متطلبات التفويض الفعال

هناك متطلبات ضرورية يجب توافرها حتى تتم عملية التفويض بصورة سليمة وفعالة، وتعتبر ضرورية وإجبارية لكي تعطي التفويض المقومات الهادفة لإنجاحه، من هذا المتطلبات ما يلي:  

أولاً: أن يتم تحددي الواجبات والوظائف تحديداً واضحاً وليس عاماً، وأن تتمتع بدرجة كبيرة من الدقة والوضوح وليس الغموض، فهذا العمل يتطلب ضرورة إجراء التحليل الوظيفي الكامل لكل المستويات الإدارية حتى تتضح العلاقة بين الإدارة العليا والمرؤوسين، أضف إلى ذلك أنه يتطلب من المدير أن يكون على دراية وعلم بالمهام والمسؤوليات حتـى يـكـون عـلـى معرفة بالأمور التي يمكن تفويضها، والأمور التي يصعب تفويضها لوجود تأثير لها على أهداف التنظيم وسياساته.ولكن يلاحظ هنا أن المـديـر قـد يواجه صعوبة كبيرة في العمل على تصنيف هذه الوظائف نتيجة لاختلافها و اختلاف بيئاتها وظروفها.
ثانياً: الثقة التي يتمتع بها المدير وهنا يتفاوت المديرون أو الرؤساء في درجة الثقة والمصداقية بمرؤوسيهم فيما يتعلق بالتفويض فهنالك بعض الرؤساء الذين يهابون التفويض نتيجة لعدم وجود درجة عالية من الثقة بالمرؤوسين أو لعجزهم وعدم قدرتهم على تطبيق الوسائل الرقابية المناسبة نتيجة لتدني مهاراتهم الإدارية والقيادية، أو لوجود شعور عند بعض المديرين بأن التفويض يتضمن تقليل اهمية المديرين او الرؤساء امام المرؤوسين ، بينما يعتقد بعض الرؤساء من ناحية أخرى بأن المرؤوسين لا يتوافر بينهم أشخاص مناسبون أو قادرون على القيام بالتفويض.

ثالثاً: ضرورة الاختيار المناسب للمرؤوسين الذين سنفوض إليهم السلطات :

على الرئيس أن تكون لديه القدرة على اختيار الأشخاص المناسبين للقيام بالمهام التي سوف يتم تفويض أدائها إليهم، وأن تتوافر لديهم المعرفة بأن هؤلاء المرؤوسين على قدر كبير من المسئولية والحرص والاطلاع، وأن استخدامهم للتفويض لن يخرج عما هو متفق عليه. إن عملية البحث عن الأكفاء من المرؤوسين عملية شاقة يواجه بعض الرؤساء صعوبات كبيرة فيها تتمثل في رفض بعض المرؤوسين قبول التفويض خوفاً من المسؤوليات التي ستترتب على ذلك، أو نتيجة لعدم وجو أنظمة حوافز جيدة تشجع المرؤوسين على الإقدام وقبول هذا التحدي.

رابعاً: كفاءة أنظمة الاتصالات بين الرؤساء والمرؤوسين داخل التنظيم :

يتطلب التفويض الناجح توافر أنظمة اتصال واضحة ومفتوحة بين الرؤساء والمرؤوسين، فكلما توفرت هذه المتطلبات كلما تشجع الرئيس على القيام بتفويض السلطات إلى غيره من المرؤوسين لتحقيق الأهداف وإنجازها، فالتفويض الفعال يتطلب ضرورة تدفق المعلومات بصورة سليمة تساعد على فهم الأمور والوقوف عليها بصورة أفضل.

خامساً: نطاق الإشراف المناسب:  

أي العدد المناسب من الأفراد العاملين الذين يستطيع المدير أن يتولى الإشراف وممارسة العملية الإدارية عليهم بنجاح من حيث الوقت والتوجيه والرقابة، وأن لا يتجاوز هذا العدد قدرات المدير المتوافرة. والجدير بالذكر أن أدب الإدارة لم يحدد العدد المثالي الذي يستطيع المدير أن يشرف عليه، فهناك متغيرات كثيرة تؤثر على عملية الإشراف منها :

1 - طبيعة الأعمال.

2 - طبيعة المرؤوسين وقدراتهم.

3 ـ طبيعة الرئيس وقدراته .

4 ـ المناخ التنظيمي .