اجراءات اعداد الهيكل التنظيمي لادارة الافراد : 

الخطوة الاولى :

تحديد الاهداف :33

تمثل الاهداف السبب الحقيقي لانشاء ادارة الافراد وبالتالي فان تحديد اهدافها يمثل الخطوة الاولى في اعداد الهيكل التنظيمي لها، وقد سبق مناقشة هذه النقطة في الفصل الاول حيث تم حصر وتحديد الاهداف العامة لها، ولكن حين نتعرض لتنظيم ادارة افراد بذاتها في منشأة بذاتها فلابد وان نكون اكثر تحديداً في تعيين الاهداف الدقيقة التي تسعى الى تحقيقها، ومن المفيد هنا التمييز بين الاهداف العامة او الاستراتيجية ( مثل الوظائف القيادية بالمنشأة ) وبين الاهداف الوسيطة ( مثل تحسين الكفاءة الانتاجية لمجموعة من الافراد) وبين الاهداف الدقيقة (مثل ترشيد استخدام تكاليف العلاج الطبي للموظفين) .

الخطوة الثانية :

تحديد الاعمال (الانشطة):

كما رأينا في الخطوة الاولى تتحدد الاهداف ولكنها لا تتحق تلقائياً ، وانما يجب ان تتم بعض الانشطة لكي تصل الى هذه الاهداف في صورة نتائج ايجابية ملموسة وبذل النشاط معناه ان شخصاً او اكثر يستخدم آلة او مورد ما ويطبق قاعدة او اسلوب ما في تأدية مهام واعباء معينة يترتب عليها حدوث نتيجة او (حدث) يكون نقطة أقرب للوصول الى الهدف.

وعند تنظيم ادارة الافراد ينبغي انطلاقاً من معرفتنا بأهدافها ان نحدد ما هي الانشطة اللازمة والتي لابد من وجودها حتى يمكن ان نخصص لها تقسيمات واضحة في هيكل الادارة.

الخطوة الثالثة :

تجميع الانشطة وتنسيقها :

حيث يتم تجميع الانشطة السابق تحديدها وتقسيمها الي مجموعات متجانسة ( او متكاملة ) احد اسس التقسيم السابق الاشارة اليها ونتيجة ذلك ان يقسم الهيكل الى  قطاعات افقية يختص كل قطاع منها باحد مجموعات الانشطة التي تم تحديدها ويعبر حجم القطاع عن الاهمية النسبية للمجموعة.

نموذج

أهم انشطة ادارة الافراد في منشأة صناعية متوسطة

* تقدير احتياجات المنشأة من العاملين في المهن والتخصصات ومستويات المهارة المختلفة.

* تحليل الوظائف وتوصيفها لا عداد مواصفات شاغلي الوظائف .

* البحث عن المصادر المناسبة لاستقدام الافراد (قد يتم ذلك بالتعامل مع بعض مكاتب التوظيف).

* اعداد لائحة شئون العاملين والاشراف علي تنفيذها .

* احتساب الاجور والمرتبات الاضافية.

* ضبط الحضور لمختلف فئات العاملين.

* اعداد تقارير الكفاءة الدورية عن العاملين.

* تنفيذ متطلبات نظام العمل والعمال .

* الاشراف على مسائل الامن والسلامة ورعاية العاملين صحياً .

الخطوة الرابعة :

تحديد المستويات التنظيمية :

لا يتصور ان المهام التي سيتم تنفيذها في اي قطاع من قطاعات ادارة الافراد ستكون جميعاً على نفس المستوى من الاهمية او الخطورة ، وانما من المعتاد ان تتباين هذه الاهمية النسبية لتشمل المستويات الآتية :

(أ) مهام جديدة تماماً لم يسبق القيام بها ولها تأثير يشمل المنشاة كلها او اجزاء كبيرة منها ولا توجد قواعد مساعدة في اتخاذ قرار بشأنها.

(ب) مهام سبق القيام بها وتوجد قواعد عامة مرشدة ومستقرة في التعامل بشأنها، الا ان طبيعة المهام ذاتها متجددة ومتغيرة او ان ظروف تنفيذها هي المتغيرة.

(جـ) مهام عادية الأهمية وينحصر تأثيرها في محيط ضيق لا يصل الى باقي اجزاء المنشأة . وتتسم هذه المهام عادة بالتكرار بصفة دورية او غير دورية.

هذه الطبيعة التنازلية لخطورة المهام تفرض الشكل الهرمي على الهيكل التنظيمي ( انظر شكل رقم 6 / 3) .