الخطوات التي تؤطر الممارسة السليمة للعاملين في العلاقات العامة- اولا- تحديد المسؤوليات

حيث يمكن تقسيم المسؤوليات وفق للتوصيف الوظيفي:

1- مدير الادارة

يقوم مدير الادارة بالعمل الرسمي في الدائرة، وغالبا ما يكون خلف الكواليس. كما أنه قد لا يحصل على التقدير الكلي الذي يستحقه. وبشكل عام، فإن الادارة بدون مدير مسؤول سرعان ما تواجه الكثير من الصعوبات أثناء العمل. ومن أحد الواجبات الرئيسية لمدير الادارة تنسيق جهود العلاقات العامة عن طريق الدائرة والعمل كمتحدث ينوب عن الرئيس. ويتحمل هذا الشخص المسؤولية عن جمع ونشر المعلومات التي تخص الدائرة جميع المجموعات المعنية، وفي الجامعة، ومصادر الاعلام المجتمعية. كما أن إبلاغ الآخرين على اطلاع بالأحداث القادمة أو أهم الأخبار يعتبر من العناصر الهامة لبناء علاقة عمل ايجابية والرضا عن تغطية نشاطات الدائرة وسمعتها.

أوقات الأزمات

أما في أوقات الأزمات، فإن الرئيس هو الشخص الوحيد المفوض للتحدث مع وسائل الاعلام، ويحتاج مدير الإدارة إلى تنسيق أي اتصالات مع وسائط الإعلام. وفيما يلي أهم مسؤوليات العلاقات العامة لمدير الادارة :

* تنسيق جميع جهود العلاقات العامة في الدائرة.

* إرسال النشرات الإخبارية إلى الصحف المحلية والجامعية وإبلاغ وسائل الاعلام عن الأحداث الايجابية.

* تنسيق الموقع الالكتروني للدائرة وضمان تحديث الموقع بشكل منتظم.

* تدقيق النشرات الإخبارية للدائرة، ومواد التوظيف، وغيرها من المنشورات الموجهة إلى المجتمع.

* ضمان وجود المكتب الدولي على قائمة توزيع جميع مراسلات الدائرة (أن يحصل المكتب على هذه المنشورات).

* العمل مع مدير علاقات الخريجين من أجل المحافظة على الدائرة وقواعد بيانات عن الخريجين.

* التنسيق العلني للدائرة ومهام الخريجين.

* تقديم الأخبار إلى الصحف المحلية.

* العمل مع المؤرخين من أجل تقديم المواد المتعلقة بقضايا الجامعة. 

* الاشراف وتنفيذ برنامج علاقات الجامعة مع المجتمع.

* التثقيف وتشجيع الجامعة على المشاركة في المسابقات والمناسبات.

* إبقاء الأعضاء على اطلاع بفرص الجامعة ونظامها.

* العمل مع مجلس الجمعية للحصول على ونشر أخبار الخريجين.

2- الرئيس

يتحمل رئيس الدائرة المسؤولية عن الدائرة، والاتصال الرئيسي مع الموظفين، وأعضاء الدائرة والمتطوعين من الخريجين، وموظفي الجامعة، وموظفي المكتب الدولية. كما يعمل الرئيس كمتحدث رسمي وممثل للدائرة في كافة الأوقات. وهذا يتضمن تمثيل الدائرة في اجتماعات مجلس الادارة، المؤتمرات القيادية، وغيرها من المناسبات ما لم يفوض شخصا آخر للقيام بهذه المهام.

ومن الضروري أن يدرك جميع أعضاء الدائرة أنه في أوقات الأزمات، والحوادث .. الخ، فإنه لا يوجد شخص مفوض للتحدث عن تلك المواضيع إلى الجمهور خارج الدائرة، ويكون المفوض الوحيد هو الرئيس، ويمكن له تفويض  مدير الادارة للقيام بهذه المهمة.

 3- مدير إدارة المخاطر

 تم تشكيل منصب مدير إدارة المخاطر لتطوير، وتنفيذ والاشراف على برنامج إدارة المخاطر في الدائرة. ومن أهم الأدوار الادارية إعداد الدائرة للتعامل مع الأزمات وحالات الطوارئ - والعلاقات العامة التي تعتبر جزءا رئيسيا من إدارة مثل هذه الحوادث. ويتوجب على مدير إدارة المخاطر ضمان تثقيف الدائرة بكافة سياسات إدارة المخاطر والاجراءات وأن يستطيع التواصل بوضوح مع الضيوف وأفراد المجتمع. وعلاوة على ذلك، فإن ضمان اتباع الدائرة الاجراءات إدارة المخاطر في حياتهم اليومية وأن الدائرة تطبق هذه الاجراءات يعرض صورة فارم هاوس بطريقة ايجابية.