إدارة البيانات في التجارة الإلكترونية لمنظمات الأعمال : 

المادة الخام لعمل وإدارة نظام المعلومات وأي كان شكله ومجال تخصصه هو البيانات وكيفية التعامل معها وتطويرها لأن تكون مجموعة معلومات تتعلق بظاهرة أو حدث معين. وتتعاظم قيمة هذه البيانات إذا ما تم تداولها ما بين منظمات الأعمال وبخاصة إذا ما كانت هذه المنظمات تعمل بشكل متباعد وخارج الحدود الوطنية لكل منهما. وعليه فقد زاد الاهتمام بأعمال التجارة الإلكترونية ما بين منظمات الأعمال Business-to-Business Electronic Commerce B2BEC خلال السنوات العشر الأخيرة بشكل واضح وبخاصة في دول أوروبا وأمريكا لما أتاحته من فرص كبيرة لتحقيق شراكة مربحة ما بين الشركات المتعاملة وفي مختلف البلدان والقارات. فضلاً عن السعي لتحقيق تحالفات تسويقية دولية وتبادل الخبرة المعلومات في مجال العمل التجاري وبأسلوبه الجديد المتطور.

ولإدارة العلاقة ما بين المتعاملين في التجارة الإلكترونية لمنظمات الأعمال، وإدارة وتبادل البيانات والمعلومات فيما بينهم، فإن الأمر يتطلب المرور بثلاث مراحل رئيسة وهي: (2002 ,Quix) 

1. المرحلة الأولى : البحث عن شريك

حيث تسعى منظمة الأعمال إلى البحث عن شريك للأعمال التي تقوم بها. وبالمقابل فإن المشتري يبحث وبذات الوقت عن منتجين أو مسوقين للمنتجات التي يسعى في الحصول عليها منهم، والذين هم أيضاً يسعون للبحث عن زبائن يحتاجون هذه السلع. وهذا يعني بأن هنالك حاجة إلى إجراء بحث search عن الأطراف ذات العلاقة في العملية التجارية المنوي تحقيقها، والتي تعني في حقيقتها البحث عن بيانات ومعلومات لكي تصاغ عليها مرحلة لاحقة في عمل النظام.

2 . المرحلة الثانية : التفاوض

لكي يتم القبول بالاتفاق ما بين أطراف الشراكة الجديدة في العمل فلا بد أن يتم عبر التفاوض Negotiation والذي يدور حول السعر أو تاريخ التسليم أو الصفقات والمميزات التي ينفرد بها المنتوج قياساً بالمنتجات الأخرى...الخ. فضلاً عن التفاصيل المختلفة في الاتفاق على العقد.

ومرحلة التفاوض هذه تتطلب إدارة وحفظ البيانات المتعلقة بسلسلة الرسائل والوثائق المختلفة التي تقود إلى تحقيق الاتفاق أو العقد في مرحلة لاحقة. وتعد هذه المرحلة من التعقيد بمكان أنها تعتبر مؤشر مهم للوثوق والتعامل مع الأسواق الإلكترونية في مراحل لاحقة، ومن قبل الشركة ذاتها والشركات الأخرى. ولا غرابة إذا ما أصرت مجموعة الدول الأوروبية على وضع صيغة التفاوض للاتفاقات كأساس جوهري في تنفيذ العقود المبرمة وفي ظل التجارة الإلكترونية ما بين منظمات الأعمال (B2BEC) لأنها ستكون أساس مهم في بناء شراكة حقيقية الأمد طويل ينجم عنها وضوح ودقة في المعلومات المتبادلة، لكي يمكن أن يتم رسم سياسة اقتصادية واضحة المعالم والتخطيط الدقيق لآفاق جديدة في مجال التجارة الإلكترونية لمنظمات الأعمال بين دول العالم المختلفة بعامة، ودول أوروبا وأمريكا بخاصة.

3 . المرحلة الثالثة : الإنجاز

وهي المرحلة الأخيرة والتي تتمثل بإنجاز Fulfill العقد بعد الاتفاق على كافة التفاصيل التي يتم على ضوئها تبادل البيانات الكترونياً بين الأطراف المتفقة على الصفقة وأشكال الدفعات التي يتم تجهيزها.

وفي ضوء هذه المراحل الثلاث فإن مسألة كفاءة وإدارة البيانات ما بين الشركات المتعاملة في التجارة الإلكترونية تقفز إلى مقدمة أولويات العمل وتنفيذه. لأن المشكلة تكمن في كيفية البحث والحصول على معلومات دقيقة ذات علاقة مباشرة مع مسار عمل الشركة والمنتجات التي تتعامل بها مع الآخرين. وهذا يعني تحقيق النجاح والتواصل مع السوق الالكتروني بشكل تلقائي، والتفاعل مع البيانات المتاحة في السوق وعلى وفق الأهداف والستراتيجيات الموضوعة لمسار عمل منظمة الأعمال.

وبصورة عامة يمكن القول بأن نجاح برنامج إدارة البيانات في نظام التجارة الإلكترونية ما بين منظمات الأعمال يستوجب أن يتحقق الآتي :

1. تطوير نظام البحث عن المعلومات بما يساهم في دعم عمليات التفاوض مع منظمات الأعمال الأخرى.

2. تكامل البيانات مع المصادر الخارجية المتاحة وبما يتوافق مع خصوصية الأسواق الإلكترونية.

3 . احترام الاتفاقات المعقودة بخصوص تبادل البيانات والمعلومات وإحكام الرقابة عليها وبما يخدم ويؤمن سلامة المتعاملين في السوق الالكتروني.

4 . إدارة وحفظ الرسائل والمستمسكات المختلفة في عمليات التفاوض الحاصلة بين الأطراف المتعاملة في التجارة الإلكترونية وما ينجم عنها من بيانات ومعلومات على نحو متكامل. 

5 . استخدام البيانات وبشكل منظم وبما يتفق مستقبلاً مع الأنواع المختلفة من الأنشطة المؤداة في مجال التجارة الإلكترونية لمنظمات الأعمال.

ولكن وبالرغم من كل هذه المؤشرات لتحقيق النجاح في إدارة البيانات وفي ظل أعمال التجارة الإلكترونية إلا أن الأمر يستلزم بعض المتطلبات الأساسية في تحقيق ذلك النجاح والتي يمكن حصرها بالآتي: (2001 ,Nelson)

1. وجود موقع تسويقي للشركة على شبكة الانترنت.

2. وجود عنوان للبريد الالكتروني قادر على إدامة العلاقة مع الأطراف المتعاملة معها وتبادل الرسائل والبيانات بشكل سريع ومتواصل.

3. اعتماد برنامج محدث للبيانات والمعلومات الخاصة بمنتجات الشركة والجديدة منها بشكل خاص.

4 . لا يكفي أن تقدم هذه البيانات والمعلومات إلى زبائن الشركة فقط بل يمكن أن تكون ذات نفع عام للأطراف الأخرى المتعاملة في السوق الالكتروني، أي أن تكون هنالك مساحة مناسبة من المعلومات المتاحة الأطراف مختلفة يمكن أن يكونوا زبائن في المستقبل أو من المهتمين في أعمال الشركة وأنشطتها.

5. إمكانية توسيع العلاقة مع الزبائن من الأفراد Business-to customer (B2C) وعدم اقتصار الأمر على العلاقة مع المنظمات فحسب، وذلك من خلال فتح خط للنقاش والحوار مع الزبائن ضمن ما يصطلح عليه بغرفة الدردشة chat room للحصول على أفكار ومعلومات جديدة وسريعة ومجدية بذات الوقت. (225 ,2000 ,O'Brien) .