خامساً: الرقابة على إدارة المنتجات

Products Management Control

إن الرقابة بمفهومها البسيط تعني جميع الوسائل التي يمكن اتباعها لمعرفة مدى إنجاز أي مستوى وظيفي أو إداري (مديرية ، قسم ، وحدة، ووظيفة) ضمن الهيكل التنظيمي للخطة المرسومة وفقاً لما هو مطلوب أو محدد له في هذه الخطة، وكذلك تشخيص المشاكل والمعوقات والانحرافات عن المسار الصحيح للإنجاز ومعالجته بشكل سريع لضمان السير بالاتجاه المرسوم والصحيح.

أ. مفهوم الرقابة على المنتجات 

إن الرقابة على إدارة المنتجات وأنشطتها لا تخرج عن الرقابة التسويقية بل إنها تمثل جزءاً أساسياً وحيوياً فيها. لذلك فإن جوهر مفهوم الرقابة واحد مهما اختلفت

الأنشطة التي تزاولها المنظمة (تسويقية، وبيعية، وإنتاجية، ومالية).

تحتل الرقابة على المنتجات أهمية استثنائية والسبب يعود لكون المنتجات تمثل النشاط الأساسي والحيوي والمركزي الذي يمثل أساس وجود المنظمة واستمرارها. إن مفهوم الرقابة على المنتجات وإدارتها لا يخرج عن كونه تلك العملية التي يتم من خلالها التأكد من أن الأنشطة المتعلقة بتطوير وتخطيط المنتجات تُنفذ حسب المخطط لها ووفقاً للمعايير المحددة للإنجاز، وكذلك تشخيص الانحرافات والمعوقات التي تحول دون الوصول للأهداف المحددة لعملية التنفيذ، واتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة لضمان استمرارية العمل بالاتجاه الصحيح والمرغوب.

إن عملية الرقابة هي عملية مستمرة لاكتشاف وقياس الانحراف عن النتائج المرغوبة بها واتخاذ الإجراءات التصحيحية ، وبالتالي فإنها تمثل الملجأ الأخير للتأكد من الأداء والضمانة الأخيرة للوصول إلى الأهداف المنظمة (الصميدعي ، 2008 ، 150) . إن الرقابة تستند بالأساس على المعلومات التي ترد من مراكز العمل في النقاط البيعية والتي يتم قياس الأداء على ضوئها .

ب. جوهر عملية الرقابة على المنتجات

لا يختلف جوهر عملية الرقابة على العملية الإنتاجية عن أية عملية رقابية أخرى، وبالتالي فإنها تمر بعدة خطوات(الصميدعي، 2007، ص316) هي :

1 ـ تحديد الجوانب التي تتضمنها عملية الرقابة والتقييم، إلا أنه من الضروري البحث عن نقاط الضعف ونقاط الاختناق التي تتطلب تذليلها ومعالجتها أو تتطلب اهتماماً استثنائياً لكونها تمثل عائقاً محتملاً لتطبيق الإستراتيجية وخاصة فيما يتعلق بأنشطة تخطيط وتطوير المنتجات ومطابقة جودة المنتجات ومعرفة نسب المعاب منها وعدم مطابقتها للمواصفات المحددة وعمل أعضائها. 

2 ـ وضع معايير نموذجية للإنجاز سواء كانت معايير كمية أو نوعية، على أن تكون المعايير المعتمدة منسجمة مع ما هو سائد في بيئة المنظمة وما يراد من أعضاء وحدات العمل التشغيلية من أنشطة مختلفة. إن مخرجات العملية الإنتاجية تكون استناداً إلى معايير محددة مسبقاً مثل جودة الإنتاج، كمية الإنتاج، تكاليف الوحدة الواحدة... وغيرها . من خلال عملية الرقابة يتم التأكد من إنجاز العمل ضمن هذه المعايير أو لم يتم ذلك. (الصميدعي، ردينة، 2010 ،ص 142) .

3 ـ وضع أسلوب أو سياق للرقابة وذلك بتحديد كيفية توفير نظام معلومات كفؤ وفعال.

4 ـ مقارنة الجهود والنتائج مع معايير الإنجاز وذلك للتعرف على مدى تنفيذ الخطط المتعلقة بأنشطة المنتجات من قبل أعضاء وحدات العمل . الأمر الذي يؤدي إلى التعرف على الانحرافات عند حصولها ومحاولة معالجتها بشكل صحيح.

5 ـ وضع الحلول المناسبة عند حصول الانحراف وتشجيع المعنيين على اعتمادها لتصحيح أدائهم.

من الواضح بأن جوهر عملية الرقابة على إدارة المنتجات والعاملين فيها تتضمن عدة جوانب يوضحها الشكل التالي :

ج ـ التدقيق التسويقي على المنتجات 

إن الاتجاهات الحديثة لنظرية الرقابة التسويقية واستكمالاً لعملية التخطيط الإستراتيجي والدعم لها، فإن التدقيق التسويقي يمثل عملية رقابية ديناميكية ومستمرة وتشمل كافة نواحي العملية التسويقية (المنتجات التسعير، الترويج، التوزيع والمبيعات) لذلك فإن عملية التدقيق التسويقي تهدف إلى ما يلي :

1 ـ تحديد نقاط القوة والضعف للتنظيم والإجراءات المعتمدة من قبل إدارة التسويق المتعلقة بخطط تطوير وتقديم المنتجات القائمة والجديدة.

2 ـ تقييم شامل للبرامج التسويقية وخاصة ما يتعلق بتطوير المنتجات والأنشطة البيعية والترويجية والتوزيعية المساندة لها.  

3ـ تَفحُص الأهداف التسويقية بتطوير المنتجات خاصة للتأكد من أنها لا زالت ممكنة التطبيق، وأنها تنسجم مع إستراتيجية المنظمة.

4ـ التعرف على إمكانية إدارة التسويق وإدارة المنتجات على أداء المهام الخاصة بها بكل كفاءة وفعالية.

5ـ التعرف على موارد المنظمة وخاصة فيما يتعلق بتلك الموارد التي تُنفق على تطوير المنتجات.

6ـ التعرف على قدرة المنظمة على استغلال الفرص التسويقية بطريقة أفضل وخاصة من خلال تطوير منتجات قائمة أو تقديم منتج جديد.

7ـ تحليل البيئة المحيطة من خلال التعرف على مستوى التهديدات التي تواجه عملية تطوير وتقديم المنتجات للأسواق.

8 ـ إمكانية الاستفادة من التطور التكنولوجي والتقني لتطوير المنتجات.

إن عملية التدقيق التسويقي كما قدمها (الصميدعي ، 2007 ،ص325) تشمل كافة عمل المنظمة وبيئتها وخاصة فيما يتعلق بالتخطيط والتطوير وتقديم منتجات للأسواق ومدى نجاح هذا التقديم يعتبر بالقدرة على المراجعة الدورية الشاملة لكافة العناصر ذات العلاقة بإدارة التسويق والمنتجات، وكما هو موضح في الشكل التالي:

يتضح من الشكل (2-9) أن عملية التدقيق التسويقي هي عملية شاملة لكافة جوانب  ونواحي الأنشطة التسويقية المتعلقة بالمنتجات ، والمبيعات ، والتوزيع ، والتسعير ، والترويج... إلخ ، إضافة لتحليل كافة المتغيرات ذات التأثير خاصة على الأنشطة التسويقية منها أنشطة تخطيط وتطوير وتقديم منتجات (حالية وجديدة) للأسواق وبما يتلاءم مع حاجات ورغبات الزبائن وتحقيق الرضا عنها.