هذه الخطوات الأساسية الأربعة هي:

1- إعداد معايير الأداء: المعيار أداة قياس، كمّيّة أو نوعيّة، صمّمت لمساعدة مراقب أداء الناس والسّلع أو العمليّات. المعايير تستخدم لتحديد التقدّم، أو التأخر عن الأهداف. طبيعة المعيار المستخدم يعتمد على الأمر المراد متابعته. أيّا كانت المعايير، يمكن تصنيفهم جميعا إلى إحدى هاتين المجموعتين: المعايير الإداريّة أو المعايير التّقنيّة. فيما يلي وصف لكلّ نوع.

أ - المعايير الإداريّة : تتضمّن عدة أشياء كالتقارير واللوائح وتقييمات الأداء. ينبغي أن تركّز جميعها على المساحات الأساسيّة ونوع الأداء المطلوب لبلوغ الأهداف المحددة. تعبّر المقاييس الإداريّة عن من، متى، ولماذا العمل.

مثال : يطالب مدير المبيعات بتقرير شهريّ من كلّ الباعة يبين ما تم عمله خلال الشهر.

ب - المعايير التّقنيّة : يحدّد ماهية وكيفية العمل. وهي تطبق على طرق الإنتاج، والعمليّات، والموادّ، والآلات، ومعدّات السلامة، والموردين. يمكن أن تأتي المعايير التّقنيّة من مصادر داخليّة وخارجيّة.

مثال: معايير السلامة أمليت من خلال لوائح الحكومة أو مواصفات المصنّعين لمعدّاتهم.

2- متابعة الأداء الفعليّ: هذه الخطوة تعتبر مقياس وقائيّ.

3- قياس الأداء: في هذه الخطوة، يقيس المديرين الأداء ويحدّدون إن كان يتناسب مع المعايير المحدّدة. إذا كانت نتائج المقارنة أو القياسات مقبولة -خلال الحدود المفترضة- فلا حاجة لاتخاذ أي إجراء. إما إن كانت النتائج بعيدة عن ما هو متوقع أو غير مقبولة فيجب اتخاذ الإجراء اللازم.

4- تصحيح الانحرافات عن المعايير: تحديد الإجراء الصحيح الواجب اتخاذه يعتمد على ثلاثة أشياء: المعيار، دقّة القياسات التي بيّنت وجود الانحراف، وتحليل أداء الشخص أو الآلة لمعرفة سبب الانحراف. ضع في الاعتبار تلك المعايير قد تكون مرخيّة جدًّا أو صارمة جدًّا. القياسات قد تكون غير دقيقة بسبب رداءة استخدام آلات القياس أو بسبب وجود عيوب في الآلات نفسها. وأخيرًا، من الممكن أن تصدر عن الناس أحكاما رديئة عند تحديد الإجراءات التّقويميّة الواجب اتخاذها.

 وسائل الرقابة :

أولاً: الموازنة التقديرية :  تعد الموازنة ترجمة رقمية للخطة خلال مدة زمنية معينة, وبالتالي فهي تعبر عن النتائج المتوقع تحقيقها مفصلة وموضحة لكل جانب من جوانب النشاط .

ثانيًا: البيانات الإحصائية والرسوم البيانية :  يعد التحليل الإحصائي لنواحي النشاط التي لا يتيسر تسجيل نتائجها أو توضيحها محاسبيا . ومن أهم الأدوات والوسائل التي تستخدم في الرقابة , وبخاصة إذا عرضت في رسوم بيانية حيث يمكن إجراء المقارنات بنظرة سريعة .

ثالثًا: السجلات : تستخدم كوسيلة للرقابة الداخلية , حيث تستخرج منها  البيانات عن الأداء الفعلي للأعمال .

رابعًا: الملاحظة الشخصية:  هي عبارة عن اتصال مباشر بين الرئيس ومرؤوسيه المباشرين وغير المباشرين بحيث يتفقد الرئيس بنفسه سير العمل أثناء مراحله المختلفة .

خامسًا: التقارير الإدارية:  إن التقارير المكتوبة و الشفوية تعطي صورة متكاملة عن العمل الذي تم أداؤه أو الذي يجري انجازه .

مواضيع ذات صلة

المدقق وصفاتـه وتعيينـه وحقوقـه وواجباتـه

دور التكنولوجيـا فـي عمليـة الرقابة ومعايـير الرقابـة وأدواتـها وأساليبـها

خـصائـص نـظام الرقابـة الفـعال ومجالات استخدام الرقابة

المقارنة وتقييم الانحراف واتخاذ الإجراءات التصحيحية في المؤسسات وأسباب الانحرافات في الرقابة وطرق معالجتها

خطوات عملية الرقابة في المنشآت (معايير الأداء وقياس الأداء الفعلي)

دراسـة علـى مـؤسـسة الرقابـة علـى الغـذاء فـي الاردن

مـقومـات نـظـام الـرقابـة الفـعال ومـستويـات الـرقـابـة

خصائص الرقابة الجيدة وأساليبـها وعناصرهـا وتقسيماتهـا ومميزاتـها

الـرقابـة فـي المـؤسـسات العامـة (مـفهومـها ووظيفتـها وأهميتـها وخطواتهـا)

النـظريـة الحـديـثة للإسـتثمـارات الأجـنبـية وروادهـا

آثـار الإسـتثمـارات الأجـنبـية ــ رؤى – وتحـليـل (النـظريـة الكلاسـيكيـة وروادهـا)

أسـاليـب الـرقـابـة الـدوليـة