ج  ـ عملية تنظيم إدارة المنتجات 

Products Management Organization Process

إن إدارة المنتجات تقوم بالعديد من الإجراءات لكي تتمكن من وضع التنظيم الخاص لإداراتها بشكل جيد ورسم الهيكل التنظيمي لها وفقاً لما هو محدد لها من مهام وصلاحيات وموقعها في الهيكل التنظيمي للمنظمة. وهناك العديد من الإجراءات التي لابد من القيام بها ضمن عملية تصميم وإعداد التنظيم المناسب لإدارة المنتجات، وإن هذه الإجراءات يمكن حصرها بما يلي : ( ردينة 2008، ص 74 – 77)

(الصميدعي، ردينة، 2010، ص71- 69)

1. تحديد أهداف التنظيم والإدارة  

أية إدارة لا تعمل بشكل عفوي أو بدون أهداف محددة وإنما لكل إدارة أهداف تسعى لتحقيقها، واستناداً لذلك يتم توظيف الأموال والأفراد وتحديد الأعمال الواجب القيام بها وإنجازها للوصول إلى هذه الأهداف.

إن الأهداف تبقى حبراً على ورق ولا يمكن تحقيقها إلا من خلال تحديد الأدوار لجميع العاملين فيها وتحديد طبيعة التفاعل والتكامل ما بين العاملين والمستويات الإدارية في المنظمة وتحديد الصلاحيات والمسؤوليات والتنسيق لمنع التداخل والازدواج بين المهام المختلفة، وتحديد الإطار الزمني للوقت اللازم لإنجاز وتوظيف عناصر قادرة على الإنجاز المطلوب... وغيرها من العوامل التي تجعل من عملية تحديد الأهداف تأتي في المقدمة وثم السعي لتحقيقها من خلال التنظيم الجيد، لأن الإدارة سوف يكون لديها المعلومات الكافية عن ما يحيط بها من عوامل تؤثر على تحقيق الأهداف، وإن هذه المعلومات سوف يتم الاعتماد عليها عند التنظيم ورسم الهيكل التنظيمي وتحديد الأعمال، لذلك تعتبر الأهداف دليل العمل ومرشداً له وإن تحقيقها يعتبر معياراً مهماً لتقييم أداء التنظيم والعاملين في إدارة المنتجات.

2 . وضع خطط العمل   

إن كل إدارة ومنها إدارة المنتجات تهدف إلى تحقيق مهام محددة كالتخطيط وتطوير منتجات قائمة بإضافة خصائص جديدة أو تكنولوجيا جديدة تجعلها أكثر تلبية لما يريد الزبون ومواجهة المنافسين. أو إضافة منتج جديد وتقديمه للسوق والذي يحتاج لعدة مراحل (من التصميم ، الاختبار، ودراسة الجدوى لحين تقديمه للسوق). وكذلك تحديد أسباب إخفاق المنتج في السوق... وغيرها من المهام التي تتطلب وضع الخطط اللازمة لانجازها وفق إطار زمني محدد في خطط التسويق والإدارة العليا .   

3 . تحديد وحدات الهيكل التنظيمي  

إن تحديد خطط العمل وإطارها لإنجاز الأعمال وتوصيف العمل يقع ضمن مسؤولية مدير إدارة المنتجات ، تحديد الوحدات التابعة لإدارته وتوصيف الوظائف التي يجب أن تكون في الهيكل التنظيمي لإدارة المنتج التابع لها، بعد ذلك يتم تحديد موقع هذه الوظائف ضمن الهيكل التنظيمي استناداً إلى الأعمال التي تنجزها، وطبيعة العلاقات ما بين تلك الوظائف ، بعد ذلك يتم تحديد مواصفات ومؤهلات الأفراد المراد تعيينهم لشغل تلك الوظائف. كما معروف فإنه كلما كانت عدد الوحدات كبيراً فإن الهيكل التنظيمي يتصف بالتشعب وتظهر الحاجة بشكل أكبر إلى عملية التنسيق ، تحديد طرق الاتصال التكامل والتفاعل العلاقات الرئيس و المرؤوس... وغيرها.

إن طبيعة الأعمال والأنشطة هي التي تحدد عدد الوحدات والأقسام ضمن الهيكل التنظيمي لإدارة المنتجات ، فكلما كانت هذه الأعمال كبيرة ومتعددة فإن هذا الهيكل يكون كبيراً ومتشعباً ومعقداً، على العكس فإن قلة الأعمال تؤدي إلى أن يكون هذا الهيكل بسيطاً وغير معقد وغير متشعب الوحدات.

4. تحديد المستويات التنظيمية

بشكل عام تنقسم جميع الإدارات إلى ثلاثة مستويات رئيسية هي :

ـ الإدارة العليا.

ـ الإدارة الوسطى.

ـ الإدارة الدنيا (التشغيلية).

إن هذا التقسيم يلعب دوراً مهماً في تحديد القيادات الإدارية في مختلف مستويات الهيكل التنظيمي وبالتالي يتحدد من هو الرئيس ومن هم المرؤوسون اللذين تصبح لديهم المعلومات الكافية عن الجهة التي يرجعون إليها وتكون لهم بمثابة مرجعية في تلقي واستلام الأوامر والتعليمات وكيفية تنفيذها. إن مثل هذا التقسيم يساهم في:

ـ تحديد وحدة الأوامر والقيادة.

ـ تحديد طبيعة الصلاحيات لكل إدارة ومسؤولياتها.              

ـ طبيعة عمل كل إدارة والإطار الذي تتحرك فيه.

ـ تحديد العلاقات الرأسية والأفقية.

إن الإدارة العليا تمثل أعلى موقع في الهيكل التنظيمي وأساس الأوامر والصلاحيات إضافة للدور الرقابي لها. أما الإدارة الوسطى فهي تكون مسؤولة عن وحدات العمل المختلفة والهيكل التنظيمي للمنظمة وحسب طبيعة التنظيم المعتمد، أما الإدارة الدنيا فهي تمثل وحدات العمل التنفيذية والتي تتولى تنفيذ المهام والأنشطة المختلفة للمنظمة.

 5. تحديد الصلاحيات والمسؤوليات لكل وحدة ضمن الهيكل التنظيمي 

إن تحديد الصلاحيات والمسؤوليات يتم استناداً لفلسفة الإدارة ومدى تبنيها لمفهوم المركزية أو عدم المركزية في الإدارة أو أي شكل آخر يجمع ما بين هذين النوعين من النمط القيادي الإداري .   

فإذا كان النمط القيادي الإداري المتبع من إدارة المنتجات هو المركزية في الإدارة فإن جميع الصلاحيات تكون محصورة بها، وبالتالي فإن جميع القرارات تنحصر بإدارة واحدة أو شخص واحد. أما إذا كانت تتبع مفهوم اللامركزية في الإدارة فإن القرارات تؤخذ من قبل أكثر من جهة استناداً للصلاحيات المخولة لها، في حين إذا كانت إدارة المنتجات تدمج ما بين المفهومين (المركزية واللامركزية الإدارية) فإن القرارات الرئيسية تستخدم من قبل مدير إدارة المنتجات حصراً، والقرارات الأخرى توزع حسب الصلاحيات على الأقسام أو الوحدات داخل هذه الإدارة استناداً لبيئة وطبيعة العمل . بهذا الصدد يشير (3 - 1 Carey, 2008, P) ] إلا أن كل بائع سيمثل المنظمة وإدارة المنتج للزبائن في المنظمة التي يعمل بها من خلال الصلاحيات الممنوحة له والتي تعطيه المرونة الكافية لتحقيق الاتصال بالزبائن وتسليمهم ما يرغبون الحصول عليه ورفع المعلومات للمنظمة عن ردود أفعالهم اتجاه منتجات وسياسات المنظمة الإنتاجية. وهذا يعني بأن منح الصلاحية للشخص المناسب في إدارة المنتجات يسهل من عملية تجسيد أهداف إدارة المنتجات بالشكل المطلوب .    

إن منح الصلاحيات للعاملين في الكثير من الأحيان يلعب دوراً مهماً في حثهم على الإبداع وإظهار ما لديهم من مهارات ومواهب وذلك بهدف تمييزهم عن الآخرين.

6 . تحديد العلاقات الرأسية و الأفقية للعاملين في إدارة المنتجات

وإن تحديد العلاقات الرأسية والأفقية ما بين مختلف الإدارات والأقسام يعتبر من الإجراءات المهمة التي يقوم بها مدير إدارة المنتجات باعتباره الجهة المسؤولة عن أنشطة هذه الإدارة داخل المنظمة وبالتالي فإنه يمثل رأس هذه الإدارة والمرجعية الأولى فيها لكافة العاملين فيها. وإن العلاقات الرأسية من الأعلى إلى الأدنى يمكن توضيحها في الشكل التالي :   

في حين ان العلاقات الأفقية تمثل العلاقة ما بين ادارتين متماثلتين وفي نفس المستوى الاداري ، والشكل التالي يوضح : 

7. إعداد الهيكل التنظيمي :   

- تصميم الهيكل التنظيمي : بعد الانتهاء من تحديد الأهداف، وتوصيف الوظائف وتحديد الصلاحيات والمسؤوليات ، وتحديد نوعية العلاقات الرأسية والأفقية ، وتجميع الأعمال وتقسيمها تقوم إدارة المنتجات بتمثيل ذلك في هيكل تنظيمي يقسم استناداً إلى ذلك عدد الإدارات، الأقسام، وحدات العمل، حدود العمل... إلخ. 

- إصدار الدليل التنظيمي: بعد تصميم الهيكل التنظيمي ورسم الخريطة التنظيمية تقوم إدارة المنتجات بإصدار دليل يتضمن الهيكل التنظيمي مع شرح موجز لكل إدارة أو وحدة فيه، ويعتبر هذا الدليل ذو أهمية بالنسبة للعاملين.