الفصل الثاني

إدارة وتنظيم المبيعات

ركزنا في الفصل السابق على مفهوم المبيعات وعلاقته بنشاط التسويق. ويتناول هذا الفصل محورين أساسيين ادارة المبيعات وتنظيم المبيعات، وعلى وجه التحديد يتطرق هذا الفصل إلى :

ـ مفهوم ووظائف ادارة المبيعات وظائف الادارة ووظائف ادارة المبيعات حصراً، ومهام ومسؤوليات مدير المبيعات.

ـ تنظيم المبيعات كوظيفة من وظائف الادارة ومدير المبيعات.

مفهوم و وظائف إدارة المبيعات

عرفت الإدارة بتعاريف عديدة تتشابه إلى حد بعيد في مضامينها. ومن تلك التعاريف العديدة والمختصرة بنفس الوقت هو التعريف الذي يقول: ان الادارة هي القدرة على تحقيق النتائج من خلال الآخرين وهذا يعني ان المدير ( أو طاقم الأفراد الذين يكوّنون الادارة ) كي يتمكن من تحقيق الأهداف (النتائج) الموضوعة للمنشأة، ينبغي به ممارسة عدد من الوظائف الادارية التي تعين العاملين على الوصول إلى تحقيق الأهداف.

والوظائف الادارية التي يمارسها مدير المبيعات هي ذات الوظائف التي يمارسها مدراء الأقسام الأخرى من حيث التنظيم، والتخطيط والرقابة، والتنسيق واتخاذ القرارات، والقيادة. فجميع المدراء يمارسون ذات الوظائف الادارية، لكن باختلاف تخصصاتهم تبعاً لطبيعة النشاط الذي يمارسونه كالمبيعات أو الموارد البشرية أو المالية أو الإنتاج أو غيرها من التخصصات الأخرى. وأهم وظائف المدير بإيجاز ( بغض النظر عن تخصصه أو طبيعة وتخصص نشاط الوحدة التنظيمية التي يشرف إدارياً عليها)، هي :

ـ التنظيم : ويعني الإطار أو الهيكل الذي بموجبه ووسطه يوزع العاملون على مختلف مواقع العمل، ويوضح خطوط المسؤولية والتنسيق من أجل انجاز الأعمال اللازمة لتحقيق أهداف المنشأة. وستتناول موضوع التنظيم بمزيد من التفصيل في الصفحات القادمة من هذا الفصل .

ـ التخطيط : ويعني عملية صياغة الأهداف ووضع الستراتيجيات وتحديد المهام والبرامج اللازمة لتحقيق الأهداف وينظر البعض الى ان وظيفة التخطيط هي من أهم وظائف المدير ويعتبر التخطيط الستراتيجي من وظائف الادارة العليا بامتياز.

ـ الرقابة : وتعني العملية المستمرة في مقارنة الانجاز الفعلي مع المخطط، و تشخيص الإنحرافات ان وجدت واتخاذ القرارات المناسبة لمعالجتها. فالوظيفة الرقابية تضمن حسن الأداء من حيث التوقيت والكمية والنوعية. ان مغزى أهمية كون الرقابة عملية مستمرة " يكمن في أن الاستمرارية تحول دون تفاقم الإنحرافات حيث ان  الاستمرارية تؤمن الإكتشاف المبكر للإنحرافات حال وقوعها، مما يسهل معالجتها فوراً .

ـ التنسيق: وهي عملية تحقيق تزامن وتكامل الفعاليات والمسؤوليات والرقابة التي تؤمن تحقيق الاستخدام الكفوء للموارد المستخدمة لغرض تحقيق الأهداف الموضوعة. فالعملية التنسيقية تجري للفعاليات وللموارد البشرية والمادية .

ـ القيادة: وتعني دور تنظيمي للفرد في قدرته وتمتعه بوضوح الرؤيا، وقدرته على إتاحة هذا الوضوح أمام العاملين بما يحقق القناعة لديهم، ويجعلهم يتبعونه طواعية. ان توفر صفة "القيادة " في المدير تعني قناعـة العاملين بدوره وشخصه، مما يحقق ذلك درجة عالية من التفاعل معه من جهة وإتباعهم لـه ينجم عن الثقة بقابلياته وليس خوفاً منه كمدير رسمي لهم من جهة أخرى. 

ـ اتخاذ القرارات : وتعني عملية أختيار البديل المنطقي من مجموعة بدائل. وهذا يعني انه في حالة عدم توفر البدائل، فلا وجود لعملية اتخاذ قرار. ويمارس المدير هذه الوظيفة مراراً في اليوم الواحد ومن القرارات التي يتخذها المدير أثناء عمله ما يوصف بالقرارات الستراتيجية التي تخلق إلتزامات طويلة الأمد ووقعها وأثرها كبير نسبياً على المنشأة، ومنها ما يوصف بالقرارات التشغيلية، التي يغلب عليها الطابع اليومي التي تتعامل مع حالات ومشاكل آنية تتعامل مع التزامات ذات أمد قصير .

وظائف ادارة المبيعات

يمارس مدير المبيعات الوظائف الإدارية أعلاه حصرا في مجال نشاط المبيعات والتي تعني مجموعة الفعاليات التي تنصب على تحقيق شراء المنتوج أو الخدمة من قبل الزبائن، وتأتي وظيفة الإتصال بالزبائن في مقدمة تلك الفعاليات. ويميل القانونيون إلى تعريف عملية البيع على أنها عقد يتضمن إنتقال ملكية البضاعة أو العقار من شخص لآخر، وهو رأي لا يخالف التعريف الأول بل ينظر إليه من زاوية مختلفة. ومهما كان النص الحرفي لعملية البيع، فأن إدارة المبيعات في جوهرها تتضمن ثلاثة مراحل متداخلة . مع بعضها، حددتها جمعية التسويق الأمريكية ⁽¹⁾ بمرحلة وضع برنامج ستراتيجي للمبيعات ومرحلة تنفيذ برنامج المبيعات، وثالثاً مرحلة تقييم ومراقبة أداء جهاز المبيعات. ولا شك ان لكل مرحلة من هذه المراحل وظائفها الأساسية التي تحتاج لغرض إنجازها بشكل سليم ، المزاوجة بين المعارف الادارية والمعارف التخصصية. ويمكن إيجاز وظائف ادارة المبيعات بالآتي :

ــ وضع برنامج ستراتيجي للمبيعات

ـ تحديد اهداف المبيعات للسنة والسنوات القادمة .

- وضع سياسات عمل لإدارة المبيعات التي هي بمثابة ضوابط ومحددات تسترشد بها ادارة المبيعات والعاملون فيها .

- تحديد حجم الطلب، والتنبؤ بالمبيعات .

- المساهمة في وضع ميزانية المبيعات .

- تنظيم المبيعات.

ـ تخطيط المبيعات .

- تقسيم السوق الى مناطق بيعية، وتوزيع مندوبي المبيعات على المناطق .

ــ تنفيذ برامج المبيعات

ـ الاشراف على تنفيذ برامج المبيعات .

- اختيار وتدريب جهاز المبيعات .

ـ تحديد كيفية احتساب أتعاب العاملين، ووضع نظام حوافز لمندوبي المبيعات.

ــ تقييم ومراقبة أداء جهاز المبيعات

- تحليل سلوك العاملين ومهاراتهم .

- تحليل المبيعات .

- تحليل تكاليف المبيعات .

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

(1) Dictionary - Marketing Power - American Marketing Association: Sales Management.