الرقابة على العمل وصرف الاجور

وسائل التأكد من عدم ادراج اسماء وهمية :

1 - تخصيص بطاقة لكل عامل الحضور والانصراف.

2 - مراجعة بطاقات الشغل مع بطاقات الدوام.

3 - التحقق من العمال بواسطة رئيس العمال.

4 - توقيع رئيس العمال على بطاقة كل عامل بالقطعة.

5 - الحصول على ترخيص مسبق بالعمل الاضافي.

6 - الحصول على اذن مغادرة كتابي عند الخروج نهارا.

7 - ان من يعد كشف الرواتب والاجور غير من يعد المغلفات.

8 - ان يقوم بالصرف اشخاص غير الذين اعدوا الكشوفات او المغلفات.

دفع الاجور:

على المراجع التحقق من قوائم الاجور مع قوائم العمال والتحقق من الاجور الاساسية مع قائمة الاجور في قسم الافراد واخيراً عليه التأكد ان زيادة الاجور قد تم اعتمادها خطياً.

صرف الاجور :

عند صرف الأجور يجب حضور رئيس العمال المباشر لكل قسم وعدم صرف اجر عامل لاخر ما لم يبرز تفويضاً رسمياً بذلك، والاهم من ذلك حصول الصراف على التوقيعات باستلام الاجور.

استخدام العينات في التدقيق

أكدت المعايير المحلية والإقليمية والدولية على ضرورة اللجوء لاستخدام العينات خاصة في حالة كبر حجم المشروع وتعدد عملياته، فقد بين المعيار رقم 530 من المعايير الدولية أن عملية اختيار المفردات تكون واحدة من ثلاثة أشكال :

1. التدقيق بنسبة 100% وهذا لا يتناسب مع الإجراءات لاختبارات الرقابة ولكن يتناسب مع الاختبارات الجوهرية خاصة للقيم العالية أو في حالة وجود مخاطر هامة.

2 . اختبار بعض البنود المحددة وذلك حسب ما يراه المدقق مناسباً والبنود المحددة يمكن أن تشمل:

a ـ البنود ذات القيم العالية أو ذات الخصائص المحددة مثل أنها تتعرض عادة للمخاطر.

b ـ البنود التي تزيد عن حجم معين أو عن حد معين.

بعض البنود التي تستخدم للحصول على معلومات عن طبيعة المنشأت وعملياتها ومخاطر الرقابة.

d ـ بعض البنود من أجل اختبار الأنشطة الرقابية.

3 استخدام العينات والتدقيق باستخدام العينات هو تطبيق إجراءات التدقيق على أقل من 100% من مفردات نشاط معين (كنشاط المخزون) أو صنف معين من النشاطات (كعمليات التحصيل) أو صنف معين من العمليات.

والسؤال ما هي العمليات التي لا تدخل ضمن مسمى المعاينة ؟؟

(a) تدقيق مجتمع معين بنسبة 100%.

 (b) تدقيق نشاط معين بأكمله من أجل دراسة وفهم نظام الرقابة الداخلية.

c))القيام بالاستفسارات من الإدارة والموظفين.

(d) استخدام الإجراءات التحليلية.

ما هو سبب استخدام العينات ؟؟

يكمن السبب الرئيس في استخدام العينات الى تعذر القيام بعمليات الفحص الشامل وذلك يرجع لكبر حجم المشروعات وتعدد العمليات فيها وتنوعها علاوة على ارتفاع التكاليف عند القيام بالفحص الشامل ولكن هناك مشكلة عند استخدام العينات.

ما هي المشكلة باستخدام العينات :
يمكن القول بأن عملية استخدام العينات يرافقها مخاطر وهي خطر المعاينة والذي هو ينتج عن احتمال خروج المدقق بنتيجة تختلف عما لو قام بالفحص الشامل للمجتمع.

هل يمكن للمراجع إلغاء أو تخفيض هذه المخاطر؟؟

لا يمكن للمراجع إلغاء المخاطر المرتبطة بالمعاينة، ولكن يمكن له تخفيض هذه المخاطر وذلك باختيار عينة ممثلة للمجتمع.

كيف يمكن اختيار عينة ممثلة للمجتمع؟؟

عندما يختار المراجع عينة من مجتمع ما بهدف الحصول على عينة ممثلة للمجتمع، فإنه من الصعب أن يعرف هل العينة التي قام باختيارها ممثلة للمجتمع أم لا حتى بعد الانتهاء من المعاينة.

ولكن يمكنه زيادة احتمالية أن تكون العينة ممثلة للمجتمع عن طريق زيادة الحذر عند تصميم واختيار واختبار وتقييم العينة والحصول على عينة تكون خصائصها تطابق خصائص المجتمع.

مثال إذا كان المدقق يختبر فواتير المشتريات للتحقق من وجود ختم بعبارة (مدفوع) على كل فاتورة شراء تم دفع قيمتها، وكان مجتمع الفحص يتكون من 200 فاتورة ومشتريات وكان لدينا معلومات بان هذا المجتمع يحتوي 8 فواتير غير مختومة أي ما نسبته 4% من المجتمع.

واختار المدقق عينة من 50 مفردة وبفرض وجد عدد فاتورتين في العينة غير مختومة (غير مطابقتين) فهذا يعني أن العينة ممثلة تماماً للمجتمع (نسبة

الخطأ 4%) أما اذا لم يكتشف أي فاتورة أو اكتشف 3 فواتير غير مختومة فتكون العينة ممثلة للمجتمع تقريباً أما بفرض أنه وجد 4 أو 5 أو 6 فواتير فهذا يعني أن العينة غير ممثلة للمجتمع.

ماذا يعني أن العينة غير ممثلة للمجتمع ؟؟

يعتبر عدم تمثيل العينة للمجتمع أو أن نسبة تمثيلها غير عالية وجود مخاطر وتسمى مخاطر المعاينة، وهي بسبب أن العينة لا تحتوي خصائص المجتمع أو أنها تحتوي على جزء بسيط من هذه الخصائص.

ولكن قد يكون سبب هذه المخاطر هو المدقق نفسه أو مساعديه بسبب عدم قدرته على تمييز الانحرافات أو الأخطاء الموجودة في العينة أو عدم استخدام إجراءات التدقيق المناسبة.

مثال: استخدام أسلوب المصادقات وتطبيقه على العينة بشكل غير ملائم، أو اختبار مستندات لا تناسب الهدف من التدقيق أو عدم القدرة على الوصول للاستنتاج السليم من العينة بالرغم من تحديد حجم العينة واختيارها بشكل سليم كل ذلك يؤدي إلى وجود مخاطر غير مرتبطة بعملية المعاينة ولكن مرتبطة بقدرة وكفاءة المدقق.

إذا ما هي مخاطر العينات بشئ من التفصيل ؟؟

ما هي مخاطر العينات Sampling Risks؟؟

إذا كان هناك احتمال بأن العينة غير ممثلة للمجتمع بشكل مناسب على الرغم من اتخاذ كل الإجراءات اللازمة لتكون ممثلة فنسمي ذلك بمخاطر العينة.

ماهي أنواع المخاطر المرتبطة بالعينات؟؟

ترتبط مخاطر العينات بكل من الاختبارات التفصيلية، واختبارات نظام الرقابة. 

أولاً: المخاطر المرتبطة بالاختبارات التفصيلية وهي قسمين:

A. مخاطر الرفض الخاطئ Risk of Incorrect Rejection

وهي مخاطر من النوع الأول حيث يرفض المراجع القوائم المالية بناءً على نتيجة العينة مثلا، وقد يكون الواقع غير ذلك، فنتائج العينة قد تكون شيء ولكن نتائج الفحص الشامل لو أجريت ستكون شيء آخر مختلف.

وتعرف كذلك بأنها المخاطر الناشئة عن احتمال خروج المدقق بنتيجة من العينة بأن رصيد حساب معين محرف مادياً (يحتوي على أخطاء هامة) بينما واقع المجتمع لهذا الرصيد لا يحتوي على تحريفات مادية، وقد يؤدي ذلك بالمدقق لتوسيع حجم العينة وبالتالي زيادة التكاليف التدقيق مما يؤدي بالتأثير على كفاءة عملية التدقيق.

B. مخاطر القبول الخاطئ Risk of incorrect acceptance

وهي مخاطر من النوع الثاني وتنشأ عن احتمال خروج المدقق بنتيجة من العينة بأن رصيد حساب معين لا يحتوي على تحريفات مادية بينما واقع مجتمع هذا الرصيد فيما لو فحص فإنه يحتوي على تحريفات مادية.

أي أن المدقق قد يقبل قوائم مالية بها أخطاء أو تحريفات غير مقبولة لأن نتيجة العينة تدعم ذلك القبول، وأيضاً هذا النوع من الأخطاء يؤثر على فاعلية عملية التدقيق لأن نتيجة حكم المدقق لم تكن صحيحة.

ثانياً: المخاطر المرتبطة باختبارات الرقابة وهي قسمين

1 - مخاطر زيادة الاعتماد Risk of Overreliance

وتعني مخاطر تقييم الرقابة بشكل منخفض جداً وهي ناشئة عن احتمال تقييم مخاطر الرقابة بناءً على العينة بمستوى يزيد عن مستوى مخاطر الرقابة المخططة بينما واقع الأمر قد لا يكون كذلك، معنى ذلك إن الإجراءات الرقابية التي وضعها العميل في نظام الرقابة الداخلية هي إجراءات غير كافية لتتوافق مع مستوى مخاطر الرقابة المخططة أو المقدرة خلال عملية التخطيط ولو كانت إجراءات الرقابة التي وضعها العميل كافية فإن قرار المراجع بزيادة الاعتماد عليها هو قرار سليم، وبالطبع النتيجة التي يتوصل لها المراجع في حال عدم كفاية الإجراءات الرقابية ستكون نتيجة تؤثر على فاعلية التدقيق.

ب - مخاطر قلة الاعتماد Risk of Underreliance

وتعني مخاطر تقييم الرقابة بشكل مرتفع جداً وهي ناشئة عن احتمال تقييم مخاطر الرقابة بناءً على العينة بمستوى لا يؤيد مخاطر الرقابة المخططة ب(مستوى يقل) بينما واقع الأمر قد لا يكون كذلك، بل قد يؤيد مخاطر الرقابة المخططة.

معنى ذلك أن نظام الرقابة الداخلية الذي وضعه العميل فعال بشكل يؤيد المخاطر المخططة وفي هذا النظام من الإجراءات ما يتناسب مع مستوى مخاطر الرقابة المقدرة في عملية التخطيط، ولو كانت الإجراءات الرقابية الموضوعة غير كافية لكان قرار المراجع بتقييم مخاطر الرقابة بمستوى يقل عن المستوى المخطط سليماً.

أيضاً هذا النوع من المخاطر يؤثر على فاعلية وكفاءة التدقيق مما قد يؤدي بالمدقق لزيادة الاختبارات التفصيلية وهذه الزيادة قد تكون غير مبررة وتؤدي لزيادة  التكاليف لعملية التدقيق.