستخدم يعتمد على الأمر المراد متابعته. أيّا كانت المعايير، يمكن تصنيفهم جميعا إلى إحدى هاتين المجموعتين: المعايير الإداريّة أو المعايير التّقنيّة. فيما يلي وصف لكلّ نوع.

أ - المعايير الإداريّة: تتضمّن عدة أشياء كالتقارير واللوائح وتقييمات الأداء. ينبغي أن تركّز جميعها على المساحات الأساسيّة ونوع الأداء المطلوب لبلوغ الأهداف المحددة. تعبّر المقاييس الإداريّة عن من، متى، ولماذا العمل.

مثال: يطالب مدير المبيعات بتقرير شهريّ من كلّ الباعة يبين ما تم عمله خلال الشهر.

ب - المعايير التّقنيّة: يحدّد ماهية وكيفية العمل. وهي تطبق على طرق الإنتاج، والعمليّات، والموادّ، والآلات، ومعدّات السلامة، والموردين. يمكن أن تأتي المعايير التّقنيّة من مصادر داخليّة وخارجيّة.

مثال: معايير السلامة أمليت من خلال لوائح الحكومة أو مواصفات المصنّعين لمعدّاتهم.

2-متابعة الأداء الفعليّ: هذه الخطوة تعتبر مقياس وقائيّ.

3-قياس الأداء: في هذه الخطوة، يقيس المديرين الأداء ويحدّدون إن كان يتناسب مع المعايير المحدّدة. إذا كانت نتائج المقارنة أو القياسات مقبولة -خلال الحدود المفترضة- فلا حاجة لاتخاذ أي إجراء. أما إن كانت النتائج بعيدة عن ما هو متوقع أو غير مقبولة فيجب اتخاذ الإجراء اللازم.

4- تصحيح الانحرافات عن المعايير: تحديد الإجراء الصحيح الواجب اتخاذه يعتمد على ثلاثة أشياء: المعيار، دقّة القياسات التي بيّنت وجود الانحراف، وتحليل أداء الشخص أو الآلة لمعرفة سبب الانحراف. ضع في الاعتبار تلك المعايير قد تكون مرخيّة جدًّا أو صارمة جدًّا. القياسات قد تكون غير دقيقة بسبب رداءة استخدام آلات القياس أو بسبب وجود عيوب في الآلات نفسها. وأخيرًا، من الممكن أن تصدر عن الناس أحكاما رديئة عند تحديد الإجراءات التّقويميّة الواجب اتخاذها.

مواضيع ذات صلة

المدقق وصفاتـه وتعيينـه وحقوقـه وواجباتـه

دور التكنولوجيـا فـي عمليـة الرقابة ومعايـير الرقابـة وأدواتـها وأساليبـها

خـصائـص نـظام الرقابـة الفـعال ومجالات استخدام الرقابة

المقارنة وتقييم الانحراف واتخاذ الإجراءات التصحيحية في المؤسسات وأسباب الانحرافات في الرقابة وطرق معالجتها

خطوات عملية الرقابة في المنشآت (معايير الأداء وقياس الأداء الفعلي)

دراسـة علـى مـؤسـسة الرقابـة علـى الغـذاء فـي الاردن

مـقومـات نـظـام الـرقابـة الفـعال ومـستويـات الـرقـابـة

خصائص الرقابة الجيدة وأساليبـها وعناصرهـا وتقسيماتهـا ومميزاتـها

الـرقابـة فـي المـؤسـسات العامـة (مـفهومـها ووظيفتـها وأهميتـها وخطواتهـا)

النـظريـة الحـديـثة للإسـتثمـارات الأجـنبـية وروادهـا

آثـار الإسـتثمـارات الأجـنبـية ــ رؤى – وتحـليـل (النـظريـة الكلاسـيكيـة وروادهـا)

أسـاليـب الـرقـابـة الـدوليـة