ثانياً: تدقيق عمليات التنظيم :   

المدقق الداخلي غير مسؤول عن وضع الجوانب التنظيمية في المؤسسة، ولكن يمكنه مساعدة الإدارة من خلال تقييم الوضع التنظيمي في المؤسسة وتقديم المقترحات المناسبة للإدارة التي تساعدها في تطوير سياساتها واجراءاتها ومن أهم الجوانب التي تخضع لتقييم المدقق :ـ 

1 ـ الهيكل التنظيمي .

2- التفويضات والصلاحيات.

3- اللجان.

4- الموظفين.

1- الهيكل التنظيمي :

على المدقق تقييم الهيكل التنظيمي للمؤسسة للوقوف على مدى تحقيقه لأهداف المؤسسة، حيث إن الهيكل الملائم للمؤسسة هو الذي يحقق أهدافها، وفيما يلي أهم الجوانب التي تخضع للتقييم : 

ـ إن الأهداف لكل وحدة أو مركز في الهيكل التنظيمي قد تم تحديدها بشكل واضح.

ـ إنه قد تم تحديد المهام اللازمة لكل وحدة ، أو مركز في الهيكل التنظيمي والتي تقود إلى تحقيق الأهداف.

ـ إن خطوط الاتصال على الهيكل التنظيمي واضحة بحيث تبين تكامل وترابط وتناسق الوحدات والمراكز المختلفة.

ـ مدى وجود وحدات رقابية ضمن الهيكل التنظيمي، ومدى توفير الاستقلالية التنظيمية لها، والتي تمكنها من القيام بمهامها بدون مؤثرات.

ـ تحديد فيما إذا تم توزيع المهام على الوظائف المحددة في الهيكل بشكل واضح.

ـ التحقق من عدم وجود ازدواجية في المهام لدى الوحدات والمراكز ضمن الهيكل التنظيمي.

ـ التحقق من أنه قد تم اعتماد الهيكل التنظيمي من قبل الجهة المفوضة.

2 ـ التفويضات والصلاحيات : 

على المدقق الداخلي تقييم التفويضات والصلاحيات والتحقق من أن الأعمال التي تم تفويضها يتم ضبطها ومتابعة أدائها وانجازها على الوجه الأمثل، وذلك من خلال التحقق مما يلي:

ـ تم تحديد سقوفات وشروط مناسبة ومعقولة للصلاحيات المفوضـة .
ـ إن الصلاحيات المفوضة واضحة ومفهومة من قبل المسؤولين المفوضين بها.

ـ إن المفوضين بالصلاحيات لديهم القدرة والكفاءة للقيام بممارسة هذه الصلاحيات.

ـ تم وضع نظام متابعة مناسب لمراقبة ومتابعة ممارسة الصلاحيات وأنها تتم وفق الأصول.

ـ تم وضع آلية للصيانة المستمرة للصلاحيات المفوضة للمسؤولين.

ـ إن المسؤولين المفوضين بالصلاحيات يقومون بممارسة الصلاحيات وفق السقوفات والشروط الموضوعة.

ـ تم وضع لائحة عقوبات تطبق على المسؤولين الذين يتجاوزون سقوف الصلاحيات، أو مخالفة شروطها، ويتم تطبيق هذه اللائحة في حالة التجاوز.

ـ يتم وضع الصلاحيات المفوضة ضمن جداول، أو تعليمات محددة يتم نشرها  للمسؤولين والموظفين المعنيين .   

3- اللجان :  

اللجان الدائمة في المؤسسة ضمن نطاق أعمال التدقيق الداخلي، لذلك يقوم المدققون الداخليون بتقييم أعمال اللجان بحيث تشمل أعمال التقييم ما يلي :   

ـ التحقق من وجود قرارات رسمية للجان تبين سلطاتها ومسؤولياتها وصلاحياتها.

ـ التأكد من أن القرار قد تضمن أسماء الأعضاء الأصلاء، وكذلك الأعضاء البدلاء ويوضح صفة العضوية بحيث يبين الرئيس وسكرتير اللجنة وصفات الأعضاء الآخرين.

ـ التحقق من ان عدد أعضاء اللجنة مناسب بحيث لا يكون هناك مبالغة في عدد الأعضاء، أو اقتصارها على عدد محدود لا يحقق أهدافها.

ـ التحقق من عدم وجود تداخل أو ازدواجية في مهام اللجان المختلفة.

ـ التحقق من أن أي تعديل على أعضاء اللجنة أو مهامها أو مسؤولياتها يجب أن يتم بقرار رسمي معتمد من نفس الجهة المفوضة باعتماد قرار تشكيل اللجنة.

ـ تقييم فيما إذا كان عدد اللجان الدائمة في المؤسسة مناسب يحقق أهداف المؤسسة بحيث لا يكون هناك تضخم في عدد اللجان أو اعدادها محدودة جداً.

ـ تقييم كفاءة أعمال واجتماعات اللجان من حيث التحقق مما يلي :

* وضع جدول أعمال باجتماعات كل لجنة يوزع على الأعضاء بشكل مسبق.

* إرسال الوثائق التي يجب مناقشتها في اللجنة قبل انعقاد اللجنة بوقت كافٍ.

* إعداد محضر اجتماع يتم عقده من قبل اللجنة مُوقّع من كافة الأعضاء حسب الأصول مع مراعاة تحفظات الأعضاء إن وجدت من قبل متخذ القرار.

* إن محاضر الاجتماعات تضمنت التوصيات الملائمة، ويتم اتخاذ القرار الملائم عليها من قبل المسؤول المفوض.  

* اجتماعات اللجان لا تتم إلا في حالة حضور النصاب القانوني.

*  يوجد آلية لمتابعة القرارات المتخذة على محاضر اللجان تحدد إجراءاتها بكافة مراحلها.

* تقييم مدى كفاءة وفعالية رئيس اللجنة بإدارة جلسات اللجنة من حيث :

أ ـ العدالة في إعطاء فرص النقاش لكافة الأعضاء وعدم تمييز بعض الأعضاء عن غيرهم.

ب - إن رئيس اللجنة يناقش اقتراحات الأعضاء بإيجابية، ولا يتمسك برأيه في كافة الأحوال.

ج - قدرته على إدارة الجلسة بحيث لا تتم السيطرة من أحد الأعضاء على نقاشات اللجنة بحيث يكون هو القائد غير الرسمي للجنة.

د . النقاش الفعّال للمواضيع المطروحة في الاجتماع وعدم الذهاب إلى نقاش  مواضيع جانبية لا علاقة لها بالموضوع أو المؤسسة كالمواضيع الرياضية والفنية والسياسية... الخ.

هـ ـ مدى قدرته على ضبط الجلسة وعدم خروج النقاشات عن السيطرة. 

و ـ التقييم المستمر لنشاط أعضاء اللجنة من قبله ورفع توصيات للإدارة لاتخاذ القرار الملائم بشأن أي عضو غير ملتزم أو غير فعّال.

ز ـ تبني نظام معين يقوم من خلاله بالتحقق من متابعة توصيات اللجنة والقرارات المتخذة عليها ومدى تنفيذها من قبل الجهات المعنية.

ح - أن تكون اجتماعات اللجنة مناسبة ومعقول بحيث لا يكون هناك مغالاة في عدد اجتماعات اللجنة خلال العام أو عقد اجتماعات محدودة جداً.

ط ـ تقديم أية اقتراحات للإدارة بشأن التعديل على مهام أو مسؤوليات اللجنة.

4 ـ  الموظفيـن : 

على المدقق الداخلي التحقق مما يلي : ـ  

ـ إن عدد الموظفين يتناسب مع حجم العمل في المؤسسة.

ـ إن الموظفون يتمتعون بالكفاءة اللازمة لأداء العمل.

ـ إن الإدارة قامت بوضع الموظف المناسب في المكان المناسب.

ـ إن المستويات الإشرافية لدى مراكز العمل مناسبة وتم توزيعها بشكل جيد.

ـ مدى تحقق الرضا الوظيفي المناسب لدى الموظفين.

ـ يوجد آليات للدوران الوظيفي بين المسؤولين والموظفين بشكل مستمر.

ـ هناك تعليمات تلزم باستغلال الإجازات من قبل الموظفين.