بتوجيه من الأمانة العامة للعتبة العلوية المقدسة، وتزامناً مع اللجنة الوزارية المشكلة بخصوص تقديم الدراسات والبحوث الخاصة بالزيارة الأربعينية، عقدت لجنة الأربعين الخاصة بزيارة الأربعين اجتماعاً خاصاً مع لجنة إدارة الحشود ورؤساء أقسام العتبة العلوية المقدسة لمناقشة أبرز الاستعدادات والخطط اللازمة للزيارة الأربعينية بشكل مبكر بالإضافة إلى تقديم المقترحات لضمان توفير كل ما يليق بالزائرين الكرام خلال هذه الزيارة المليونية.
توزيع المهام 
وصرح المشرف على لجنة تنظيم الفعاليات وإحياء المناسبات الخادم أحمد القرشي  للمركز الخبري قائلاً: تزامناً مع تشكيل اللجنة الوزارية الخاصة بتقديم الدراسات والبحوث المتعلقة بالزيارة الأربعينية تم عقد اجتماع لعرض وتحليل مجموعة من البيانات والإحصاءات والمعلومات الخاصة بالزيارة الأربعينية مع لجنة إدارة الحشود بحضور عدد من رؤساء أقسام العتبة العلوية المقدسة لمناقشة توزيع المهام والصلاحيات على مختلف الجهات والأقسام لضمان تنظيم وتنسيق الجهود الأمنية والخدمية واللوجستية الخاصة بالزيارة.  
وأكد أن الهدف من هذا التحضير المبكر هو وضع خطة متكاملة لإدارة الحشود المليونية وتوفير الخدمات الملائمة للزائرين الكرام. موضحاً أن هناك اجتماعات ميدانية وثنائية ومشتركة ستُعقد مع جهات داخل وخارج العتبة العلوية المقدسة لتوحيد وتنظيم الجهود.  
  
تحليل المعلومات والنتائج
 
وأشار القرشي إلى أن مخرجات الاجتماع تضمنت توزيع المهام التنفيذية المتعلقة بالموارد البشرية والإجراءات التخصصية، بالإضافة إلى الجهد الهندسي والخدمي والأمني. كما أكد أن هناك مجموعة كبيرة من النتائج والمعلومات سيتم تحليلها لاتخاذ الخطوات اللازمة لتهيئة أفضل السبل والأجواء لخدمة الزائرين.  
وبين: إن التحضيرات تشمل أيضاً الزيارة الغديرية التي تُقام في النجف الأشرف، بالإضافة إلى زيارة الأربعينية التي تمتد إلى ما يقارب الشهر، وتتزامن مع زيارة استشهاد الرسول الأعظم (صلى الله عليه وآله ) مشيراً إلى أن هناك تنسيقاً مسبقاً مع الجهات الحكومية وغير الحكومية، والدوائر الأمنية والخدمية، والهيئات والمواكب الحسينية لضمان تنظيم وتنسيق الجهود بشكل مشترك.  
 
خطط تفصيلية لاستقبال الزيارة 

وقال الدكتور حسين تركي استشاري هندسة الحشود في العتبة العلوية المقدسة للمركز الخبري قائلاً: منذ مدة ليست قصيرة استنفرت كافة أقسام العتبة العلوية المقدسة جهودها للاستعداد والتخطيط لاستقبال الزيارة الأربعينية وزيارة عيد الغدير الأغر ولاحظنا عملاً دؤوباً ومتواصلاً بالإضافة إلى وضع خطط تفصيلية من قبل الأقسام المعنية لتلبية احتياجات العتبة العلوية المقدسة لاستقبال الأعداد الغفيرة والمليونية من الزائرين الكرام الذين سيتوافدون إلى مدينة النجف الأشرف في هاتين المناسبتين المقبلتين.  
خطة شاملة لإدارة الحشود المليونية 
من جانبه صرح المهندس مصطفى محبوبة، رئيس قسم الشؤون الهندسية والفنية في العتبة العلوية المقدسة، للمركز الخبري قائلاً: إن الفكرة من هذا الاجتماع المبكر هي وضع خطة شاملة لإدارة الحشود المليونية، تتضمن مسارات الحركة وتوفير الخدمات الملائمة، بالإضافة إلى نقاط خاصة بالعتبة العلوية المقدسة من المنافذ وغيرها، وأن جميع هذه الأمور ستتم دراستها بالتفصيل.  
التخطيط المبكر هو مفتاح النجاح 
وأضاف محبوبة: بحضور شركة مختصة لإدارة الحشود والتنسيق مع كافة أقسام العتبة العلوية المقدسة، نسعى إلى ضمان أن تكون زيارة الأربعين هذا العام مريحة ومنظمة بشكل يلبي توقعات الزائرين الكرام. وأن التخطيط المبكر هو مفتاح نجاح هذا الحدث الكبير، ونعمل جميعاً على تحقيق ذلك بفضل الله وتوفيقه.
دراسة تسهيل حركة الزوار 
وأشار إلى أن الاجتماع تضمن دراسة تفاصيل متعددة تتعلق بتسهيل حركة الزوار وتوفير الخدمات الضرورية لهم لا سيما ونحن ندخل المرحلة الثانية من مشروع التوسعة المحيطة بالصحن الشريف والتي من المؤمل أن نشهد هذا العام تطوراً ملحوظاً في حركة الزائرين وإيوائهم ، مشدداً على أهمية التنسيق الكامل بين جميع الأقسام لضمان سير الأمور بسلاسة وفعالية. 
واختتم محبوبة تصريحه بالقول: نحن ملتزمون بتقديم أفضل ما يمكن لضيوف أمير المؤمنين (عليه السلام) خلال زيارة الأربعين، وسنواصل العمل الجاد لتحقيق هذا الهدف النبيل.