عملية قيام الفرد بالاتصال مع الآخرين يقصد بها الوصول إلى إمكانية التفاهم العام، واتفاق حول موضوع أو أفكار معينة، ومهمة للطرفين بصورة متفاوتة أو متساوية، وذلك حسب نوعية الاتصال وأهميته.

والاتصالات كعملية إدارية بجوانبها الاجتماعية والسلوكية، اعتمادا على ما ذكر يقصد منها إنتاج أو توفير أو تجميع البيانات والمعلومات الضرورية لاستمرار العملية الإدارية ونقلها أو تبادلها أو اذاعتها، مما يمكن الفرد أو الجماعة القيام بنقل وتوصيل الأخبار والمعلومات الجديدة للآخرين، أو التأثير في سلوك الأفراد والجماعات أو القيام بالتعبير والتعديل، من هذا السلوك أو توجيهه وجهة معينة، التي تتفق مع مطالب المنظمة والمؤسسة التي يعمل بها.

‏وهذه العمليات تتم بصورة متبادلة بين الجانبين، وليس من جانب واحد أي أننا نقوم بنقل وإعطاء البيانات والمعلومات إلى الآخرين وبالعكس، لا يقصد هنا بالاتصالات بمعناها الضيق أو بمفهومها المادي الذي يعني وسائل الاتصال المادية، بل المقصود هو العملية التي تهدف إلى  القيام بنقل وتبادل المعلومات التي يتوقف عليها توحيد الأفكار، وتتفق مع المفاهيم التي على أساسها تتخذ القرارات، واعتمادا على هذا تعتبر مهمة، وضرورية للقيام بالعمل التنفيذي والسياسي للمنظمة والمؤسسة.

واليوم وفي الفترة الأخيرة التي يلاحظ بها التقدم البشري في جميع المجالات، تؤدي الاتصالات في صورها المختلفة والمتنوعة مهام أساسية في عملية توصيل ونقل المفاهيم والمعلومات المختلفة، وتوضيحها لكل شخص وفرد له صلة أو حاجة بهذه المعلومات والاتصالات.

وعملية الاتصالات الإدارية تحدث وتتم داخل المنظمات والمؤسسات المختلفة التي تسعى لتحقيق أهداف خاصة بها وضرورية لاستمرارية وجودها، لذا فإن عدم توافر النظام الفعال والخاص لهذا النوع من الاتصالات داخل المنظمات أو المؤسسات، يجعلها ضعفة وغير فعالة، وهنا يعني أن عملية الاتصالات تعتبر العصب الحيوي للمنظمة تدفعها وتقربها إلى اتجاه تحقيق الأهداف الرئيسية لها وعليه نقول إن المنظمة أو المؤسسة في معظم الحالات تقوم على ثلاث معلومات أساسية.

1ـ هدف تسعى لتحقيقه بكل الوسائل والإمكانيات.

2ـ اقتناع الأفراد وإقبالهم على تحقيق هذا الهدف.

3ـ وجود الاتصالات الفعالة التي تقوم بتحريك الأفراد في اتجاه الهدف، وتبقى تدعم غاياتهم في الوصول إليه وإنجازه.

‏والهدف يجب أن يكون معلوما ومعروفا ومحددا بصورة واضحة لكي تتم تحقيقه، ولكي يكون الهدف معلوما وواضحا يجب أن نقوم بشرحه بصورة واضحة، وعملية الاتصالات هي بمثابة وسيلة للتعريف بالأهداف، ووسيلة لتوضيحها، وشرحها لجميع العاملين في المنظمات أو المؤسسات، بالإضافة لذلك هي ضرورية لعملية اتخاذ القرارات السليمة والصحيحة، التي تتعلق بالتنفيذ، وعملية تحديد الاختصاصات وتوزيع العمل وحل مشكلاته، والوقوف على مدى تقدمه وتقويم نتائجه، وتتبع الجهود التي تبذل من أجل الوصول إلى الهدف الذي تعمل من أجله.

 وأهداف الاتصال كثيرة، منها أهداف ثقافية وفنية، التي تتحقق عن طريق استعمال الكتب والتعليم أو المطالعة والمسرح والموسيقى، وهناك الأهداف الاقتصادية والتجارية التي تقوم بإنجازها وتحقيقها عن طريق استعمال برامج الدعاية الخاصة وبرامج الاعلان، من أجل زيادة التسويق وتنشيط الحركات التجارية (البيع والشراء) ومن الممكن أن يؤدي الاتصال إلى تحقيق أهداف ترويحية، مثل مشاهدة الأفلام السينمائية وبرامج السياحة الداخلية والخارجية أو أهداف سياسية، مثل الدعاية الانتخابية، أو القيام بالجاسوسية والمخابرات.

‏لذا فقد أصبح الاتصال هو العملية الإدارية المستمرة، التي تحدث بين الدولة و المواطن في جميع مجالات الحياة، وفي جميع أنواع وطرق الاتصال، وبين العامل في أي منظمة أو مؤسسة، وبين التلميذ والمدرسة، وبين المدير والعاملين في المدرسة.