إذا كنت تعتقد انه يمكنك الاستفادة من توفير الوقت، يمكنك الاستفادة من الاستراتيجيات التالية عند النظر إلى أعباء العمل.

اطرح على نفسك هذا السؤال: "هل يجب حقاً إتمام هذه المهمة اليوم؟".

فاذا لم تكن المهام ضرورية، يمكنك ان تستبعدها من قائمتك او تحذفها من دفتر يومياتك، ولكن - وهذا أمر مهم - عليك أن تحرص على ألا تحذف بنداً لمجرد أنه ممل او لا يجعلك تشعر بالسعادة.

اسأل نفسك: "هل هناك طريقة أكثر فعالية للقيام من خلالها بهذه المهمة؟". على سبيل المثال، هل يمكنك إرسال بريد إلكتروني بدلاً من القيام بمكالمة هاتفية مطولة؟ وهل يمكنك الاستعانة بشخص آخر للقيام بهذه المهمة بدلاً منك؟ وهل يمكنك إشراك الآخرين في بعض المهام؟

وإذا كنت تشعر بالقلق من أن الشخص الآخر لن يؤدي المهمة بنفس الكفاءة التي تؤديها أنت بها، فاسأل نفسك: "إلى أي مدى لن يقوم بالمهمة على النحو المطلوب؟ وما الذي سيحدث حقاً إذا لم يقم الشخص الآخر بها بشكل صحيح أو لم يقم بها كما كنت سأقوم بها أنا؟".

حدد الأسباب التي تدفعك إلى التسويف وتعامل معها. إذا كنت لا تحب القيام بمهمة محددة، فضع أهداف محددة لإنهائها (مثل تمضية ساعتين يومياً في القيام بهذه المهمة) واستخدم استراتيجيات من شأنها أن تحفزك على إنهائها مثل مكافأة نفسك. وإذا كنت لا تعرف كيف تبدأ في مهمة ما، فقسم هذه المهمة إلى أجزاء صغيرة وحدد موعدا لإنهاء كل جزء منها. وعليك ان تكمل كل جزء في الوقت المحدد.

وإذا كنت تشعر بالقلق من ان المنتج او العمل النهائي لن يكون مثاليا كما ترغب، فاسأل نفسك: "أليس من الأفضل القيام بالشيء بشكل معقول عن عدم القيام به على الإطلاق؟".

كن حازما مع الاخرين وارفض طلباتهم إذا ما كانت المهام التي يطلبون منك القيام بها غير ضرورية أو غير مهمة. اسأل نفسك: إلى أي مدى سيشعر هؤلاء الأشخاص بالغضب أو التعاسة لمجرد عدم توفر الوقت لدي للقيام بشيء من أجلهم؟".

والخطوة التالية هي أن تضع جدولاً بالوقت الذي ستؤدي فيه المهام التي قمت بسردها. ضع جدولا زمنيا يوميا يتطلب أكبر قدر ممكن من التفاصيل، على سبيل المثال:

● ابدأ بجدولة تلك المواعيد الخاصة بالمهام التي عليك إنهاءها في وقت محدد (مثل حضور اجتماع).

● بالنسبة للمهام التي لها مواعيد نهائية، قدّر المدة التي سيستغرقها إنهاء المهمة بشكل واقعي، وابدأ بالنظر إلى الموعد النهائي حتى تحدد متى تحتاج إلى البدء فيها حتى تكملها في الموعد المحدد. وإذا كنت تعاني دائماً من مشكلة الوفاء بالمواعيد النهائية للمهام، فربما أنك لا تحسن تقدير الوقت المستغرق لإتمام المشاريع وأنك ببساطة غير واقعي. وهكذا إذا تطلب الأمر، بالغ في تقدير الوقت الذي تحتاجه لإنهاء المهمة.

● حدد مواعيد نهائية واقعية للمهام الأخرى، والتبديل بين المهام ذات الأهمية الحقيقية وتلك الأقل مشقة والتي تبعث شعوراً أكبر بالاسترخاء.

● ضع في حسبانك وانت تخطط للوقت الأمور التي قد تقاطع عملك، وتلك المهام التي تستغرق وقتا أكثر مما هو متوقع من خلال وضع المهام الضخمة المهمة بين تلك الأصغر والأقل إلحاحاً.

● التزم بأجندة عملك. قم بالمهام التي قررت القيام بها ولا تشتت نفسك بأي مهام أخرى تطرأ أمامك. وبدلاً من ذلك، قم بتحديد وقت للقيام بتلك المهام الجديدة في وقت لاحق، وإذا كان ضرورياً، فأخبر الآخرين بحزم أن مطالبهم ستحتاج إلى الانتظار.

● تذكر أن تحدد مكافآت لنفسك، والتي ربما تتضمن فترات راحة أو القيام بأشياء ممتعة بعد الانتهاء من الأعمال الشاقة تحديداً.