كتابة رؤية ورسالة المنظمة من قبل فريق العلاقات العامة

تشهد البيئات المعقدة وغير المستقرة تغيرات متلاحقة وهذا يتطلب من المنظمات وجود نظرة كلية تتميز بالدقة والوضوح تتعلق بالأهداف بعيدة المدى لها وكما تقول العبارة " إذا لم تعرف إلى أين تذهب، فلن تعرف أي طريق تسلكه لتصل إلى هناك " وهذا هو الغرض من أن تصدر كل منظمة بيانا برؤيتها، ورسالتها

Vision & Mission Statement تحدد فيه بوضوح أهدافها المستقبلية وكيفية تحقيقها، وما تحققه الشركة من نتائج للالتزام بها.

وتعد رؤية أي شركة، ورسالتها هي الإطار الموجه لكل أعمالها، واتصالاتها الرسمية الداخلية والخارجية، لذلك فإن العلاقات العامة تتولى مهمة كتابتها ملتزمة بفكر وفلسفه القيادة، وتحرص على كتابتها بدقة ووضوح حتى يمكن لموظفي الشركة ومختلف فئات الجماهير الأساسية التي تتعامل معها المنظمة فهمها وإدراكها بسهولة ويعد جهاز العلاقات العامة أفضل من يتحمل عبء صياغة رؤية ورسالة المنظمة، حيث أنهم أكثر حساسية تجاه ثقافة الشركة، ولكونهم يمتلكون القدرة على تجميع المعلومات الأساسية من كل المستويات الإدارية داخل الشركة، وكذلك عبر كل فئات جماهيرها الخارجية المتنوعة أي أنهم يمتلكون كل ما يجعلهم أقدر من في الشركة على أن يكونوا مصدرا أساسيا لكل المدخلات من المعلومات التي بناء عليها يقومون بوضع التخطيط الاستراتيجي لعمل العلاقات العامة بالفاعلية المرجوة.

رؤية المنظمة: Organizational Vision

يجب أن تتضمن توضيحا لما تستهدفه الشركة وتسعى لتحقيقه في إطار فترة زمنية مستقبلية محددة، وأن تقدم مؤشرات واضحة للاتجاهات النهائية التي تتطلع الإدارة لتحقيقها على المدى الطويل. كما يجب أن تتضمن القيم والمبادئ التي تسترشد بها المنظمة في صناعة قراراتها الهامة في كل المجالات، وليس على مستوى التعاملات التجارية والربحية فقط.

رسالة المنظمة: Organizational Mission Statement

هي التعبيرات اللغوية المكتوبة للأهداف الأساسية للمنظمة، خصائصها وقيمها، والتي تشكل فلسفة المنظمة في العمل. وتحدد ما يميز المنظمة عن الأخرين من خلال تفسير وتوضيح منظورها في العمل، انشطتها، / خدماتها، أسواقها، والمداخل التكنولوجية المميزة التي تستخدمها للوفاء بأهدافها. وهي تعبر عن الأهداف الكلية للمنظمة، وتبرز ماهية القيم التي يستند عليها أدائها لأعمالها.

ورسالة المنظمة تقوى إحساس أعضاء المنظمة بالأهداف المشتركة، وتحدد لهم اتجاه السير لتحقيق الأهداف طويلة المدى، وهي بذلك تخدم عملية الإلهام نحو التخطيط الاستراتيجي للمنظمة، وتحديد الأنشطة الأساسية اللازمة له. فرسالة المنظمة هي بمثابة موجه قوى لسلوك هؤلاء العاملين فيها.

ينبغي أن تتضمن كيفية أداء المنظمة لأعمالها، والمعايير السلوكية التي تحددها فلسفة القيادة، والقيم التي تؤمن بها، كما تحدد رسالة المنظمة لموظفي الشركة معايير ما هو صواب أو خطأ في العمل وتؤكد على وجود قيم مشتركة في بيئة العمل Shared value in work place يشكل قوة صياغة البيان الذي يوضح رسالة المنظمة statement mission جزء من مصداقيتها لأنه يعكس القيم السائدة بين أعضاء المنظمة، وإذا لم تتحقق المصداقية لرسالة المنظمة فستصبح بلا معنى، مما قد يلقي الشكوك على مصداقية جوانب وظيفة أخرى. كما ينبغي أن يتضمن برنامج الاتصالات الداخلية للشركة بيانا برؤيتها بهدف تشجيع الجمهور الداخلي على المشاركة في إنجاز أهداف الشركة، وزيادة المشاركة في أنشطتها الرسمية وغير الرسمية.