2. تدقيق الأنظمة اليدوية والأنظمة الحاسوبية 

في البداية لابد من الأخذ بعين الاعتبار أن أهداف الأنظمة وأهداف التدقيق هي نفسها لا تتأثر بطريقة تشغيل البيانات سواءً كانت يدوية أو آلية، وكذلك فان نطاق التدقيق لا يتغير في ظل نظام المعلومات بالحاسوب. ولكن طريقة التدقيق وجمع الأدلة قد تختلف كلياً، وهذا الاختلاف قد يعود إلى اختلاف إجراءات جمع وتبويب وتخزين المعلومات المحاسبية، حيث أن هذه المعلومات في حالة استخدام الحاسوب هي موجودة إما على بطاقات أو أشرطة ممغنطة، أو مخزنة داخل الحاسوب بدلاً من الدفاتر اليومية ودفاتر الأستاذ العام والمساعدة. وإن استخدام الأنظمة الحاسوبية يؤدي الى ادخال تحسينات على نظم الرقابة الداخلية مثل:

1 ـ احلال الرقابات الحاسوبية محل كثير من الرقابات اليدوية مما يقلل من الأخطاء البشرية التي تحدث نتيجة استخدام الأنظمة اليدوية وخاصة الأخطاء غير المنتظمة. 2- توافر معلومات ذات جودة أعلى من تلك التي توفرها الأنظمة اليدوية وتحقيق الكفاءة العالية في الاستخدام، وذلك بسبب البيئة التي توفرها الأنظمة الحاسوبية والرقابة الفعالة التي توفرها الادارة على هذه الأنظمة وهذا بالتالي يؤدي إلى تحسين القدرة على اتخاذ القرارات. إن استخدام الأنظمة الحاسوبية يحقق كفاءة عالية في تخزين المعلومات من ناحية القدرة الاستيعابية ومن ناحية السرعة في الرجوع الى المعلومات عند الحاجة لذلك، وكذلك من ناحية الكفاءة العالية في عمليات معالجة البيانات.

إن إدراك التحسينات التي تدخلها تكنولوجيا المعلومات على كافة أنواع المنشآت وعلى نظام الرقابة الداخلية لا يكاد يخفى على أحد، ولكن بالرغم من التحسينات فإنه لا بد من الأخذ بعين الاعتبار وجود عدة أنواع من المخاطر التي تواجه المدقق عند تدقيق الأنظمة الحاسوبية وتشمل ما يلي:

1- الحاجة الى فهم كيف يعمل النظام وكيف ينتج المعلومات المحاسبية وما هي الرقابة الداخلية التي تعمل في النظام، وهذا يتطلب أن يكون المدقق على قدر من التأهيل الذي يمكنه من القيام بذلك. إن هذا المتطلب لا يتحقق دائماً وخاصة في حالة وجود أنظمة محوسبة معقدة تتطلب مهارة عالية من قبل المدقق، وفي حالة عدم توفر الكفاءة والمهارة فإن المدقق لن يكون قادراً على دراسة وفهم نظام الرقابة الداخلية في ظل هذا النوع من الأنظمة بشكل يمكنه من الحكم على قوة النظام وقوة الرقابات الخاصة به، وهذا بالتالي سينعكس على نتيجة التدقيق النهائية والمتمثلة برأي المدقق في البيانات المالية.

2- نقص العنصر البشري نتيجة حلول الأجهزة مكان هذا العنصر مما يؤدي الى عدم القدرة على متابعة التحريفات التي تحصل في المخرجات، وخاصة أن استخدام النظام المحوسب قد يؤدي إلى زيادة الأخطاء المنتظمة والمقصود بهذا النوع من الأخطاء، الأخطاء التي تنتج عن خلل في النظام، فاذا كان هناك خطأ في عملية البرمجة مثلاً، فان عملية التشغيل للجزء الذي فيه الخطأ ستتم أيضاً بشكل خاطئ، وبالتالي فإن هذا الخطأ سيكون منتظماً فيظهر في جميع المخرجات التي تنتج من هذا التشغيل. الا أن قلة العنصر البشري سيؤدي الى تقليل الأخطاء العشوائية المرافقة للنظام اليدوي.

3- النقص في عملية الفصل بين الوظائف، حيث يقوم الجهاز بتنفيذ بعض العمليات مباشرة، علماً بأنها في النظام اليدوي تنفذ من قبل أفراد مختلفين، فقد يقوم الجهاز بتنفيذ وظيفة التفويض والتسجيل معاً.

4- خطر فقد المعلومات نتيجة تخريب بعض الملفات أو انهيار النظام أو غير ذلك مما قد يحدث خسائر فادحة للشركة.

5- خسارة فقد الأدلة المرئية لمسار المراجعة، فلو أخذنا مثلاً خريطة تدفق العمليات الخاصة بالنقدية، نجد أنه وفي استخدام النظام اليدوي نستطيع تتبع العمليات المختلفة وأثرها على مختلف الدفاتر والسجلات، بينما في حالة استخدام الحاسوب قد يكون هناك انقطاع في هذه العمليات. والانقطاع في مسار التدقيق يمكن أن يكون ناتجاً عن أمور مثل:

أ- بعض المعلومات التي لم يعد هناك ضرورة لها، يمكن أن يتم شطبها من ذاكرة الجهاز.

ب ـ هناك معلومات يحتفظ بها على الأشرطة الممغنطة وبالتالي هي غير متوفرة مباشرة للمدقق.

ج ـ التقارير قد تعطى على شكل ملخصات فقط ولا تشير إلى مصدر المعلومات.

د ـ هناك بعض العمليات يقوم الجهاز بإجرائها مباشرة، مثلا قد يقوم الجهاز بإصدار أوامر الشراء مباشرة عندما يصل المخزون إلى الحد الأدنى.

ويمكن التغلب على مشكلة انقطاع مسار المراجعة المرئي باتباع بعض الطرق التي من ضمنها:

ـ العمل على ترتيب طباعة المعلومات بشكل يمكن المدقق من الحصول على المعلومات التي يراها ضرورية لمتابعة مسار العمليات.

- ادخال التسهيلات على عمليات البرمجة التي تسهل عملية الاستفسار، بحيث تساعد في طباعة السجلات الموجودة في الملفات انتقائياً ـ حسب الطلب.

- قيام المدقق بإعادة التأكد من المجاميع كتابياً من المستندات الأصلية.

ـ استخدام اختبارات بديلة مثل: فحص طرق جرد المخزون عندما يكون من الصعب فحص الحركة التي تطرأ عليه.

إذن استخدام الحاسوب يغير معالجة وتخزين المعلومات المالية، وقد يؤثر على النظام المحاسبي ونظام الرقابة المستعملان من قبل الشركة بإدخال تحسينات على هذه الأنظمة وإدخال بعض المخاطر التي ينبغي على المدقق التعامل معها. ولهذا فإن نظام المعلومات بالحاسوب قد يؤثر على بعض الأمور التي يقوم بها المدقق سواء ما يتعلق منها بعملية التخطيط أو عملية تنفيذ اختبارات التدقيق المختلفة. فعند القيام بعملية التخطيط لعملية التدقيق لا بد أن يأخذ المدقق عدة أمور بعين الاعتبار:

الأمور التي يأخذها المدقق بعين الاعتبار عند التخطيط لعملية تدقيق الأنظمة المحوسبة:

- الحصول على فهم كاف للأنظمة المحاسبية والرقابية لعمل خطة تدقيق فعالة.

- الحصول على فهم حول طبيعة وتعقيد الأنشطة في النظام المحوسب عند التخطيط لجزء من التدقيق الخاص بمحيط نظام المعلومات بالحاسوب.

- فهم المدقق يجب أن يشمل أهمية وتعقيد التشغيل بالحاسوب ولكل عملية محاسبية ذات أهمية مادية.

الأمور التي على المدقق مراعاتها عند تنفيذ اختبارات تدقيق الأنظمة المحوسبة من أجل تحديد الإجراءات التي يتبعها المدقق عند تنفيذ اختبارات التدقيق لا بد أن يراعي الأمور التالية:

- الاجراءات المتبعة من قبل المدقق للحصول على فهم كاف للأنظمة المحاسبية والرقابية.

ـ الاجراءات التي يتبعها المدقق والتي من خلالها يمكنه التوصل إلى تحديد المخاطر الموروثة ومخاطر الرقابة.

- تصميم المدقق وانجازه لإجراءات فحص الرقابة والإختبارات التفصيلية من أجل تحقيق أغراض التدقيق.

إن هذه التغييرات في عملية التدقيق قد تتطلب الحاجة الى خبرات خاصة يستعين بها المدقق، لذلك فإن على المدقق الحصول على مساعدة الخبير في حالة الحاجة لذلك، وهذا الخبير قد يكون موظفاً لدى المدقق أو من خارج مؤسسة التدقيق. وفي حالة التخطيط للاستعانة بمثل هذه الخبرة فأن على المدقق الحصول على أدله تدقيق كافية او مناسبة لكافة أغراض التدقيق وحسب معيار التدقيق الدولي (استعمال عمل خبير).