ثالثاً : الخدمات العملية التي تؤديها المكتبات الإلكترونية :  

تؤدي المكتبات الإلكترونية الخدمات التالية : 

1- التحاور الفوري مع المحطات الطرفية، أي عرض مختصر لجميع الوثائق التي تتصل بمواضيع محددة يطلبها المستخدم.

2- يؤدي التحاور الفوري سالف الذكر، إلى قيام المستخدم بتحديد الوثائق المطلوب عرض محتواها بواسطة جهاز الميكروفيش على الشاشة أو الوسائط الورقية. وهذا يتم بواسطة السيطرة التي يقوم بها الحاسب على جهاز الميكروفيش، بلا تدخل بشري. وتتم عملية الانتقاء هذه في وقت قصير، وتقلص عدد الوثائق إلى ما يخص فقط بالمواضيع المطلوبة من المستخدم .       

3- تؤدي نظم المكتبات الإلكترونية إلى تسهيلات في الفهرسة الآلية ، ومعناه أن الحاسب سيساعده الموثق على انتقاء المفاتيح المناسبة للوثائق التي يتم خزنها.   والفهرس الآلي يسمح بالمداخل البشرية أو الهجائية والوصول بالتدريج، ومن غير عناء، إلى مفتاح الموضوع الذي تتحدث عنه الوثيقة، فيحرر الموثق من جهود حفظ المفاتيح مع رموزها. هذا الفهرس الآلي يتميز بالديناميكية، أي إمكانية تعديله، وما يدخل في ذلك من إضافة مفاتيح جديدة وتصنيفها في مواقعها المناسبة ، وإصدار لوائح الفهارس دورياً على طابعة الحاسب، حيث تُجمَع وتُستخدَم كفهارس يدوية عند الحاجة.  

4- يحرر الموثق من مشكلة الحالات، ويتولى أمر هذه المهمة، بلا تدخل بشري، للوثائق التي تتعدد مفاتيحها، أي تدخل تحت أكثر من موضوع.    

5- إمكانية الاسترجاع بعدة مفاتيح وتركيبات منطقية متعددة مثل:

أ- استرجاع جميع الوثائق التي تتحدث عن الموضوع (أ) والموضوع(ب) والموضوع (ج) في الوقت نفسه.

ب- استرجاع جميع الوثائق التي تتحدث عن الموضوع (أ) وتتحدث أيضاً عن أحد الموضوعين (ب) أو (ج).

ج- استرجاع جميع الوثائق التي صدرت في المجلة (أ) وتتحدث عن الموضوع (ب).

الخطوات العملية الواجبة الاتباع لاسترجاع وثيقة أو وثائق معينة بواسطة الحاسب الآلي : 

1- املأ استمارة التوثيق على الحاسب الإلكتروني بالمعلومات الموجودة على الوثيقة (النوع، التاريخ، وصف الوثيقة، مكان الخزن المتوقع).

2- ضع المفاتيح المناسبة للوثيقة على استمارة التوثيق على الحاسب باستعمال المعجم الآلي على الحاسب أو المعجم اليدوي.

3- في حال وجود ميكروفيلم صوّر الوثيقة على الميكروفيلم وضع عنوان الميكروفيلم على استمارة التوثيق على الحاسب.

4- أدخل استمارة التوثيق على الحاسب وضع الرقم الذي يعطيه الحاسب على الاستمارة وعلى الوثيقة الأصلية.

5ـ خزن الوثيقة في الملف المناسب.

الخطوات المتبعة لتوثيق الوثائق في المكتبات الإلكترونية : 

1- تُحدد المواصفات المطلوب تلبيتها من قبل الوثيقة أو الوثائق.

۲- تُعطى هذه المواصفات للحاسب بالطريقة المناسبة.   

3- يستجيب الحاسب بإعطاء معلومات عن الوثائق التي تستوفي هذه المواصفات. ومن هذه المعلومات عنوانها على الميكروفيلم (إذا كان موجوداً) ومكان خزنها.

4- يختار المسترجع الوثائق التي تناسبه من الوثائق التي يخرجها الحاسب وممكن أن يطلب صورة عنها بواسطة الميكروفيلم (إذا كان موجوداً) أو أن يطلع عليها في مكان خزنها.

مواضيع ذات صلة

مـفهـوم اللا مـركـزيـة وانواعـها وأشكـالهـا ومزايـها وعيوبـها

مـفهـوم المـركـزيـة فـي الادارة وخصائـصها ومزايـها وعيوبـها

مـميـزات الإدارة الحـديــثـة

أخـلاقـيـات الإدارة ومـقومـات الإدارة فـي المـنظمـات النـاجـحـة

حـركـة العـلاقـات الإنـسانـيـة الجـديـدة وأمـثلة تـاريخيـة علـى عـالميـة التـنظيمـات الإداري

النـظرية السـلوكـيـة والنـظريـة الكـميـة ومـدرسـة مـدخـل الـنظـم فـي الادارة

مـراحـل الفـكـر الإداري (النـظريـة الكـلاسيـكـية Classical Theory)

مـدخل مدرسـة العلـوم السلوكيـة واهـم نظرياتـها وتجاربـها في الادارة

مدرسـة العلاقـات الانسانـية وأهـم نظريـاتهـا وتـجاربهـا في الادارة

هنري فـايول والمـبادئ التنظيميـة والنظريـة البيروقراطيـة لمـاكس فـيبـر

نـظريـة الإدارة العلميـة لفريـدرك تـايـلور

تـطـور نـظريــات الادارة وخصائـصـها