وظائف زيادة المقدرة على العمل :

تخطيط القوى العاملة

Manpower Planning

تستطيع الادارة أن ترفع مستوى كفاءة الانتاج عن طريق اتباع أسلوب تخطيط القوى العاملة على أساس علمي سليم ، وخطة القوى العاملة تنطوي على الخطوات الآتية :

ـ تحديد أنواع الأعمال المطلوبة لتحقيق أهداف المشروع .

ـ توصيف الأعمال والوظائف المختلفة .

ـ تحديد المهارات والكفاءات البشرية اللازمة لأداء تلك الأعمال والوظائف .

ـ دراسة قوة العمل الحالية ومقارنتها بقوة العمل المطلوب توفرها والعمل على سد النقص أو التخلص من الزيادة.

باستخدام ذلك الأسلوب في العمل يمكن التأكد من أن كل عمل انما يخدم هدفاً محدداً ويساهم في تحقيق الهدف العام للمشروع وأن كل فرد يقوم بأداء العمل المناسب له ، وهذا مصدر أساسي من مصادر زيادة الكفاءة الانتاجية .

وسوف نعالج هذا الموضوع في فصل خاص بتخطيط القوى العاملة . 

الاختيار Selection

ناحية أخرى من نواحى مساهمة إدارة الأفراد في زيادة الكفاءة الانتاجية هي في اختيار أنسب الأشخاص للقيام بالأعمال والوظائف المحددة في المشروع. ان وجود خطة مثالية للقوى العاملة لا يضمن بالضرورة توفر الأفراد المناسبين ، إلا إذا أحسنت الادارة القيام بوظيفة الاختيار من بين المتقدمين لشغل الوظائف المختلفة.

الاشراف والقيادة Supervision and Leadership

ان الادارة في مفهومها الحقيقى هي قيادة الأفراد وتوجيهم ناحية هدف معين. وتختلف أساليب القيادة والاشراف، وتختلف تبعاً لها مستويات أداء الأفراد لأعمالهم . ان هدف القيادة الحقيقي هو خلق الدافع لدى العامل لتحسين ادائه ورفع مستوى كفاءته عن اقتناع وادراك ووظيفة ادارة الافراد في هذه الناحية هي نشر الافكار العلمية السليمة عن اساليب القيادة الفعالية واعداد برامج تدريب المشرفين على العلاقات الإنسانية.

التدريب :  Training 

باستخدام اساليب التدريب الحديثة تستطيع الادارة - بفرض توفر الرغبة في العمل - ان تزيد من مقدرة العاملين بالمشروع، وبالتالي ترفع الكفاءة الانتاجية. وتختلف اهداف واساليب التدريب باختلاف مستويات العاملين ، كذلك تختلف نتائج التدريب . ومهمة ادارة الافراد ان ترسم سياسات التدريب التي تعكس احتياجات المشروع وتعمل على تصميم ومتابعة برامج التدريب بهدف رفع كفاءتها، ان التدريب من الادوات الخطيرة التي تمتلكها ادارة الافراد في معركة الكفاءة الانتاجية التي تتوقف فعاليته الى حد كبير على المهارة في استخدامها في موضعها الصحيح.

تهيئة ظروف العمل المناسبة :

سبق ان اوضحنا ان ظروف العمل المادية لها تأثيرها على مستوى العامل ، وبالتالي فهي تحدد جزئياً كفاءة الانتاج ، من ثم فإن توفير ظروف عمل مناسبة يؤدي الى تهيئة جو العمل الذي يساعد على رفع كفاءة الانتاج. ودور ادارة الافراد هنا يتبلور اساساً في القيام بالبحوث والدراسات التي تكتشف المواصفات المفروض توفرها في جو العمل ودراسة علاقته بكفاءة الانتاج واقتراح سبل التحسين او التغيير. هذه الظروف المناسبة للعمل تؤدي الى انخفاض معدلات الغياب والحوادث والاصابات ، الامر الذي يساهم في رفع الكفاءة الإنتاجية. 

وظائف زيادة الرغبة في العمل :

تحديد هيكل الأجور  Wage Structure

الهدف الاساسي من عملية تحديد الاجور والمرتبات هو تعويض الافراد عن الخدمات التي يقدمونها للمشروع وحفزهم على العمل والانتاج . وقد اختلفت الاراء في اهمية الاجر كحافز يزيد رغبة الفرد في العمل. ولكن بصفة عامة يمكن القول بان الهدف الذي تسعي اليه الادارة ويسعي اليه الافراد هو ربط الاجر بالانتاج (اي يصبح تحديد الاجر متوقفاً على درجة مساهمة الفرد في تحقيق اهداف المشروع). وبذلك تتضح اهمية وظيفة تحديد هيكل الاجور كعامل مؤثر في مدي رغبة الافراد في بذل مزيد من الجهد والعمل اذا انعكس ذلك في شكل زيادة في الاجور التي يحصلون عليها.

الاتصالات  Commuication

تلعب عملية الاتصالات دوراً اساسياً ، في تسهيل ( او تعقيد ) عملية اداء الفرد لعمله من خلال تأثيرها على رغبات وآراء العاملين. وهدف الاتصالات هو تحقيق التفاهم المشترك بين افراد المشروع وادارته ، وبذلك تساعد على خلق جو من التعاون الاجتماعي الذي يساعد على تحقيق اهداف المشروع. وتلعب ادارة الافراد دوراً اساسياً في تنمية وسائل الاتصالات بين الادارة والعاملين من ناحية ، وبين العاملين بعضهم البعض من ناحية أخرى.

الحوافز Incentives

تمثل الحوافز تلك الوسائل التي توفرها الادارة لاشباع حاجات الافراد العاملين . وبقدر ما كانت تلك الحوافز متمشية ومتفقة مع انواع الحاجات التي يشعر بها الافراد كلما كان الاشباع اكثر ، وبالتالي يرتفع مستوى رضا الافراد عن اعمالهم، ومن ثم تقوى لديهم الرغبة في العمل وخاصة اذا كان الحصول على تلك الحوافز مرتبطاً باداء العمل كما في حالة الاجور التشجيعية ومكافآت الانتاج . لذلك فان وظيفة ادارة الافراد هي دراسة حاجات الافراد وتصميم نظم الحوافز الكفيلة باشباع تلك الحاجات ضماناً لرفع مستوى الكفاءة الإنتاجية.

وظائف مشتركة :

تقييم الأداء Performance Appraisal

ان تقييم الاداء يهدف الى تقرير مدى ملاءمة الشخص لنوع العمل الذي يمارسه ، وبالتالي فقد يكون في الامكان رفع كفاءة الانتاج بمجرد نقل شخص من عمل لا يتفق مع امكانياته الى عمل آخر يتفق وهذه الامكانيات. من ناحية اخرى ، فان عملية تقييم الاداء هي أداة للرقابة على كفاءة عمليات الاختيار ، وهي سبيل الى تحديد احتياجات التدريب . كذلك فان القصور في الاداء الذي قد تكشف عنه عملية التقييم قد يكون مرجعه ضعف عوامل الرغبة في العمل وبالتالي قد يترتب على هذا اعادة تصميم برامج الحوافز او الاتصالات او اعادة تخطيط سياسات الاجور.

البحوث  Research

ان رسم سياسات الافراد واتخاذ القرارات فيها لا يمكن الحصول عليها الا بالدراسة . والبحث. ان المفاضلة بين انظمة الاجور والمكافات مثلاً او محاولة ادخال تغييرات على نظم العمل والرغبة في التعرف على تأثير ذلك على العاملين او وسائل رفع الروح المعنوية، كل تلك المسائل لا يمكن اتخاذ قرار بشأنها الا اذا درست كل حالة وجمعت عنها بيانات وافية . ووظيفة ادارة الافراد في هذا المجال وظيفة اساسية حتى يمكن ارساء سياسات وقرارات الافراد على اساس علمي سليم.  

سياسات الافراد :

ان تحديد العمليات التي تقوم بها ادارة الافراد ليس كافياً لتمكين تلك الادارة من الوفاء بالتزاماتها . بل يجب ايضاً تحديد الظروف التي يتم فيها تنفيذ تلك العمليات اي تحديد الشروط الواجب توفرها حتى تستطيع ادارة الافراد تحقيق اهدافها. وسياسات الافراد هي تعبير عن : الشروط الواجب توافرها في اي عملية من عمليات ادارة الافراد . والسياسة هي تعبير عن رغبة الادارة في توجيه نشاط المشروع في ناحية دون اخرى. وسياسات الافراد هي تعبير عن رغبة الادارة فيما يتعلق بتوفير احتياجات المشروع من الافراد ، اختيارهم وتعيينهم ، استخدامهم ، صيانتهم ، وتعويضهم عن جهودهم لتحقيق اهداف الكفاءة الانتاجية .

وسياسات الافراد تخدم عدة اهداف اساسية :

1- ان وجود سياسة ثابتة تقلل الحاجة الى تكرار اتخاذ القرارات الادارية في الحالات المتشابهة التي يتكرر حدوثها . فطالما ان هناك سياسة معينة فانه يمكن تطبيقها في كل مرة يتكرر حدوث شيء يخضع لتلك السياسة بدون الحاجة الى بحث المشكلة من جديد واتخاذ قرار جديد في كل مرة .

2- تميل السياسة الى تحقيق نوع من الوحدة والتجانس بين الاعمال المختلفة . مثلاً طريقة معاملة الافراد فيما يتعلق بالترقيات يمكن توحيدها عن طريق سياسة ثابتة للترقيات وبذلك تقل احتمالات الخلاف وسوء الفهم

3- وجود سياسات واضحة للافراد يساعد على رفع الروح المعنوية بين العاملين ، اذ يتكون لديهم مفهوم واضح عن نوع المعاملة التي يتوقعونها والحقوق والواجبات المرتبطة بالوظيفة .