ـ التكرار  Repetition :

يعتبر أحد المبادئ المقبولة في عمليتي التعلم، والتعليم واستخدام التكرار والإسهاب في الاتصالات يضمن أنه لم يفهم جزء معين من الرسالة، فإن الأجزاء الأخرى ستنقل المعنى نفسه ، والتكرار يعني أيضا القيام بإعادة التحدث عن المعلومات أو البيانات وشرحها عدة مرات، لكي نضمن وصول جميعها بصور ‏متكاملة، وصحيحة للمستقبلين، ولكي نبتعد عن فهم أجزاء معينة منها دون الأجزاء الأخرى، أو فهم سطحي وغير متكامل لما نحن بصدد التحدث عنه وتعليمه للمستقبلين.

ومن هذا المنطلق والمعنى نقول بأن العاملين الجدد الذين يأتون للعمل في أي منظمة أو مؤسسة في معظم الأحيان، يتم إمدادهم وإخبارهم بنفس البيانات والمعلومات الأساسية في أشكال مختلفة، وذلك لضمان وصولها إليهم كاملة ولضمان استيعابهم ومعرفتهم لها بصورة واضحة وتامة.

ـ تبسيط اللغة :

‏في معظم الأحيان يكون تعقيد اللغة المستعملة حاجزا أساسيا الذي يقف أمام حدوث اتصالات فعالة، وذلك لأن التعقيد من الممكن أن يؤدي إلى عدم الفهم الصحيح للمقصود أو المطلوب، من الرسالة المرسلة إلى الأفراد المختلفين، أو أنه يؤدي إلى فهم أشياء لم تكن مقصودة أو إلى عدم الفهم التام.

‏لذلك ومن منطلق الرغبة في أن تفهم الرسالة أو المقصود منها، ولكي يكون الاتصال فعال ومجدي، مهم جدا أن يدرك ويعرف المديرين في المؤسسات والمنظمات المختلفة، أو القائمين بالاتصال بصورة دائمة أن الاتصالات الفعالة ‏تنطوي على عملية نقل الفهم إلى جانب المعلومات، فإذا لم يتم الفهم من جانب المستقبل على عملية نقل الفهم إلى جانب المعلومات، فإذا لم يتم الفهم من جانب المستقبل لا تكون ولا تحدث اتصالات، ومعنى ذلك أن المديرين القائمين بالاتصال عن أي نوع كان، يجب أن يقوموا بصيغة رسائلهم بطريقة مفهومة للمستقبل، وذلك عن طريق استعمال اللغة السهلة والبعيدة عن التعقيدات اللغوية.

ـ الإنصات الفعال :

إن تحسين عملية الاتصالات وجعلها فعالة ومحققة لأهدافها داخل‏ المؤسسات والمنظمات يتطلب من المديرين القائمين على الاتصال أن يفهموا فهما تاما الآخرين، ومتطلباتهم والجوانب المختلفة الموجودة لديهم، وهذه الجوانب والمطالب لا يمكن أن تتم إلا إذا حدث شرط أساس لها، والتي بدونه يكون الاتصال مشوش وغير مفهوم، أو لا يحدث ولا يؤدي إلى تحقيق الأهداف منه وهذا الشرط هو الإنصات التام، من قبل جميع الأطراف، عندما يقوم إحداها بالتحدث، أي أننا نستطيع القول بأن الإنصات هو مشكلة المشاكل التي تواجه عملية الاتصال وتحول دون أن يحدث بشكل فعال، وهذه المشكلة هي مشكلة عامة، وموجودة عند معظم أبناء البشر ويعاني منها الجميع، ولكي نشجع شخص على الحديث عن مشاعره ورغباته وعواطفه الحقيقية لا بد أن ننصت له، ونشعره بالأهمية الخاصة وأهمية ما يتحدث عنه ويقوله عن جوانبه الشخصية، لأنه ليس من السهل للفرد أو الإنسان أن يتحدث عن مثل هذه الجوانب، إذا لم توجد المثيرات والدوافع الخاصة لذلك الإنصات وحده غير كاف في معظم الحالات، (في بعضها يكفي) بل يجب أن يصاحبه فهم لما يقوله المتحدث، والاستجابة له استجابة مناسبة، ولكي يحدث الإنصات الجيد يجب أن:

1ـ نتوقف عن الكلام عندما يتكلم شخص معين، ويكون ذلك بصورة متبادلة.

2ـ نجعل المتكلم يشعر بالارتياح عندما يتكلم، وذلك بالانتباه والنظرات المريحة والمشجعة.

3ـ نجعل المتكلم يحس أن الطرف الآخر يريد الإصغاء، وذلك عن طريق ما يصدر منه من حركات مشجعة ومهتمة والراغبة في المزيد من المعلومات.

4ـ نقوم بالتخلص من كل المثيرات التي من الممكن أن تساعد على تشتيت الانتباه والاهتمام بما يتحدث عنه المرسل.

5ـ نعطي المتحدث المرسل الشعور بالتعاطف معه، عن طريق إعطاء ردود الفعل المناسبة والمطمئنة له والمتقلبة لما يقول.

6ـ نكون صبورين إلى حد كبير، طوال الوقت الذي يتحدث فيه المتكلم، وأن لا نقاطعه أو نعترض على ما يقول إلا في الوقت المناسب أو في نهاية حديثه.

7ـ نحافظ على مزاج طيب طوال الوقت حتى ولو ذكرت أشياء مثيرة ومعكرة للإصغاء أو المزاج، وهذا من الممكن أن يكون أو يحدث من حين لآخر.

8ـ لا نقف عند النقاط التي تتعلق بالجدل أو الانتقادات.

9ـ نقوم بطرح بعض الأسئلة التي تتعلق في موضوع المحادثة، ولكن في الوقت المناسب أو في نهاية الحديث.