4 . مقومات نظام الرقابة الداخلية 

قسمت معايير التدقيق الدولية مقومات أو ركائز الرقابة الداخلية إلى خمسة مقومات أساسية تشمل البيئة الرقابية والاجراءات الرقابية وتقيم المخاطر والمعلومات والتوصيل والمراقبة (الإشراف)، وفيما يلي بيان لهذه المقومات (معيار التدقيق الدولي رقم 315) :

أولاً: البيئة الرقابية: Control Environment

البيئة الرقابية تتضمن وظائف الادارة والمسؤولين عن التحكم المؤسسي، بالاضافة إلى إتجاهاتهم ومواقفهم وتصرفاتهم حيال الرقابة الداخلية للمنشأة وأهميتها.

إن البيئة الرقابية تحدد الاطار العام للمنشأة ولمكونات الرقابة الأخرى، وعلى المدقق أن يقوم بدراسة وفهم البيئة الرقابية، لأن نتيجة التقييم تنعكس على تصميم وفاعلية تطبيق مقومات الرقابة الداخلية.

وتعتبر البيئة الرقابية كالمظلة التي تضم تحتها بقية أجزاء النظام.

وتتكون من الأمور التالية:

1. توصيل وفرض القيم الأخلاقية والاستقامة: إن التزام الإدارة والمسؤولين عن التحكم المؤسسي بالاستقامة والأمانة والإخلاص، ووضع الإجراءات التي تشجع العاملين على الالتزام بذلك هو من أهم الأسس في توفير بيئة رقابية تشكل مظلة لبقية مكونات الرقابة الداخلية.

2. الالتزام بالكفاءة: وذلك بأن تلتزم الإدارة بالعمل على تسليح العاملين لديها بكافة أنواع الخبرات والمهارات الضرورية لأداء العمل على أفضل وجه.

3 . مشاركة كل من له علاقة بالتحكم المؤسسي؛ وهذا يشمل مشاركة الادارة ومجلس الإدارة والعاملين في عملية ممارسة دورهم التنفيذي والرقابي لتحقيق أهداف المنشأة.

وفي هذا المجال تعتبر لجنة التدقيق من أهم الأمثلة على عملية المشاركة. هذه اللجنة تتكون عادة من المديرين غير التنفيذيين في المنشأة والهدف الأساس من تشكيل لجنة التدقيق هو زيادة فاعلية وظيفة التدقيق وزيادة مساءلة مجلس الإدارة. ويمكن أن تقوم اللجنة بكثير من المهام، ومن أمثلة ذلك :

- مساعدة الإدارة في تحمل مسؤولياتها المختلفة.

- التنسيق بين المدقق الخارجي والإدارة وفض النزاع بينهما.

ـ تسهيل مهمة المدقق الخارجي.

- تحديد أتعاب المدقق الخارجي.

- مناقشة المدقق الخارجي في أية اقتراحات أو توصيات يقدمها المدقق.

- - تعين المدققين الداخليين وتحديد أجورهم واستلام تقاريرهم.

- زيادة استقلالية المدقق الخارجي ووظيفة التدقيق الداخلي.

- تحسين فاعلية التدقيق .

4. فلسفة الادارة ونظام (نموذج التشغيل)، من حيث القدرة على مواجهة المخاطر، وتشجيع العاملين على الإقدام واتخاذ القرارات المناسبة لتحقيق الأهداف، وأن تكون الإدارة أنموذجاً يحتذى من قبل العاملين.

5. الهيكل التنظيمي : حيث تحدد الإدارات والأقسام والاختصاصات ومسؤوليات الأفراد وبشكل عام فإن وجود هيكل تنظيمي سليم يوفر :

ـ تحديد واضح للاختصاصات ومسؤوليات كل إدارة أو قسم أو فرع أو شخص.

ـ تفويض السلطات. 

ـ مرونة كافية في الخطط التنظيمية لتوفير إمكانية استيعاب أي تطوير أو تغير حدث مستقبلاً.

ـ الاستقلال الوظيفي لمختلف الإدارات وخاصة التي تصرح بالعمل والتي تتولى حماية الأصول والتي تقوم بالمحاسبة عليها.

6. تحديد المسؤوليات والصلاحيات.

7. السياسات والاجراءات الخاصة بالموارد البشرية؛ هذه السياسات تتعلق بتحديد مؤهلات الموظفين وبتعيينهم وتدريبهم وترقيتهم وتحديد رواتبهم وعلاواتهم.

ثانياً: الإجراءات الرقابية: وتشمل مجموعة من الاجراءات الرقابية التي تساعد في تحقيق فاعلية بقية مكونات الرقابة الأخرى، ومن أهمها:

1. مراجعة أو تقييم الأداء: هذا النشاط الرقابي يتطلب قيام الإدارة بتقييم أداء العاملين في مختلف المواقع التنظيمية، مما يساعد في التعرف على الإيجابيات والسلبيات وبالتالي اتخاذ القرارات المناسبة من أجل تصحيح أي اختلالات في سبيل تحقيق مختلف أهداف المنشأة.

2 . معالجة البيانات: أن يكون هناك إجراءات لتتبع العمليات المختلفة ومعالجتها بالطريقة المناسبة، وهذه الإجراءات مكملة لتلك الخاصة بنظم المعلومات والتوصيل.

3 .إجراءات الرقابة المادية : وهي مجموعة من الإجراءات التي تساعد في توفير الحماية المادية والإلكترونية لأصول المنشأة، مثل استخدام القاصات الحديدية والمستودعات الأمينة الخالية من الرطوبة والحرارة الشديدة والتي لا يسمح بالدخول إليها إلا من قبل الموظفين المختصين بذلك، واستخدام كلمات السر وتأمين الحماية للأصول وغيرها من الإجراءات.

4 . فصل المهام: ينبغي الفصل بين المهام المتضاربة، بحيث لا يسمح لشخص ما القيام بمهام تمكنه من القيام بعمليات السرقة والتلاعب وإساءة استخدام أصول المنشأة. وعادة يتم الفصل بين المهام الخاصة بالاحتفاظ بأصول المنشأة وحمايتها وتسجيل العمليات الخاصة بها والتفويض أو الترخيص بالعمليات الخاصة بالتصرف بهذه الأصول. وفيما يلي بعض الأمثلة على الفصل بين المهام:

ــ الفصل بين وظيفة الاحتفاظ بأصل معين ووظيفة التسجيل الخاصة به فمثلاً يتم الفصل بين وظيفة أمين الصندوق الذي يحتفظ بالنقدية ووظيفة تسجيل العمليات الخاصة بالنقدية في السجلات المحاسبية.

ـ الفصل بين بين وظيفة التفويض بعمليات خاصة بأصل معين ووظيفة الاحتفاظ به، فلا يسمح لأمين الصندوق الذي يحتفظ بالنقدية أن يعطي الموافقة على صرف شيك لأحد الموردين، ولا يسمح لمن يعطي الموافقة على صرف قيمة فاتورة المورد أن يقوم بتوقيع الشيك الخاص به.

ـ الفصل بين مسؤولية تشغيل الأصل وتسجيل العمليات الخاصة به وإعداد التقارير الخاصة به والتي بموجبها يتم تقييم أداء ذلك الأصل أو القسم الذي يقوم بتشغيل ذلك الأصل.

- الفصل بين واجبات قسم أو دائرة تكنولوجيا المعلومات والأقسام المستخدمة لتكنولوجيا المعلومات.

5. التفويض : ويعني تحديد المتطلبات الخاصة بتفويض مختلف الأعمال إلى أشخاص محددين، بالاضافة إلى المحددات الخاصة بكل مستوى من مستويات التفويض.

ويهتم المدقق الخارجي بجميع الأنشطة الرقابية التي تساعد في تقييم مخاطر وجود تحريفات مادية في البيانات المالية على مستوى التأكيدات المختلفة، من أجل تحديد إجراءات التدقيق التي تمكن المدقق من الاستجابة لهذه المخاطر.

ثالثاً: تقييم المخاطر: وهو نشاط تقييمي تقوم به الادارة، حيث يتم تحديد وتحليل المخاطر ذات الصلة بإعداد البيانات المالية بما يتفق مع المعايير المحاسبية، ومن ثم تقوم الإدارة بتحديد طرق الاستجابة لهذه المخاطر بما يساعد في تخفيف آثارها على البيانات المالية.  

رابعاً: نظام المعلومات والتوصيل: ويشمل كافة نظم المعلومات، ولكن بشكل خاص النظام المحاسبي الذي يتكون من السياسات والإجراءات والوسائل الموضوعة من قبل الإدارة لجمع وتحليل وتسجيل وتصنيف البيانات المالية وإعداد التقارير وتوصيل النتائج، وبالتالي فان النظام المحاسبي يشمل:

- المستندات المختلفة، مثل مستندات القبض والصرف والفواتير والسجلات.

ـ الهيكل التنظيمي لقسم المحاسبة ودليل الحسابات.

ـ دليل الإجراءات والسياسات الخاص بالمؤسسة.

ـ الموازنات التقديرية.

ـ التقارير وموازين المراجعة والقوائم المالية.

ـ الموظفين والأجهزة اللازمة لتحقيق أهداف النظام.

على المدقق أن يقوم بدراسة نظم المعلومات بما في ذلك عمليات المنشأة ذات العلاقة بالبيانات المالية وخاصة في المجالات التالية :

1- أصناف العمليات ذات التأثير الهام على البيانات المالية.

2- إجراءات معالجة العمليات من حيث تحديد وقياس وتسجيل وتوصيل نتائج هذه العمليات.

3- سجلات هذه العمليات سواء كانت يدوية أم آلية.

4- كيفية تعامل النظم مع الأحداث والظروف الأخرى، عدا العمليات ذات الصلة بالبيانات المالية.

5- عملية إعداد التقارير المالية، بما في ذلك التقديرات المحاسبية والافصاح. عند قيام المدقق بدراسة هذه الأمور، عليه أن يأخذ بعين الاعتبار عملية التوصيل لمختلف الاجراءات وتسلسلها ومتطلباتها من خطوات وسجلات ومستندات ضمن الدورة المحاسبية المتكاملة وكل ما يلزم لها. 

خامساً: الإشراف والتوجيه ويشمل الإجراءات اللازمة لمتابعة تطبيق مختلف الجوانب الرقابية للتحقق من أنها تعمل حسب ما خطط لها. ويمكن أن يقوم بهذه المهمة دائرة التدقيق الداخلي أو دائرة التفتيش.